Notifications par courriel et par SMS

Notifications par courriel et par SMS

Rendez-vous, projets, tâches, suivis de dossiers, dîners, rencontres d’équipe, dentiste, parties de soccer… Quand on doit jongler avec tout cela, il faut être un vrai pro de l’agenda… Et encore!
Saviez-vous que vous pouviez recevoir des notifications de Collabox pour plusieurs fonctionnalités afin de ne rien oublier? Cet article est pour vous!

Comment fait-on pour activer ces alertes? Suivez le guide, ça ne vous prendra qu’une minute.

Dans le menu vertical à gauche de votre écran, cliquez sur Mes préférences sous la section Préférences.

Menu vertical de Collabox

 

Rendez-vous dans l’onglet Préférences avancées de la page Mes préférences.

Page Mes préférences

 

Repérez la section Notifications. Vous y verrez toutes les fonctionnalités pour lesquelles il est possible d’envoyer une notification par courriel ou par SMS. Elles sont les suivantes :
– Affectation à un projet
– Désaffectation à un projet
– Mise en production d’un projet
– Affectation à une tâche
– Affectation à un rendez-vous
– Rappel de les rendez-vous
– Rappel de dates de suivi des contacts
– Tâche complétée

Il vous suffit tout simplement de cocher la case correspondant au type d’alerte qui vous intéresse, à enregistrer les modifications et vous commencerez à les recevoir automatiquement.
* Notez bien que des frais peuvent s’appliquer lorsque vous recevez des notifications par SMS. Discutez-en avec nous pour connaître les options de forfaits.

Onglet des préférences avancées, page Mes préférences

 

Particularité des dates de suivi

Avant, vous aviez seulement la possibilité de déterminer une date pour effectuer le suivi d’un dossier client. Avec notre nouvelle mise à jour, vous pourrez également choisir une heure de rappel (qui se manifestera sous forme de notification) dans la fiche d’un contact au même endroit que la date de suivi. 

Pour que le rappel fonctionne, assurez-vous d’avoir bien coché la case Permettre de créer rappels de date de suivis contacts, dans vos préférences. De plus, si l’heure de suivi est à minuit (00:00), le rappel ne fonctionnera pas. Vous devez absolument choisir une autre heure.

Page Mise à jour d’un contact, onglet Infos

 

Et voilà, un casse-tête de moins!

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

Feuilles de temps et agenda, une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups en inscrivant vos rendez-vous à l’agenda et dans votre feuille de temps simultanément! Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, vous n’avez qu’à créer un rendez-vous dans votre agenda, comme à l’habitude.

Page Ajout d’un rendez-vous

 

Enregistrez-le. Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda. Ensuite, cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Agenda de Collabox

 

Tout en bas de la page, vous verrez le bouton Créer une feuille de temps. Cliquez dessus.
* Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous dans le futur. L’événement doit absolument être terminé.

Page Mise à jour d’une rendez-vous

 

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires.

Page Feuille de temps

 

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Des questions? Contactez-nous!

La gestion des ventes

Gérer efficacement vos relations clients !

Nos outils CRM, sollicitation par courriel et  nos tableaux des objectifs de vente vous permettent d’obtenir rapidement des informations pour gérer vos activités de vente ou de suivis clients.

Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire.

1. Les dates de suivis

Ne manquez pas les occasions de communiquer au bon moment avec tous vos prospects afin de faire vos suivis pour développer vos ventes. Facile, convivial, accessible en tout temps.

2. L’historique de sollicitation

Consultez toute l’historique de vos actions de sollicitation, client par client. Votre mémoire vous remerciera !

3. Le tableau des projections

Ayez une vue d’ensemble par des graphiques sur les taux de fermeture, en nombre de propositions, en argent en plus d’obtenir des statistiques par type de client. Ces données précieuses optimiseront vos actions de ventes. En plus, la liste des proposition permet de contrôler et valider ces résultats.

4. Le tableau des opportunités

Utilisez un tableau dans lequel vous pourrez « cliquer-glisser » et faire vivre vos opportunités d’affaires liées à des montants en temps réel. Dynamique et motivant !

5. Le rapport de sollicitation

Suivez les actions de vos vendeurs hebdomadairement, par type d’activité ou par prospect. Un outil qui permet de supporter votre équipe et de bien diriger les efforts.

6. Les tableaux de bord par produit, par clients

Obtenez des tableaux de suivi des résultats par produit ou par client. Avoir toute l’information en main permet de prendre les bonnes décisions.

Bonus : Alertes et notifications: un système qui veille sur vous

Le Collabox offre une série d’alerte et d’avertissements pour

  

Soyez en contrôle de vos affaires !

 

 

La présentation des produits

Quand on vend des objets, des biens tangibles, de la bouteille de bière à la bicyclette, la notion de « produit » nous est familière. Vendre des produits présente de nombreux avantages : on y rattache facilement une idée de prix, on en estime aisément la valeur, on sait ce qui est inclus, ce qui ne l’est pas. C’est facile d’expliquer ce qui est compris dans le prix payé.

