Les champs personnalisés : adaptez votre Collabox !

peintre champs perso_medD’apparence anodine, les champs personnalisés sont un moyen extrêmement puissant d’avoir le plein contrôle de l’information importante pour votre entreprise. Parfois il est nécessaire de saisir des informations précises dans Collabox et elles ne font pas partie des formulaires de base disponibles. Nous avons pensé à tout! Il s’agit des champs personnalisés. Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter vous-même des champs à l’intérieur des formulaires de base. 

Si vous cherchez plutôt à modifier les champs affichés dans les formulaires de base, le texte sur les formulaires personnalisés vous sera plus utile.

Comment y avoir accès ?

Il faut d’abord afficher la section configuration en cliquant sur l’icône sur « Configuration » dans la barre de menu dans le haut de la page.

Vous trouverez ensuite l’option « Champs personnalisés » dans la barre de gauche.

clip écran du menu dans la palette de gauche

Plusieurs types de champs sont disponibles. Vous pouvez insérer des champs de texte simple ou multilingue, des cases à cocher, des menus déroulants, etc.

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Cependant, il est seulement possible de modifier certains formulaires de base.

En résumé, ces formulaires contiennent…

  • Contacts : Contient les coordonnées nécessaires des contacts principaux de chacun de vos clients (noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.)
  • Clients : Contient les informations concernant tous vos clients dans cette fiche (raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Projets : Contient les informations clés concernant vos projets (l’intitulé du projet, son signataire, son statut, sa probabilité de clore, etc.)
  • Fournisseurs : Contient l’information relative à vos fournisseurs. Comme pour vos clients, vous n’avez qu’à décider ce que vous voulez garder comme information sur vos fournisseurs (plus des champ de base, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Employés : Contient les informations sur vos employés. Vous pouvez par exemple ajouter avec les champs personnalisés le nom du conjoint, une idée de cadeau d’anniversaire, des numéros d’assurance sociale, etc.
  • Candidats : Dans un contexte de recrutement et d’embauche, on trouve ici les informations sur les candidats potentiels.
  • Bon de commande : Les champs personnalisés sont utiles pour consigner les informations spécifiques à votre secteur d’activité (unité de mesure, formats standards, spécifications de produits, etc.).
  • Tâches : Contient les informations détaillées de chacune des tâches (projet lié, tâche parent, service, temps prévu pourcentage accompli, description, etc.).
  • Produits : Contient les informations de chacun de vos produits en détail (catégorie, code de produit, fournisseur, prix, etc.).
  • Agenda :  Contient toutes les informations sur chacun des rendez-vous (date et heure, projet, contacts, produit, service, employés affectés, statut du rendez-vous, etc.).

Une fois que vous avez maîtrisez les concepts de base, il ne vous reste qu’à expérimenter pour créer ou modifier à votre guise les formulaires. 

Organisation des champs personnalisés

Les champs personnalisés s’alignent, par défaut, les uns en dessous des autres dans le bas de la fiche où ils sont créés. Collabox permet de les organiser en « sections » et en « familles ».

Voir comment les sections et les familles s’affichent sur le Collabox

Les sections et les familles en contour

Les champs d’une « section » s’organisent selon la logique suivante : tout d’abord les familles les unes sous les autres, suivant l’ordre numérique des familles, puis les champs sans famille en dessous. Le tout forme une zone qu’on peut masquer ou afficher (la « Section »).

Voir comment la section s’affiche sur le Collabox

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Les champs d’une même famille, quant à eux, se positionnent sur une seule ligne (au lieu de se placer les uns sous les autres). On peut même décider si les étiquettes descriptives doivent être affichées à la gauche du champ ou au-dessus.

Voir comment les familles sont affichées sur le Collabox

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Les étiquettes descriptives affichées au-dessus du champ
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Les étiquettes descriptives affichées à la gauche du champ

Les champs personnalisés créés dans la fiche contact répondent aux critères de recherche dans l’outil de recherche de la fiche contact.

