Followmail

Vous avez une belle liste de contacts que vous souhaitez rejoindre avec une infolettre ? N’allez pas plus loin parce que Collabox est votre outil le plus pratique avec le Followmail! Il comprend en effet un éditeur de courriel mais aussi un assistant de liste de distribution qui va chercher vos contacts directement dans sa base de données. Fini les multiples listes et logiciels, Collabox est tout-en-un!

Pour accéder à la fonction Followmail, vous devez d’abord cliquer sur « Contacts » dans le menu de navigation au haut de la page. 

Avant d’envoyer votre communication, la première étape consiste à créer une liste de distribution. Cette liste comprendra tous les récipiendaires de votre message. Ces derniers doivent absolument faire partie de vos contacts Collabox.

Comment créer une liste de distribution?

Pour créer une nouvelle liste de distribution, cliquez sur « Liste de distribution » dans le menu latéral de gauche.

Ensuite, cliquez sur « Ajouter une liste de distribution ».

Trouvez un nom pour votre liste et ensuite cliquez sur l’onglet « Ajouter des contacts ».

Vous verrez alors une liste de tous les contacts qui vous sont associés. Sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution et cliquez sur « sauvegarder ».

Une fois la liste de distribution créée, il faut préparer le contenu de votre communication. Pour ce faire, cliquez sur « Messages » dans la barre latérale de gauche.

Ici, vous retrouverez tous les messages que vous avez rédigés. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un message ».

C’est ici qu’on laisse l’imagination s’emporter. Followmail comprend un éditeur de message gratuit. Une fois le message composé, n’oubliez pas d’enregistrer. *Par expérience, nous vous suggérons d’écrire vos messages dans un éditeur de texte comme Word. Vous n’aurez qu’à copier-coller votre message et ajuster la mise en page. Dites-vous que c’est moins long procéder de cette manière que de tout recommencer*.

Titre de la bascule

Pas de problème ! Followmail est en mesure d’accepter les fichiers HTML. Ainsi, les belles présentations faites par votre programmeur peuvent s’intégrer facilement. Au bas de l’éditeur, vous avez une section « Créer un message à partir d’un fichier HTML ». Sélectionnez votre fichier et sauvegardez-le. Vous pouvez aussi le prévisualiser avant si vous le souhaitez.

Pas de programmeur et pas de talent ? Nous aimons bien Litmus comme ressource en ligne qui propose des gabarits d’infolettre que vous pouvez modifier. Il faut cependant avoir des connaissances minimales en HTML pour être en mesure de les modifier selon vos spécifications. Pas de connaissances ? Codecademy est un outil qui peut vous apprendre les bases assez rapidement en programmation.

Maintenant que votre message et votre liste de distribution sont faits, on peut maintenant planifier l’envoi. Pour y arriver, cliquez sur « Envois » dans la barre latérale de gauche. Vous serez automatiquement redirigé vers la page comprenant tous les envois que vous avez effectués. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un envoi ». 

Trouvez un titre à votre envoi, choisissez la date d’envoi ainsi que le message à envoyer. Enfin, sélectionnez dans la liste du bas, le nom de la liste de distribution que vous souhaitez. Enfin, cliquez sur « Sauvegarder ».

Une fois que le message sera envoyé, dans la colonne de droite vous verrez la mention « Envoyé » comme statut. 

 

Banque d’heures accumulables

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

 

Le calendrier de production

Le calendrier de production. Ce rêve impossible de nombreuses compagnies est maintenant accessible grâce à Collabox ! Un affichage simple vous présente les projets dus, le personnel affecté ainsi que le temps travaillé. 

Pour l’afficher le calendrier de production, ouvrez votre calendrier dans Collabox en cliquant sur l’icône « Agenda » au haut de la page. Ensuite, sélectionnez « Projets » dans le menu déroulant.

Configuration des projets pour l'affichage du calendrier

Vous devez d’abord ouvrir ou créer un projet. Ensuite, indiquez la date de livraison du projet ainsi qu’un nombre d’heures maximal autorisé pour vos employés.

Cliquez sur l’onglet « Affectations » et sélectionnez les employés associés au projet.

Et voilà ! Votre calendrier de production est né.

