Qu’est-ce que le Collabox ?

Le Collabox est un logiciel de gestion d’entreprise accessible en ligne qui se personnalise selon vos besoins. Ses diverses fonctionnalités se déploient sous trois grandes catégories :

  1. Comptabilité
  2. Gestion de projet
  3. Relation client

Avec le Collabox, suivez à la trace vos dépenses et revenus en tout temps sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur. Utilisez nos différents modules pour gérer toutes vos activités d’entreprise. Feuilles de temps, CRM, agenda, facturation… et plus encore! Jetez un coup d’oeil aux outils de gestion que nous vous offrons.

 

La comptabilité

Comptabilité1Comptabilité

Vous trouverez dans ce module parfaitement sécurisé une panoplie de services qui vous seront d’une grande aide. Vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise. Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise, tels que : les rapports des déboursés, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

Factures1Facturation

L’outil qui risque d’être le plus utilisé de votre Collabox, la facturation, est très simple à maîtriser. Il vous suffit d’ajouter une facture au nom de votre client, d’inscrire les dates de renouvellement le cas échéant, de la sauvegarder et le tour est joué! Votre facture apparaît dans votre liste de factures. Vous pouvez même la faire parvenir par courriel.

Rapports1Rapports

Collabox vous offre une panoplie de rapports vous permettant de faire le point sur votre entreprise. Vous pouvez, entre autres, connaître la charge de travail de vos employés, l’avancement des projets, mais aussi votre rentabilité. Ces rapports détaillés se révéleront d’une grande aide pour la gestion de votre entreprise.

Remises1Remise de taxes

Pas toujours évident, de garder le compte des taxes que vous devez au gouvernement? Collabox fait le calcul pour vous. Il suit les paiements déjà effectués et ceux à venir. Sous la forme d’un rapport (résumé ou détaillé), vous verrez toutes les taxes chargées pour chaque projet, mais aussi celles payées avec vos déboursés.

États de compte1États de compte

Vous pouvez visualiser sur le Collabox un aperçu des états de compte de tous vos clients sous forme de liste, et sur des périodes de temps définies. Il est aussi possible d’afficher les informations sous forme détaillée. Grâce à cette fonction, vous garderez plus facilement à l’œil les montants qui vous sont dus et n’oublierai plus de factures impayées.

Impressions des chèques1Impression des chèques

Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté au module comptabilité une fonction pour imprimer des chèques. Vous pouvez inscrire sur vos chèques le montant exact et les personnaliser avec votre libellé.

 

 

La gestion

Fournisseurs1Fournisseurs

Vous pouvez conserver en un seul endroit toutes les coordonnées de vos fournisseurs dans le Collabox. Vous n’aurez à entrer leurs informations qu’une seule fois et il vous sera ensuite possible de les mettre à jour en tout temps. Une liste des fournisseurs se crée automatiquement en ordre alphabétique. Fini l’époque où vous peiniez à trouver ces informations!

Projets1Projets

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projets sous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

Déboursés1Déboursés

Vous trouverez, sur le Collabox, une base de données de tous vos déboursés que vous pourrez répartir selon les projets et ajouter aux factures. Vous pouvez, à tout moment, modifier les informations qui y sont répertoriées. La liste des déboursés classe les éléments en fonction de leur numéro et tient compte de vos préférences de tri. Les déboursés en caractère gras représentent les comptes à payer.

Bons de commande1Bons de commande

Les bons de commande vous permettent de créer instantanément des déboursés. Ils sont considérés comme des dépenses à venir lorsque vous consultez vos rapports de rentabilité de projet. Collabox vous rend la tâche plus facile quand vient le temps de faire le suivi des commandes auprès des différents fournisseurs. Vous avez maintenant l’occasion de faire parvenir à vos fournisseurs vos bons de commande par courriel comme c’est le cas pour les factures, les états de compte et les offres de service. Le bon de commande rassemble toutes les informations importantes en présentant le détail de votre commande, l’adresse de votre fournisseur et une description des travaux demandés.

Employés1Employés

Grâce au Collabox, vous avez accès à la liste complète de vos employés actifs. Vous pouvez, en quelques clics, gérer la liste en ajoutant ou en désactivant un employé. Toutes les informations saisies concernant vos employés seront conservées même en cas de désactivation. Vous pourrez donc y accéder en tout temps et même réactiver l’employé en cas de besoin.

Feuilles de temps1Feuille de temps

La feuille de temps est le cœur de Collabox. Elle vous permet, à vous et à vos employés, d’entrer vos heures de travail de manière très précise en sélectionnant un projet, un service, une tâche, une ressource, des notes, etc. Vous pouvez y répertorier tous les petits 15 minutes qui, autrement, auraient pu vous glisser entre les doigts. Ainsi, vous connaissez exactement le temps consacré à un projet et vous pouvez le facturer aisément à vos clients. Fini les casse-têtes.

