Attestation du sous-traitant dans Collabox

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction faisant affaire avec des sous-traitants ont besoin d’obtenir du sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle, lorsque le contrat atteint une certaine somme. Ils peuvent conserver le numéro de référence de cette attestation dans Collabox et surveiller la date d’échéance pour s’assurer d’obtenir une nouvelle attestation quand nécessaire.

Si vous êtes dans cette situation, voici comment procéder dans Collabox :

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

 

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

 

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

 

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.

Offres de services express

Les offres de services express sont arrivées! Nous savons que remplir une offre de services peut-être assez long. Pour améliorer votre expérience, nous avons créé les offres de services express. Elles sélectionnent par défaut plusieurs informations pour que ce soit plus rapide à remplir.

Avec cette fonction, plus besoin de créer un client, puis un projet. Vous rentrerez une seule fois quelques paramètres par défaut et ils seront réutilisés pour chaque nouvelle offre express. Pour déterminer ces paramètres, dirigez-vous sur la page Organisme, située sous le menu Préférences.

Menu en bas à gauche

 

Cliquez sur l’onglet Projets.


Page Mise à jour de l’organisme

 

Remplissez au minimum les éléments des encadrés rouges : Le nom du projet par défaut, les employés affectés, la probabilité de clore et le nom de la première phase. Puis, cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Projets

 

Une fois vos paramètres déterminés, cliquez sur l’icône Gestion.

Icône Gestion, dans le menu en haut de la page

 

Ensuite, cliquez sur Ajouter une offre de services Express.

Page Liste des offres de services, menu Ajouter une offre de services Express

 

Remplissez au minimum le champ Nom et cliquez sur Enregistrer. C’est le nom du client qui s’affichera sur votre offre de services. Vous pouvez aussi remplir les autres champs selon ce que vous voulez voir sur l’offre.


Page ajout d’un client

 

Les champs choisis par défaut seront déjà remplis sur la page Ajout d’une offre de services. Vous pouvez tout de même faire des modifications si nécessaire ou remplir les autres champs. C’est cependant facultatif. Cliquez sur Enregistrer, puis Suivant si vous avez changé ou ajouté des informations; cliquez seulement sur Suivant si vous ne modifiez rien.


Page Ajout d’une offre de services

 

Vous tomberez sur la page Phases de l’offre de services. La phase 1 sera déjà inscrite. Vous pourrez ajouter d’autres phases (facultatif), puis cliquer sur Enregistrer et ensuite sur Suivant. Si vous ne changez rien, cliquez sur Suivant directement.

Page Phases de l’offre de services

 

Vous êtes ensuite amenés sur l’onglet Honoraires. Cliquez sur la ou les phases pour ajouter des honoraires à l’offre.

Onglet Honoraires de la page Honoraires de l’offre de services

 

Pour imprimer l’offre de services, cliquez sur l’onglet Impression, choisissez les options d’impression et cliquez sur Imprimer. Pour envoyer l’offre par courriel, rendez-vous sur l’onglet Envoi par courriel, remplissez les champs et cliquez sur Envoyer.

Page Honoraires de l’offre de services

 

Le produit final :

Exemple d’offre de services express (à imprimer)

 

C’est aussi simple et rapide que cela! Quatre étapes et le tour est joué.

Choisissez la langue de votre Collabox

Le logiciel Collabox a été conçu en français à l’origine, mais nous l’avons aussi traduit en anglais pour que vous puissiez l’utiliser dans la langue de votre choix. Chacun de vos employés peut sélectionner la langue qui lui convient.

Pour modifier la langue, rien de plus simple! Rendez-vous dans la section Préférences, dans le menu vertical de Collabox.

Menu vertical de Collabox, section Préférences

 

Vous arriverez dans vos préférences sous l’onglet Infos. Choisissez la langue qui vous préférez utiliser à l’aide du menu déroulant et cliquez sur Enregistrer.

Page Mes préférences, onglet Infos

 

Nous mettons constamment à jour le logiciel dans les deux langues pour vous offrir le meilleur service qui soit. Le vocabulaire peut même être adapté pour une entreprise en particulier, à la demande. N’hésitez pas à en discuter avec nous!