Les champs personnalisés ont fait l’objet d’un travail intensif ces dernières semaines. Nous remercions particulièrement Nicolas Baron, des Industries de la rive sud (South Shore Furnitures) pour avoir autorisé la prise de captures d’écran.

Un CRM, outil important de gestion

Qu’est-ce qu’un CRM? On me le demande souvent.

La réponse la plus appropriée serait la suivante : c’est un outil pour la gestion de la relation client (en anglais Customer Relationship Management – CRM). Il a pour objectif de fidéliser les clients, en leur offrant le meilleur service. Voici à quoi ressemble cette fonction dans Collabox.

Un Super Rolodex d’équipe :

Vous voulez avoir un outil qui vous aide d’une manière aisée et rapide pour référencer l’information sur vos clients au sein de l’entreprise, le CRM est le meilleur.

Aujourd’hui, toute l’information concernant les clients doit être partagée au sein d’une équipe. Si la référence sur les informations de vos clients est sur votre logiciel comptable (c’était le cas de beaucoup de nos clients), ce serait peut-être mieux pour vous et votre équipe d’utiliser un CRM.

Un système de rappel

Un CRM, c’est fait pour se souvenir des choses et des tâches à notre place. Il peut vous signifier de faire ou reporter un suivi auprès d’un client et de garder en mémoire que vous avez déjà été en contact avec quelqu’un même si sur le moment, vous ne vous en souvenez pas.

Vous ne devriez pas avoir du « retard » dans le suivi que vous devez faire auprès de vos contacts. Si vous êtes en retard, il faut s’en occuper, ou repousser dans le temps. Cela ne devrait pas être négociable, et un CRM est un bon moyen pour gérer ces dates de relance.

Voir comment le suivi de la relance se présente sur le Collabox

Dans le Collabox, les contacts dont les suivis sont en retard apparaissent en rouge. Ceux de la journée même sont en vert et ceux qui sont planifiés dans le futur sont en bleu.

Capture Date de suivi

Un Système de qualification

Collecter une imposante liste de personnes à rappeler, c’est facile. Tellement facile que vous risquez de rapidement être débordé par le nombre de suivis à faire. La solution serait alors la qualification. Vous « qualifiez » vos contacts pour pouvoir les trier selon l’importance qu’ils ont pour vous. Ainsi, vous ferez tout d’abord les clients « A » (ou « Platine », ou « premium », ou « + », vous décidez) et vous reportez la date de suivi des autres pour quand vous aurez le temps.

Procédures pour s’occuper de nos contacts les plus précieux

Tout d’abord, il faut décider de vos critères pour la qualification. Vous avez la pleine liberté.C’est vous qui décidez comment se nommeront vos contacts les plus qualifiés et les moins qualifiés.

Capture du qualification contacts

Ensuite, quand vous accédez à la liste des contacts, vous pouvez décider de n’afficher que ceux qui sont d’un certain niveau de qualification (ou combiner ce critère avec un autre, par exemple à quel vendeur il a été assigné).

Capture du déroulant de recherche

L’inventaire de nos offres à présenter

Quand vous êtes en relation avec un client, vous avez souvent toutes sortes de produits et de services à lui proposer. Dans un contexte de développement des affaires, pour les prospects ou pour les clients existants, un CRM bien monté vous mettra en évidence les produits et services que vous pouvez offrir à vos clients. 


Configuration des 'types d’intervention'

Dans la fiche contact, les utilisateurs de Collabox peuvent configurer des types d’interventions. Celles-ci permettent de conserver les notes sur les produits qui ont été présentés aux prospects pour produire facilement des rapports de leurs activités.

 Exemple CRM 2

Voici un exemple de rapport produit lorsqu’on clique sur « Activités vendeurs », dans la barre de gauche sous l’onglet « Contacts », dans Collabox.

