Tâches et rendez-vous dans le calendrier

Amélioration du calendrier : vous pouvez maintenant y afficher les tâches et les rendez-vous simultanément.

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Grâce à l’amélioration que nous avons apportée au calendrier, vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.

Cases Rendez-vous et Tâches du calendrier

 

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. Dans l’exemple qui suit, les rectangles verts représentent des tâches, et les bleus, des rendez-vous.

Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 


Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention aux conversions de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Note 2 : Le « drag and drop » sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Exemple de déplacement d’une tâche du 25 janvier vers le 23 janvier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Déplacement de la tâche complété
  Version du calendrier : noms à l’horizontale

 

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Page de Mise à jour d’une assignation de tâche
Encadré 1 : dates d’affichage et d’échéance de la tâche
Encadré 2 : date de réalisation demandée qui se retrouvera dans le calendrier


Besoin d’information complémentaire? Contactez-nous!

Comment changer de mot de passe

Nous vous présentons dans cet article trois façons de changer votre mot de passe Collabox.

  1. Mes préférences
  2. Configuration par un administrateur
  3. Lien sur la page d’accueil

 

1. Mes préférences

Cette façon de faire vous permet de changer votre mot de passe.

Une fois connecté à votre Collabox, cliquez sur l’onglet Mes préférences, situé dans le menu de gauche.

Onglet Mes préférences sous le module Préférences

 

Puis, allez sur l’onglet Changer votre mot de passe.


Page Mes préférences, onglet Infos

 

Inscrivez votre nouveau mot de passe et cliquez sur Enregistrer.


Onglet Changer votre mot de passe

 

2. Configuration par un administrateur

C’est l’administrateur qui peut suivre cette procédure afin de changer le mot de passe d’une personne de l’équipe.

Cliquez sur l’icône Configuration.

Icône Configuration,  menu du haut

 

Dans le menu de gauche, cliquez sur l’onglet Employés.

Menu de gauche

 

Vous tomberez sur la page Liste des employés. Cliquez sur l’employé duquel vous souhaitez changer le mot de passe.

Page Liste des employés

 

Vous aurez accès à la fiche de l’employé en question. Remplissez les champs Nouveau mot de passe et Confirmation (dans ce deuxième champ, vous devez réécrire le nouveau mot de passe). Puis, cliquez sur le bouton Enregistrer au bas de la page.

Page Mise à jour d’un employé

 

3. Lien sur la page d’accueil

Sur la page www.collabox.com, cliquez sur le lien Mot de passe oublié, que vous voyez dans l’encadré rouge suivant :

Page d’accueil du Collabox

 

Vous arriverez sur la page de récupération de mot de passe. Vous pouvez y inscrire soit votre nom d’utilisateur, soit votre courriel. Cela nous permettra de vous envoyer un courriel pour changer votre mot de passe. Ensuite, cliquez sur Envoyer.

Page de récupération de mot de passe

 

Ouvrez le message de service@collabox.com dans votre boîte de courriels  (assurez-vous que nous ne soyons pas dans vos courriels indésirables)  et cliquez sur le lien. Vous serez redirigés vers une nouvelle page avec un formulaire pour changer de mot de passe. Inscrivez-y votre nouveau mot de passe et cliquez sur Envoyer.

Page avec le formulaire pour changer de mot de passe

 

Le message suivant apparaîtra si vous mot de passe est bien changé :

Message de confirmation de mot de passe modifié

Créer des rendez-vous répétés

Vous avez des rendez-vous qui se répètent chaque semaine? Vous pouvez les ajouter à l’agenda très facilement sans devoir les créer un par un. Voici comment :

1. Dans le menu de gauche, sous l’onglet Agenda, cliquez sur Ajouter un rendez-vous.

Menu de gauche

 

2. La page Ajout d’un rendez-vous s’affichera. Remplissez les champs pour créer le premier rendez-vous, qui deviendra le gabarit de vos rendez-vous répétés. Puis, cliquez sur Sauvegarder.
Note : La date que vous indiquerez sera celle du premier rendez-vous de la série.

Page Ajout d’un rendez-vous

 

3. Retrouvez le premier rendez-vous que vous aurez créé dans l’agenda et cliquez dessus. Vous pouvez sélectionner le rendez-vous de n’importe quelle personne, cela n’a aucune importance.


Rendez-vous dans l’agenda
Version de l’agenda : noms à l’horizontale

 

4. Descendez au bas de la page. Vous verrez un bouton Répéter le rendez-vous. Cliquez dessus.

Menu dans le bas de la page

 

5. L’en-tête de la page résume les informations du rendez-vous. Juste en-dessous, vous pouvez choisir la fréquence du rendez-vous répété (jours, semaines, deux semaines, mois, ans) et la date de la fin de la récurrence (dernier rendez-vous de la série). Une fois les informations entrées, cliquez sur Copier le rendez-vous.