Agenda1L’agenda

L’agenda du Collabox est un excellent planificateur. Vous avez la possibilité de consulter l’agenda collectif, qui affiche l’horaire et les tâches de tous les employés sur une même page, ou de ne sélectionner que les employés dont vous souhaitez connaître l’emploi du temps. Vous pouvez aussi y inscrire des réunions, et la plage horaire sera réservée dans l’agenda de chacune des personnes concernées. De plus, modifiez la date et l’heure d’un rendez-vous en un seul clic, directement dans l’agenda. Il n’aura jamais été aussi facile de planifier une rencontre!

Téléphonie1Téléphonie

Vous faites une tonne d’appels dans une journée et n’avez aucun moyen d’en obtenir un suivi rigoureux? Le module de téléphonie du Collabox est parfait pour vous. Il permet de lister les appels, de consulter les fax et même de composer vos numéros automatiquement. Non seulement le module affiche le résumé de vos appels antérieurs, mais il compose aussi des statistiques sur le temps passé au téléphone. En utilisant ce module, vous n’avez plus besoin de vous demander qui communique avec vous. Collabox le fait pour vous, il reconnaît automatiquement l’appelant et vous permet d’accéder rapidement à sa fiche.

Offres de services1Offres de services

Il s’agit d’un module très puissant dans le Collabox, puisque vos offres de service peuvent devenir le point de départ d’un projet. Les offres sont souvent personnalisées pour s’adapter aux besoins des clients. La manière dont vous présentez vos prix, tout comme vos offres de service, restent très stratégiques. C’est pour cela que nous avons créé des fiches très détaillées, mais aussi une liste des offres facile à consulter.

Étapes détaillées1

Étapes détaillées

Le module Étapes détaillées complète celui des offres de services. Il se veut un moyen rigoureux de déterminer le coût d’un projet. Dans l’offre de service, vous pouvez énumérer les étapes de réalisation d’un projet et associer un prix à chacune d’elles. Ces étapes détaillées deviennent automatiquement des tâches affectées aux intervenants de votre équipe pour la réalisation du projet. Elles sont répertoriées avec une date d’échéance, un nombre d’heures et un pourcentage réalisé. Le tout permet de faire un suivi sur l’avancement du projet. 

Le document Bon de travail, qui se trouve dans l’offre de service, présente les budgets en heures accordés à chacune des étapes. Il peut se révéler un outil très intéressant pour guider l’équipe dans son travail.

Tâches1

Tâches

Ce module vous permet d’assigner des tâches à vos employés. Lorsque vous créez une nouvelle tâche, plusieurs paramètres sont personnalisables : attribution d’un ordre de priorité, utilisation d’un code de couleurs, ajout d’une description, inscription d’une date d’échéance, etc. L’employé peut visualiser les tâches que vous lui avez attribuées en consultant une liste qui en présente un résumé, ainsi que le pourcentage accompli. Il peut aussi gérer l’affichage par journée ou par semaine. C’est maintenant plus simple de déléguer des tâches aux bonnes personnes et d’assurer le suivi de leur complétion!

Gabarit de tâches1Gabarit de tâches

Cet outil permet de créer un gabarit, soit un modèle, d’une tâche et de toutes les étapes nécessaires à sa réalisation (sous-tâches). Une fois le gabarit créé, vous pouvez l’appliquer à autant de projets que vous le souhaitez et les tâches s’affichent toutes avec leurs dates d’échéance respectives, en fonction de leur hiérarchie que vous aurez préalablement déterminée.

 

La relation client

Clients1

 

Clients 

Vous voulez avoir accès à la liste de tous vos clients sans perdre votre temps? C’est possible grâce à Collabox. Le logiciel vous donne accès à la liste de tous vos clients actifs, et un moteur de recherche vous permet de retrouver leur fiche rapidement.

Les fiches rassemblent les coordonnées de vos clients, la liste de tous les projets qui leurs sont attribués, ainsi que l’historique des factures et versements. Toute l’information importante se trouve ainsi rassemblée en un seul endroit. 

Personnes Contacts1CRM — Personnes contacts

Le module Personnes contacts, qui est la base du système CRM du Collabox, joue trois rôles.
Il vous sert d’abord de calendrier des suivis auprès de vos contacts. Vous éviterez de petits oublis de suivi en l’utilisant. Vous pourrez aussi définir un statut d’opportunité et une qualification à chacun de vos contacts pour savoir à qui consacrer le plus d’énergie et à quel moment. Un autre rôle du module consiste à archiver un historique de toutes les interactions avec vos contacts. Vous ne douterez plus de la dernière chose que vous aviez dite à madame Unetelle, ce sera écrit noir sur blanc! Enfin, le module deviendra votre bottin de contacts professionnels. Vous ne perdrez plus un seul numéro!