Exemple CRM

La mémoire de votre relation avec vos clients

Un CRM, c’est l’outil qui se souvient de tout: les discussions, les ententes, les multiples contacts, etc. Il est parfait quand vous avez besoin de savoir ce que vous, ou un de vos collaborateurs a convenu avec un client. Le CRM devient donc votre aide-mémoire pour vos clients. Au fil des années, vous accumulerez une véritable histoire sur votre relation avec vos clients.

Un outil pour mesurer notre travail de sollicitation

Les anglophones parlent du « funnel ». C’est l’entonnoir de vente. À partir d’un large bassin de clients, quel est le chiffre d’affaires que vous pouvez espérer en tirer. Dans Collabox, vous pouvez préciser pour chaque soumission, le pourcentage de chance de conclure que vous évaluez avoir pour chaque contrat.

 

Les cinq principes clés du Collabox

Un grand produit se construit sur de grandes bases. Collabox a été conçu sur deux grandes bases :

  1. Notre équipe de conception travaille dans une même vision. Au quotidien, quand vient le temps de prendre des décisions nous pouvons nous poser la question à savoir si on respecte les grands principes.
  2. Nos clients eux-mêmes doivent pouvoir participer à la mise au point de « leur » Collabox. Ainsi, il s’agit de faire connaître les lignes directrices qui guident nos actions, pour que ceux qui en ont besoin tirent le maximum de qui nous sommes, de ce que nous faisons.

Ces bases ont généré cinq principes clés qui ont fait le succès du Collabox :

La saisie unique 

La personnalisation

Les ressources éprouvées

L’accumulation de l’expertise

Une équipe accessible

En boni, une double-clé.

 

Principe-Clé 1, La saisie unique:

Une fois les coordonnées entrées dans le Collabox, cette information se retrouve automatiquement dans tous les modules : les contacts, le courriel, la soumission, la facture, les remerciements, etc. Résultats : erreurs épargnées, temps sauvé, rentabilité accrue.

Collabox dispose également de « configurations » multiples qui accroissent les possibilités de s’ajuster aux besoins du client : formulaire personnalisé, champ nouveau, ordre d’affichage particulier, menus configurables.

Cela semble trop simple, et pourtant… Combien de clients nous avons « intégrés » qui, avant de nous connaître saisissaient de multiples fois les coordonnées de leurs correspondants, qui transcrivaient des numéros de factures dans un autre logiciel, qui réécrivaient des listes de tâches prioritaires, qui recomptaient dans un nouveau fichier Excel, etc.

Dans le Collabox, on ne fait pas le travail en double. On consulte, on exporte, on importe, on met à jour, mais on ne ressaisit pas! C’est facile à comprendre, mais croyez-moi, c’est plus difficile à instaurer qu’on pense. Mais chez Collabox, nous sommes pleinement commis vers cela. Ce principe est là pour rester, et les bienfaits qu’on en tire aussi : le temps sauvé et la rigueur et la qualité de l’information.

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Principe-Clé 2, La personnalisation:

Désormais, c’est l’un des principes phares de Collabox. Un principe émanant du souci de notre équipe à répondre aux besoins et aux attentes de nos clients.

Collabox peut s’ajuster aux besoins particuliers de notre client, se marier à ses autres systèmes informatiques. Notre équipe de programmation maîtrise tous les langages et sait configurer Collabox pour satisfaire nos clients. Nous travaillons AVEC notre client pour arriver à LA solution qui le satisfait pleinement.

Ainsi, chez Collabox, nous avons décidé que notre outil se plierait à vos demandes, s’ajusterait à vos besoins.

Parfois la solution existe dans l’outil lui-même : un formulaire personnalisé, un champ que l’usager ajoute lui-même, un tri contrôlé, un ordre d’affichage précisé, des menus configurables. Le Collabox est rempli de « configurations » et de préférences. Ces ajustements, à la portée de l’usager ou de l’administrateur, règlent beaucoup de situations.