Gestion d’inventaire par entrepôt

Il existe dans Collabox une configuration avancée pour la fonctionnalité d’inventaire qui permet à chaque employé de participer à la gestion de l’inventaire. En effet, ils peuvent maintenant gérer les entrées et sorties des produits.

Un aspect intéressant de cette nouvelle configuration est la gestion d’inventaire par « entrepôts multiples ». Vous pouvez définir différents entrepôts qui peuvent aussi bien être un local d’entreposage, un camion dans lequel du matériel d’installation est conservé, et même une machine distributrice. Tout lieu qui « garde du stock » peut être considéré et géré comme un entrepôt.

La gestion d’inventaire est reliée à plusieurs autres fonctionnalités pour que vous puissiez faire un meilleur suivi des entrées et sorties, et que vous soyez avisés dans le cas de ruptures de stock prévisibles

Tout commence par la liste des entrepôts, que vous trouverez dans le module Comptabilité. Cette liste vous permet d’inscrire tous vos entrepôts, de voir le niveau de stock en un clin d’œil et de choisir un entrepôt par défaut.

Page Liste des entrepôts

 

Ensuite, dans vos fiches de produits, toujours dans le module Comptabilité, vous verrez une section apparaître avec vos entrepôts. Vous pourrez y inscrire l’inventaire, ainsi que le minimum et le maximum de ce produit que vous devez retrouver dans chacun des entrepôts.

Page Mise à jour d’un produit

 

Ces informations apparaîtront dans la liste de produits sous forme abrégée. Vous y verrez une liste de vos produits avec la quantité en inventaire et le minimum requis pour tous les entrepôts additionnés. Les quantités s’affichent en bleu lorsqu’il y a plus de produits que le minimum requis, et en rouge lorsqu’il en manque.  

Page Liste des produits

 

Dès que le système détecte que vous n’avez plus la quantité minimum nécessaire ou que vous dépassez le maximum dans votre entrepôt, il vous envoie une alerte si vous l’avez activée. Elle se trouve dans vos préférences, sous l’onglet Préférences avancées.

Page Mes préférences, onglet Préférences avancées

 

À partir du moment où ces configurations sont terminées, vous pouvez gérer la sortie de vos produits en indiquant directement les quantité retirées ou ajoutées à l’entrepôt ou en facturant vos clients.
Lorsque vous créez une facture, vous devez remplir le champ Qté Exp, correspondant à la quantité expédiée de produit, soit la quantité facturée au client. Par exemple, si on écrit « 5 » dans ce champ, Collabox inscrira automatiquement une sortie de 5 items de ce produit et l’inventaire s’ajustera tout seul.

Page Mise à jour d’une facture

 

Nous avons aussi adapté une page d’ajustement d’inventaire à l’affichage sur appareil mobile, dans le but d’aider vos employés en déplacement à ne jamais perdre le compte. Lorsque vous allez dans une fiche produit, vous trouvez au haut de la page le lien Variation d’inventaire. Il vous mènera sur une petite fiche d’ajustement d’inventaire pour ce produit.

Page Variation d’inventaire sur appareil mobile

 

Afin de surveiller les différents mouvement dans l’inventaire sur une période de temps déterminée, vous pouvez consulter le rapport Historique produits dans le module Rapports. Vous y verrez même par quel employé ont été effectuées les entrées et sorties.

Rapport Historique produits

 

Cette nouvelle façon de gérer l’inventaire vous intéresse? Contactez-nous pour l’utiliser dans votre Collabox.

Transactions par Square

Ceux qui utilisent Square pour effectuer les transactions de leurs clients savent que son utilisation occasionne des frais pour chaque transaction. Il est possible de comptabiliser ces frais pour tout faire balancer à la fin du mois dans Collabox. Nous vous expliquerons ici comment procéder; c’est plus simple que ça ne le semble.

Vous devez d’abord considérer Square comme un compte à part, au même titre que le compte de banque ou de caisse de votre entreprise. Il vous faut donc créer un compte transactionnel Square dans Collabox, avec un fournisseur Square.

Commencez d’abord par créer le fournisseur, puis le compte.

Comment créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, cliquez sur Fournisseurs dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Cliquez sur Ajouter un fournisseur, dans le haut de la page.

Page Liste des fournisseurs

 

Nommez votre nouveau fournisseur « Square », indiquez un numéro qui lui sera propre, puis cliquez sur Enregistrer.