Petit plus pour de grands résultats: Les données produites par le CRM constituent la base du Rapport des projections de vente, un outil qui vous aidera à mieux voir dans le futur.

Rapport d'activité vendeur1Le rapport d’activité vendeur

Le Collabox génère des rapports d’activité vendeur, qui dressent le portrait du travail de vos vendeurs pour une période donnée. Vous obtenez le détail de tous les contacts et de toutes les prises de contact de vos vendeurs en un seul coup d’œil. Les rapports peuvent être classés par type d’intervention ou personne contactée.

envoi_massifL’envoi massif de courriels 

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’écrire des messages, de construire des listes de destinataires, de programmer des envois, puis de suivre le taux d’ouverture de courriel et le nombre de clics sur les hyperliens. C’est idéal pour faire de la sollicitation ou envoyer une infolettre. Collabox vous offre tous les outils pour réaliser votre prochaine campagne de E-Marketing, le tout complètement intégré à votre CRM.

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier

Afficher ou cacher des familles dans le calendrier

Parfois, notre calendrier est assez chargé et on veut être au courant de tout ce qui se passe dans notre organisation. 

Parfois, on voudrait cacher certaines catégories pour avoir une vue d’ensemble plus épurée.  

Nous avons donc ajouté une nouvelle fonctionnalité qui est une case à cocher pour choisir les familles qui vous conviennent.

Voici comment l’utiliser:

1- Tout d’abord accéder à votre fonction  » Agenda » dans le menu de gauche et cliquer sur la fonction Catégories (famille).

2- A droite,dans la colonne qui s’intitule « optionnelles »,  cocher les catégories que vous désirez voir s’afficher dans votre calendrier.

 

 

3- Les familles optionnelles vont s’afficher dans le haut du calendrier. Vous pouvez les cacher ou les afficher, vos cookies conservent vos préférences.

 

Rapport de projections des ventes

Pour les vendeurs, les objectifs et les projections des ventes, les taux de fermeture, les suivis des clients, la gestion des rendez-vous sont des outils de base.

Le Collabox permet d’obtenir ces informations grâce à plusieurs types de rapports selon les critères choisis.

Lorsque vous utilisez le module CRM, vous pouvez générer des rapports de projections des ventes. Obtenez une vue d’ensemble par des graphiques sur les taux de fermeture, en nombre de propositions, en argent en plus d’obtenir des statistiques par type de client. Ces données précieuses optimiseront vos actions de vente. En plus, la liste des proposition permet de contrôler et valider ces résultats.

 

 

Aperçu des deux types d’agenda

Deux types d’agenda dans Collabox

Vous avez peut-être remarqué qu’il existe deux types d’agenda dans Collabox: l’agenda horizontal et l’agenda vertical. Mais quelles sont leurs particularités? Leurs similarités?

Agenda vertical

Avec cet agenda, vous pouvez facilement planifier des rencontres avec vos collègues, puisque qu’il affiche vos horaires en parallèle. Ce modèle ressemble beaucoup aux calendriers d’Outlook et de Google, avec les heures disposées de façon verticale.

Pour voir les horaires de tous les employés, sélectionnez ce choix dans le menu déroulant « Consulter le calendrier de ». Dans le haut de l’agenda, vous verrez des sous-divisions avec les initiales de chacun des employés, pour chaque jour.

Exemple d’agenda vertical

 

Agenda horizontal

C’est un modèle un peu particulier disposé en gros blocs. Les jours se retrouvent en haut de l’agenda, à l’horizontal. Il n’y a pas de division pour les heures; les blocs de rendez-vous ont tous la même dimension. C’est un type d’horaire que les employeurs apprécient particulièrement pour gérer un garage ou un centre de réparations, par exemple. L’accent est réellement mis sur les rendez-vous eux-mêmes. 

Exemple d’agenda horizontal

 

Similarités en rafale

  • Si vous avez un agenda Google, bonne nouvelle! Il est compatible avec l’agenda Collabox et vous avez la possibilité de l’y importer pour voir tous vous rendez-vous au même endroit.
  • Vos collègues peuvent visualiser vos rendez-vous dans leur propre agenda lorsque vous leur en donnez l’autorisation. Pour ce faire, visitez vos configurations avancées.
    +++ c’est bien ça?
  • Envie de changer de type d’agenda? Pas de problème! Téléphonez-nous et nous ferons le changement immédiatement. Toutes les données sont compatibles, alors vous pourrez changer d’un agenda à l’autre sans craindre de perdre d’informations importantes!
  • Belle nouveauté: les deux modèles sont rendus « drag and drop », c’est-à-dire que pour déplacer un rendez-vous, vous n’avez qu’à cliquer sur la case et glisser jusqu’à sa nouvelle destination. Aussi simple que cela!