Vous êtes quel type de feuille de temps ?

Que vous soyez pressé, techno, traditionnel ou généraliste, nous avons une feuille de temps pour plaire à chacun. Ces dernières correspondent aux quatre façons de remplir sa feuille de temps.

La feuille de temps express est simple et rapide. Vite, vite, vite. Elle est parfaite pour les gens sur la route ou pour les pressés. Trois clics et c’est réglé!

Pour les plus technos d’entre vous, notre nouveau design est parfait. Cette nouvelle interface graphique a une esthétique plus moderne tout en vous offrant les options que vous aimez et utilisez. Si ce n’était pas assez, cette version est complètement adaptée pour l’affichage sur mobile! Fini les casse-têtes d’affichage sur votre cellulaire.

Notre feuille de temps traditionnelle est idéale pour ceux qui aiment conserver leurs bonnes vieilles habitudes. Cette version-ci est aussi totalement fonctionnelle sur mobile.

Enfin, les généralistes se retrouvent dans notre dernière version. Cette dernière permet de remplir votre feuille de temps de façon hebdomadaire avec de gros blocs de temps. C’est l’idéal quand on travaille sur des projets et qu’on n’a pas besoin d’avoir un détail précis des heures.

En connaissez-vous d’autres des logiciels qui vous permettent autant de latitude et de versatilité avec sa feuille de temps ? Nous non plus ! Profites-en donc pour l’essayer gratuitement pendant 30 jours. Vous allez voir, au moins un type va vous coller à la peau.

Rappels de rendez-vous

Vous avez un rendez-vous important dans votre calendrier et vous voulez être certain de ne pas l’oublier ? Collabox offre maintenant un service de rappels par courriel et SMS! Fini l’angoisse et les tracas. Choisissez le moment souhaité pour être notifié et voilà. Vous n’avez qu’à cliquer sur votre rendez-vous pour afficher les options de rappel. C’est simple comme bonjour.  😉 

Comment configurer les rappels

Vous ne voyez pas l’option de rappel dans vos rendez-vous? Pas de panique, il suffit de les configurer dans vos préférences. Pour ce faire, cliquez sur « Mes préférences » dans la barre latérale de gauche.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Préférences avancées ».

Enfin, vous verrez la section « Notifications ». Sélectionnez celles que vous voulez et le tour est joué. Si l’option SMS est en gris, contactez-nous. Nous devons vous brancher sur le système.

 

Nouvel agenda

Un tout nouvel affichage pour l’agenda arrive sur Collabox ! Des rendez-vous déplaçables et transférables en un clic, des affichages personnalisés par département et plus encore!

Nous avons produit deux petits vidéos qui vous montrent le nouvel agenda en action. Ils vous aideront à mieux comprendre les nouvelles possibilités qu’il permet.
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Génial, n’est-ce pas ? On l’aime beaucoup nous aussi 😊 N’oubliez pas qu’il est toujours possible de cliquer sur un rendez-vous pour le modifier et lui ajouter une catégorie (couleur) pour le différencier.

Changer l'intervalle de l'agenda

L’intervalle de l’affichage est trop petit ou trop grand ? Pas de problème ! Un petit tour dans vos réglages et le tour est joué. Cliquez d’abord sur « Organisme » dans la barre de navigation latérale. 

Au bas de la page, vous verrez la ligne « Nouvel agenda – intervalle ». Choisissez ce qui vous convient et n’oubliez pas de cliquer sur « Enregistrer » bas de la page. 



Titre de la bascule

Maintenant que vous savez utiliser votre nouvel agenda, il est temps de l’organiser et de découvrir les catégories. Celles-ci sont utilisées pour démarquer vos différents rendez-vous, par exemple tout ce qui touche l’administration est en vert foncé et le social est en rose.

Pour modifier vos catégories, cliquez sur « Catégories (Familles) » dans la barre de navigation latérale.

Vous pouvez ensuite attitrer à chacune des couleurs une catégorie. Si les couleurs ne vous plaisent pas, changez-les ! La petite boîte vide à gauche de la couleur sert justement à entrer un nouveau code de couleur. Utilisez ce site pour choisir une couleur et obtenir son code.