Parfois, l’outil a besoin d’un coup de main plus spécifique. La structure du Collabox a été prévue pour intégrer de la programmation sur mesure sans nuire aux systèmes des autres utilisateurs, sans amoindrir la performance de l’ensemble. Cette programmation sur mesure, réalisée par notre équipe est une caractéristique fondamentale de notre produit. Au fil des années, nous avons créé des systèmes d’inventaires uniques, des représentation sur mesure de l’agenda, nombre de rapports pour des besoins spécifiques de clients particuliers, etc.

Soyez avertis : si vous nous demandez, « Est-ce que ce serait faisable de…? », la réponse sera toujours « Oui ».

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Principe-Clé 3, Les ressources éprouvées:

Avec Collabox, nous innovons, mais en nous appuyant sur les ressources qui ont fait leurs preuves. Nous n’expérimentons pas avec nos clients les dernières nouveautés : nous utilisons les logiciels connus, documentés que nous maîtrisons et qui sont amplement supportés. 

Résultat : Collabox est un produit robuste qui résiste à une utilisation intensive, qui répond à chaque fois et qui dure dans le temps. Certains de nos clients sont avec nous depuis 1998.

Le monde des technologies de l’information est un monde qui évolue rapidement et les spécialistes ont souvent tendance à surestimer les changements (améliorations?) qui se pointent à court terme.

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Principe-Clé 4, L’accumulation de l’expertise:

Avec les années, au fil des implantations chez les clients, nous sommes persuadés d’avoir compris certaines choses, d’avoir réglé certains problèmes de base, d’avoir créé des solutions performantes pour des situations d’affaires bien réelles.

Au point où nous croyons que notre outil est un répertoire de solutions, souvent en avance sur la compréhension que nos clients ont de leurs propres besoins. En d’autres mots, les fonctionnalités que nos clients découvrent dans notre outil améliorent leurs connaissances de leur propre processus d’affaires. Nous contribuons à construire leur vision de comment ils peuvent opérer dans leurs entreprises.

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Principe-Clé 5, Une équipe accessible:

En 1998, nous avons compris que, compte tenu de la multiplicité des logiciels et des supports, le fonctionnement « sans faille » ne pourrait plus être assuré sur les machines de nos clients. La solution? L’Internet : avec votre navigateur préféré, et en ne consommant que très peu de bande passante, vous accédez à votre Collabox sur un serveur sécurisé.

Vous ne serez jamais totalement coincé. Vous pouvez accéder à votre compte Collabox, travaillez depuis une autre machine que la vôtre. Depuis votre iPhone même, si vous avez un besoin urgent (c’est tout de même petit un écran de iPhone, mais c’est par là que j’enregistre les paiements la majorité du temps).

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UNE DOUBLE CLÉ

Mon nom est Francis Masse. Je suis le président, le fondateur et le propriétaire de Collabox. Vous pourrez toujours me rejoindre. Mon courriel est le francis.masse@collabox.com, mon téléphone au bureau est le 418 907-9274, poste 110.

Et si vous vivez une situation vraiment urgente, deux solutions : appelez deux fois, dans la même minute au 418 265-8722 (c’est mon cellulaire personnel), nous comprendrons que c’est une grande urgence et, toutes tâches cessantes, nous nous occuperons de vous. Vous pouvez aussi écrire à urgence@masseco.com (s.v.p., gardez cette adresse pour les urgences). Nous ferons alors un suivi le plus immédiat que nous pouvons. 

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Cela fait 20 ans que nous offrons ce niveau de service. Nous avons des amis qui trouvent que nous donnons trop de services. Peut-être serions-nous plus riches si nous pensions plus traditionnellement, avec des contrats de service, des banques d’heures de support et la facturation qui s’y rattache. Sur ce sujet, l’ultime question est : « Est-ce que nous sommes débordés? » La réponse est « non ». C’est que Collabox est un système qui fonctionne.