Page Mise à jour d’un fournisseur

 

Votre fournisseur Square sera créé.

Comment créer un compte transactionnel

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, cliquez sur Comptes transactionnels dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Dans le haut de la page, suivez le lien Ajouter un compte transactionnel.

Page Comptes transactionnels

 

Nommez votre nouveau compte « Square », sélectionnez le fournisseur Square, puis indiquez un numéro qui lui sera propre et le solde à l’ouverture.

Page Ajouter un compte transactionnel

Ensuite, définissez un poste budgétaire Square.

Comment définir un poste budgétaire

Cliquez sur l’icône Comptabilité.

Menu horizontal de Collabox

 

Cliquez sur Postes budgétaires dans le menu vertical.

Menu vertical, section Comptabilité

 

Ajoutez un poste budgétaire à l’aide du lien dans le haut de la page.

Page Postes budgétaires

 

Écrivez « Square » comme nom de poste, choisissez le type Dépense (Débit), puis cliquez sur Sauvegarder.

Page Mise à jour d’un poste budgétaire

Une fois ces étapes réalisées, vous êtes prêts à comptabiliser les transactions avec Square dans Collabox. Prenons l’exemple d’une facture de 100,01 $ qu’un client vous paierait entièrement par crédit. 

Comme vous le savez, Square transfère automatiquement les montants dans votre compte, mais prélève les frais au passage. Afin d’inscrire le paiement de votre client ainsi que les frais de transaction dans Collabox, vous devez, pour commencer, effectuer un versement dans le compte Square du montant total de la facture soit de 100,01 $ pour cet exemple.

Page Effectuer un versement

 

La facture sera ainsi considérée comme payée et ne figurera plus dans vos comptes à recevoir. Cependant, l’argent se trouve dans le compte Square et non dans le compte bancaire de votre entreprise. Vous devez donc faire un versement du compte Square à votre compte courant du montant qu’il vous reste après les frais de transaction.
Supposons ici que les frais s’élèvent à 3 %. Vous devriez alors transférer 97 $ dans voter compte courant.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, rendez-vous sur la page Comptes transactionnels à partir du menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Cliquez sur le compte Square, et rendez-vous sous l’onglet Relevés. Puis, cliquez sur Ajouter un retrait.

Page Relevés du compte Square

 

Sélectionnez le virement direct du compte Square à votre compte courant, d’un montant de 97 $ (dans le cas de notre exemple) et enregistrez l’écriture.

Page Ajouter une écriture au grand livre

 

Finalement, vous devez inscrire les frais transactionnels de Square comme une dépense dans Collabox. Vous les entrerez comme un déboursé du fournisseur Square, que vous paierez par le mode de paiement Square.

Toujours dans la section comptabilité de Collabox, cliquez sur Déboursés.

Menu vertical, section Comptabilité

 

Cliquez sur Ajouter un déboursé.

Page Liste des déboursés

 

Sélectionnez le fournisseur Square, inscrivez le numéro de la facture, le projet, le poste budgétaire Square et le montant total correspondant aux frais, soit de 3 $ dans notre exemple. Au besoin, utilisez le renverseur de taxes. N’oubliez pas d’enregistrer votre déboursé!

Page Ajouter un déboursé

 

Pour poursuivre, cliquez sur le déboursé que vous venez d’enregistrer, puis rendez-vous dans l’onglet Paiements. Cliquez sur Ajouter un paiement.

Page Liste des paiements du déboursé [numéro du déboursé]

 

Inscrivez le montant correspondant au déboursé, choisissez le déboursé Square et terminez le paiement en cliquant sur Enregistrer.

Page Ajouter un paiement

 

Tout devrait balancer à présent! Notez que vous n’avez pas besoin de compter les frais pour chaque transaction. Puisque Square les comptabilise, vous pourriez très bien les entrer une seule fois par mois.

Des questions? Contactez-nous!

Mes raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les raccourcis qui vous sont utiles. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

 

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans vos raccourcis, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

 

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu de vos raccourcis reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

 

Lorsque vous cliquez sur un des raccourcis, vous êtes dirigés directement à la bonne page. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien en raccourci vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

 

De cette façon, vous accéderez en 1 seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!