Nouvel agenda

Un tout nouvel affichage pour l’agenda arrive sur Collabox ! Des rendez-vous déplaçables et transférables en un clic, des affichages personnalisés par département et plus encore!

Nous avons produit deux petits vidéos qui vous montrent le nouvel agenda en action. Ils vous aideront à mieux comprendre les nouvelles possibilités qu’il permet.
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Génial, n’est-ce pas ? On l’aime beaucoup nous aussi 😊 N’oubliez pas qu’il est toujours possible de cliquer sur un rendez-vous pour le modifier et lui ajouter une catégorie (couleur) pour le différencier.

Changer l'intervalle de l'agenda

L’intervalle de l’affichage est trop petit ou trop grand ? Pas de problème ! Un petit tour dans vos réglages et le tour est joué. Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale. 

Au bas de la page, vous verrez la ligne « Nouvel agenda – intervalle ». Choisissez ce qui vous convient et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » bas de la page. 



Titre de la bascule

Maintenant que vous savez utiliser votre nouvel agenda, il est temps de l’organiser et de découvrir les catégories. Celles-ci sont utilisées pour démarquer vos différents rendez-vous, par exemple tout ce qui touche l’administration est en vert foncé et le social est en rose.

Pour modifier vos catégories, cliquez sur « Catégories (Familles) » dans la barre de navigation latérale.

Vous pouvez ensuite attitrer à chacune des couleurs une catégorie. Si les couleurs ne vous plaisent pas, changez-les ! La petite boîte vide à gauche de la couleur sert justement à entrer un nouveau code de couleur. Utilisez ce site pour choisir une couleur et obtenir son code.

Nouvelle barre de navigation

Nous avons travaillé fort dernièrement pour mettre sur pied la nouvelle barre de navigation latérale de Collabox. Cette dernière rassemble toutes vos options, mais avec un nouvel affichage plus ergonomique.

Chaque section peut se rabattre sur elle-même pour vous permettre de choisir l’information affichée.

 

   

Nous avons aussi ajouté une nouvelle fonction de recherche. Vous pouvez donc entrer des mots clés dans la barre située au-dessus du calendrier pour lancer la recherche. Collabox vous présentera ensuite le résultat de sa recherche, classé en catégorie. Celles-ci séparent vos résultats en fonction des différents modules du Collabox comme feuille de temps, contacts, offre de service, etc.

Feuille de temps express

Nous avons une petite nouveauté pour nos utilisateurs pressés, la feuille de temps express! Celle-ci permet d’entrer rapidement des heures travaillées dans vos projets sans se casser la tête. Quelques clics et le tour est joué!

Dès que vous accédez à Collabox, vous verrez une différence. L’affichage traditionnel est remplacé par une liste de vos projets actifs. Pour ajouter du temps dans un projet, vous n’avez qu’à cliquer dessus.

Choisissez un service représentant le travail effectué.

Entrez la durée nécessaire et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer ». 

Et voilà! Ce n’est pas plus compliqué. Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour tous vos projets de la journée. Notez bien cependant que toutes ces entrées seront concomitantes dans la feuille de temps traditionnelle ce qui veut dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette méthode est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir quand dans la journée vos employés ont travaillé sur un projet, mais surtout combien de temps.

Cette fonctionnalité vous intéresse? Contactez-nous pour qu’elle soit ajoutée à votre compte.

Gestion des ressources

Vous avez une salle de conférence, mais vous ne savez jamais quand elle est utilisée? Collabox permet de gérer vos différentes ressources, quelles qu’elles soient. Ainsi, vous pouvez suivre l’utilisation des salles de conférence, des projecteurs, des caméras, etc. Le tout présenté dans un calendrier pratique.

Rien de plus facile que d’y accéder. Ouvrez votre calendrier.

Cliquez sur le menu déroulant « Consulter le calendrier de : » et sélectionnez la ressource que vous voulez connaître les disponibilités. Si vous souhaitez plutôt connaître l’horaire de toutes les ressources, cliquez sur « Toutes les ressources ». N’oubliez pas de cliquer sur « ok » pour faire afficher l’agenda.

Que faire si l'option n'est pas là?

Il est possible que vous ne puissiez pas voir l’horaire des réservations. Pour l’activer, accédez au menu de configuration en clinquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale gauche.

Sélectionnez votre nom ou celui de l’employé souhaitant avoir accès à l’horaire de réservation des ressources. Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ».

Enfin, cochez l’option « Réservation de ressources » dans la section agenda.

Le nom d’un local a changé ou vous souhaitez ajouter une ressource? Suivez les étapes ci-dessous pour y arriver.