Des questions? Contactez-nous!

Notifications par courriel et par SMS

Notifications par courriel et par SMS

Rendez-vous, projets, tâches, suivis de dossiers, dîners, rencontres d’équipe, dentiste, parties de soccer… Quand on doit jongler avec tout cela, il faut être un vrai pro de l’agenda… Et encore!
Saviez-vous que vous pouviez recevoir des notifications de Collabox pour plusieurs fonctionnalités afin de ne rien oublier? Cet article est pour vous!

Comment fait-on pour activer ces alertes? Suivez le guide, ça ne vous prendra qu’une minute.

Dans le menu vertical à gauche de votre écran, cliquez sur Mes préférences sous la section Préférences.

Menu vertical de Collabox

 

Rendez-vous dans l’onglet Préférences avancées de la page Mes préférences.

Page Mes préférences

 

Repérez la section Notifications. Vous y verrez toutes les fonctionnalités pour lesquelles il est possible d’envoyer une notification par courriel ou par SMS. Elles sont les suivantes :
– Affectation à un projet
– Désaffectation à un projet
– Mise en production d’un projet
– Affectation à une tâche
– Affectation à un rendez-vous
– Rappel de les rendez-vous
– Rappel de dates de suivi des contacts
– Tâche complétée

Il vous suffit tout simplement de cocher la case correspondant au type d’alerte qui vous intéresse, à enregistrer les modifications et vous commencerez à les recevoir automatiquement.
* Notez bien que des frais peuvent s’appliquer lorsque vous recevez des notifications par SMS. Discutez-en avec nous pour connaître les options de forfaits.

Onglet des préférences avancées, page Mes préférences

 

Particularité des dates de suivi

Avant, vous aviez seulement la possibilité de déterminer une date pour effectuer le suivi d’un dossier client. Avec notre nouvelle mise à jour, vous pourrez également choisir une heure de rappel (qui se manifestera sous forme de notification) dans la fiche d’un contact au même endroit que la date de suivi. 

Pour que le rappel fonctionne, assurez-vous d’avoir bien coché la case Permettre de créer rappels de date de suivis contacts, dans vos préférences. De plus, si l’heure de suivi est à minuit (00:00), le rappel ne fonctionnera pas. Vous devez absolument choisir une autre heure.

Page Mise à jour d’un contact, onglet Infos

 

Et voilà, un casse-tête de moins!

Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

Feuilles de temps et agenda, une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups en inscrivant vos rendez-vous à l’agenda et dans votre feuille de temps simultanément! Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, vous n’avez qu’à créer un rendez-vous dans votre agenda, comme à l’habitude.

Page Ajout d’un rendez-vous

 

Enregistrez-le. Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda. Ensuite, cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Agenda de Collabox

 

Tout en bas de la page, vous verrez le bouton Créer une feuille de temps. Cliquez dessus.
* Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous dans le futur. L’événement doit absolument être terminé.

Page Mise à jour d’une rendez-vous

 

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires.

Page Feuille de temps

 

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Des questions? Contactez-nous!

La gestion des ventes

Gérer efficacement vos relations clients !

Nos outils CRM, sollicitation par courriel et  nos tableaux des objectifs de vente vous permettent d’obtenir rapidement des informations pour gérer vos activités de vente ou de suivis clients.

Voici un aperçu de tout ce que vous pouvez faire.

1. Les dates de suivis

Ne manquez pas les occasions de communiquer au bon moment avec tous vos prospects afin de faire vos suivis pour développer vos ventes. Facile, convivial, accessible en tout temps.

2. L’historique de sollicitation

Consultez toute l’historique de vos actions de sollicitation, client par client. Votre mémoire vous remerciera !

3. Le tableau des projections

Ayez une vue d’ensemble par des graphiques sur les taux de fermeture, en nombre de propositions, en argent en plus d’obtenir des statistiques par type de client. Ces données précieuses optimiseront vos actions de ventes. En plus, la liste des proposition permet de contrôler et valider ces résultats.

4. Le tableau des opportunités

Utilisez un tableau dans lequel vous pourrez « cliquer-glisser » et faire vivre vos opportunités d’affaires liées à des montants en temps réel. Dynamique et motivant !

5. Le rapport de sollicitation

Suivez les actions de vos vendeurs hebdomadairement, par type d’activité ou par prospect. Un outil qui permet de supporter votre équipe et de bien diriger les efforts.

6. Les tableaux de bord par produit, par clients

Obtenez des tableaux de suivi des résultats par produit ou par client. Avoir toute l’information en main permet de prendre les bonnes décisions.

Bonus : Alertes et notifications: un système qui veille sur vous

Le Collabox offre une série d’alerte et d’avertissements pour

  

Soyez en contrôle de vos affaires !