Avec un peu de créativité, on peut profiter de plusieurs de ces avantages pour la commercialisation, même si on vend des services et que notre prestation est moins tangible. Un bon point de départ est de « construire » nos produits dans le Collabox. On y mettra ainsi un prix, une description, et on sauvera beaucoup de temps pour la création de nos offres de services et pour la facturation.

Dans notre logiciel, vous pouvez déterminer les postes budgétaires de vos produits pour votre comptabilité (les clients ne les verront nulle part) et laisser une note, cette fois-ci à l’intention des clients, afin de clarifier les inclusions et exclusions, entre autres. Lorsque vous facturez un produit, ces informations se retrouvent automatiquement sur la facture, ce qui vous fait sauver temps et énergie.

Rendez-vous dans la section des produits pour observer cela. 

 

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Ouvrez la page Produits à l’aide du menu vertical.

Menu vertical de Collabox

 

Puis cliquez sur Ajouter un produit, dans le haut de la page.

Page Liste des produits

 

La section 1 que vous voyez sur l’image ci-dessous est réservée aux notes.

La section 2 comprend tous les postes budgétaires. Si le produit n’est pas facturable à l’heure, n’inscrivez rien dans la colonne Heures facturables! Le montant doit être reporté dans la colonne Montant à l’extrême droite.

La section 3 sert à déterminer les éléments qui se retrouveront sur la facture. Les postes budgétaires ne s’afficheront pas sur celle-ci puisque vous voulez sans doute présenter les tarifs différemment pour votre client. Notez bien que le montant total de la facture doit correspondre au montant total calculé en fonction des postes budgétaires. Dans le cas contraire, vos comptes ne balanceraient plus.

Page Mise à jour d’un produit

 

En remplissant ces champs, la mise en forme de la facture est automatisée. Lorsque vous ajoutez une facture pour ce produit, vous obtiendrez un document fini qui ressemble à cela :

Exemple de facture

 

Sur ce, nous vous souhaitons de belles ventes!

Attestation de conformité et quittance

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

 

Nouvelles sections

Rendez-vous dans le module Gestion

Menu horizontal de Collabox

 

Ouvrez la page Bon de commande.

Menu vertical de Collabox

 

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les nouvelles sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

 

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaîtront sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

 

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

Offres de services avec options

La manière d’écrire une offre de services, la manière de d’écrire les services et produits qu’on propose ont une importance stratégique très grande pour le développement des affaires de toute entreprise. C’est pour cette raison que les offres de services diffèrent sensiblement d’une entreprise à une autre et nous nous efforçons de répondre le mieux possible aux besoins de tous. Nous avons donc ajouté les options aux offres de services. 

Un service de traiteur, par exemple, offre à son client différentes options d’accompagnement pour un même menu. Cependant, il ne veut pas nécessairement inscrire les choix du client dans l’offre de services pour ne pas l’alourdir, mais il doit tout de même les consigner quelque part. Tout se joue alors sous l’onglet Produits de l’offre de services.

Comme d’habitude, le traiteur doit sélectionner les produits dans son offre de services. La différence, c’est que les produits pour lesquels il n’aura pas choisi les options s’afficheront en rouge, alors que ceux pour lesquels il aura inscrit ses choix apparaîtront en bleu. C’est un petit aide-mémoire. 

Page Produits de l’offre de services

 

Afin de sélectionner les options, il doit cliquer sur le nom du produit dans la liste. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur celles-ci. Reste à cocher les choix qui l’intéressent, puis à cliquer sur Enregistrer

Fenêtre d’options pour le produit Blanc de volaille…

 

Il pourra suivre la même démarche pour chacun des produits. S’il souhaite créer de nouvelles options, il lui faudra se rendre dans la liste des produits et ajouter des composants à son produit. Une fois les composants créées, la fenêtre d’options est générée automatiquement.

Démarche pour créer des options

Se rendre dans le module Comptabilité

Menu horizontal de Collabox

 

Cliquer sur Produits dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox

 

Cliquer sur le nom du produit que l’on souhaite modifier dans la liste, puis se rendre sous l’onglet Composants.

Page Éléments pour le produit [nom du produit]

 

Remplir les éléments de la grille.

Afin de mieux se retrouver sur cette page, voici une description des principaux éléments qui la composent : 

  1. Menu déroulant sous Composant : sert à sélectionner un produit existant et à le définir comme composant d’un autre produit.
  2. Pictogramme : permet d’accéder facilement à la fiche produit du composant.
  3. # Famille : regroupe les options. Dans une fenêtre d’options, il peut y avoir différentes options à sélectionner. Par exemple, pour un plat de poulet, on pourrait avoir un ensemble d’options d’accompagnement, que l’on regrouperait dans la famille 10, et un ensemble d’options de dessert, que l’on regrouperait dans la famille 30. Les nombres choisis importent peu. Ils servent seulement à créer des groupes d’option.
  4. Nb choix max : détermine le nombre d’options que l’on peut sélectionner par famille.
  5. $ Extra : Ajoute un montant pour une option en particulier. Par exemple, si le client veut un gratin dauphinois au lieu de patates pilées et que cela coûte 2 $ de plus, c’est là qu’on inscrit l’extra de 2 $.

Intéressés par ces nouvelles possibilités dans les offres de services? Contactez-nous pour l’essayer!