Comment ajouter/modifier les ressources?

Accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation dans le haut de la page.

Cliquez ensuite sur « Ressources » dans la barre latérale de gauche.

Si vous souhaitez ajouter une ressource, cliquez sur « Ajouter une ressource ». Remplissez les informations et sauvegardez la fiche.

Si vous souhaitez plutôt en modifier une, cliquez sur son nom. Vous pourrez ensuite modifier les éléments de la fiche de la ressource.

À partir de cet écran, il est aussi possible de réserver une ressource (en cliquant « Réserver ») ou bien d’afficher son horaire d’utilisation (cliquez sur « Afficher l’horaire »).

Vous pouvez même profiter de cet outil de gestion pour maximiser les ressources de votre entreprise! Pourquoi ne pas louer votre salle de conférence qui passe la majorité de son temps vide? Votre équipe a diminué et vous avez des locaux vacants? Plusieurs jeunes entrepreneurs recherchent des espaces de travail à louer à l’heure ou à la journée. Profitez-en!

 

Historique des courriels

Que ce soit des factures, des offres de services ou des bons de commande, vous envoyez une tonne de courriels à partir de Collabox. Mais il est parfois difficile de savoir si la communication s’est bien rendue à bon port. C’est là qu’entre en ligne de compte l’historique de courriels! Cette fonctionnalité permet de voir tous les courriels envoyés à partir de Collabox, mais surtout s’ils sont arrivés à destination. En effet, cet outil permet de voir quels messages ont été livrés avec succès, ceux en attente et ceux qui ont échoués. Ce n’est pas tout. L’historique vous donne même la raison pour laquelle le message n’est pas parvenu à destination. 

Il est important de préciser que l’historique des courriels présente une vue d’ensemble des courriels envoyés à partir du Collabox, donc les courriels de TOUS les employés. Choisissez donc bien les personnes qui recevront ce privilège. Habituellement, ce dernier est réservé aux dirigeants d’entreprise.

Configuration de l'historique des courriels

Avant de pouvoir profiter de l’historique des courriels, vous devez d’abord l’activer. Pour ce faire, accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale.

Sélectionnez l’employé qui pourra avoir accès à l’historique des courriels.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ». Descendez au bas de la page dans la section « Configuration » et cochez la case pour « Historique des courriels ». Si cette dernière n’apparait pas dans les options, veuillez nous contacter pour que nous vous ajoutions cette option à votre compte. 

Une fois l’option activée à votre compte, il est très facile d’avoir accès à l’historique des courriels. De n’importe où dans le Collabox, vous pouvez cliquez sur « Historique des courriels » dans la barre latérale, sous la section « Outils ».

Ensuite, sélectionnez la période désirée pour obtenir votre historique. Il est à noter que si la fonction n’était pas activée, aucun historique n’a été sauvegardé. Vous devrez attendre d’envoyer de nouveaux courriels pour que Collabox puisse en faire le suivi.

Et voilà! Vous voyez donc un historique des courriels que vous avez envoyés à partir de Collabox. Ceux-ci concernent les offres de services, les bons de commande, les factures et tous les envois effectués à l’aide du Followmail.

Suivi des séquences en cours

Les tâches séquentielles offrent à une équipe un outil précieux. Cependant, il n’est pas toujours facile d’être au courant de tout ce qui se passe, surtout quand notre entreprise travaille sur plusieurs fronts simultanément. C’est ici que vient à la rescousse la fonction « Séquences en cours »! Cette petite fonction, disponible dans Collabox, permet de voir d’un coup d’œil l’avancement des différentes séquences de tâches. Ainsi, vous pouvez connaître, en quelques clics, le nombre de tâches complétées, si le projet est en retard ou non et le pourcentage d’achèvement du projet. Des informations précieuses qui peuvent vous donner un bon coup de pouce. Suivez les instructions plus bas pour utiliser l’outil.

Cliquez d’abord sur « Séquences en cours » sous l’onglet « Tâches » dans la barre latérale.

Vous pouvez donc voir, en un coup d’œil, toutes les séquences de tâches actives de votre compagnie. Le tableau récapitulatif vous renseigne aussi sur les gabarits de tâches utilisés, le nombre de tâches complétées, le niveau d’avancement du projet et s’il est à jour ou en retard. En cliquant sur un projet en particulier, vous accédez aux détails de ce projet.

Vous pouvez maintenant consulter l’état du projet sur lequel vous avez cliqué. Il vous affiche l’échéance des différentes étapes, mais aussi quels segments ont été complétés, à qui est affecté la tâche et le niveau d’avancement de celle-ci.