Page Répéter un rendez-vous

 

Vos rendez-vous répétés sont maintenant créés et tous inscrits à l’agenda!

Pour savoir comment supprimer des rendez-vous répétés, lisez ceci

Du nouveau dans l’agenda

Notre équipe vous propose du nouveau dans l’agenda ce mois-ci! Depuis longtemps, l’agenda Collabox vous permet de consulter les horaires de tous vos collègues dans le même tableau. Cependant, cela produisait beaucoup d’information à l’écran pour les plus grosses équipes. 

Nous avons donc créé deux boutons pour que vous puissiez choisir les utilisateurs que vous voulez voir s’afficher dans l’agenda :

  1. Les départements
  2. Le nouveau menu Utilisateurs affichés

Voyons cela de plus près.

 

Les départements se trouvent dans le menu déroulant Consulter le calendrier de, en haut à droite de l’écran. Vous pouvez donc choisir de ne voir les agendas que des employés d’un département en particulier.

Version de l’agenda: noms à la verticale


Version de l’agenda: noms à l’horizontale

 

Le nouveau menu Utilisateurs affichés se situe en haut à gauche de l’agenda. Vous pouvez voir des petites cases avec les initiales de vos employés à cet endroit. Pour sélectionner les employés dont vous souhaitez voir l’horaire, vous devez cocher les cases correspondant à leurs noms. Si vous voulez masquer l’horaire de certaines personnes, décochez-les tout simplement.

*Il se peut que le menu soit visible, mais pas les cases. Dans ce cas, cliquez directement sur Utilisateurs affichés, et vous verrez les cases apparaître juste au-dessous.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Note: Vous pouvez personnaliser les initiales des cases dans la fiche de vos employés s’il y a confusion entre certaines.

Supprimer des rendez-vous répétés

L’ajout et la suppression de rendez-vous ponctuels à l’agenda n’a probablement plus de secrets pour vous, mais il en est peut-être autrement des rendez-vous répétés. Ces « rendez-vous répétés » sont une série de rendez-vous identiques qui se répètent selon une fréquence que vous définissez (jour, semaine, deux semaines, mois, an), jusqu’à une date de fin de la récurrence que vous aurez inscrite.

Pour supprimer quelques rendez-vous répétés sans effacer la série en entier, il faut effectuer quelques clics de plus que lorsque vous supprimez un rendez-vous ponctuel. C’est pourquoi nous vous proposons ici une marche à suivre en quatre étapes pour y parvenir sans grincer des dents.

 

1. Cliquez sur l’onglet Calendrier, situé dans le haut de la page d’accueil de votre Collabox.

 

 

2. Cliquez sur l’un des rendez-vous faisant partie de la série que vous voulez modifier.

 

3. Cliquez sur Rendez vous répété dans le menu en haut à gauche de la page. (Note : ce lien n’apparaît que si ce rendez-vous fait partie d’une série de rendez-vous répétés.)

 

4. Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur le bouton Supprimer ces rendez-vous.

 

C’est tout, les modifications seront enregistrées!

 

Créer des rendez-vous répétés

État de compte

Nous avons apporté quelques modifications à la page État de compte, située dans la section Comptabilité. Cet article vous donne une idée des améliorations.

 

Des colonnes de temps

Dorénavant, vous pourrez connaître vos états de compte sur différentes périodes, puisque nous avons ajouté des colonnes de temps (-30 jours, 30 à 59, 60 à 89, 90 jours +). Anciennement il fallait produire le rapport pour voir ces colonnes.

 

Des informations rassemblées

Comme vous le constaterez, les chiffres affichés ici sont les mêmes que vous retrouverez dans la section Comptes à recevoir, ce qui rend cette dernière quelque peu désuète… Vous avez maintenant toute l’information au même endroit. Voici pour illustrer:

 

Un menu déroulant

Pour que vous puissiez connaître les comptes à recevoir à une date précise, nous avons créé un menu déroulant dans la page État de compte. Vous retrouverez donc rapidement les données dont vous avez besoin grâce à ce nouveau menu, et vous pourrez même consulter celles d’une date antérieure. Afin de produire un rapport, vous n’avez qu’à choisir la date qui vous intéresse et cliquer sur Afficher!

 

Des totaux en $ et en %

Enfin, les totaux s’affichent dans le bas du tableau en dollars ($) et en pourcentage (%) pour que vous gardiez une vue d’ensemble.