La feuille de temps espiègle

Saviez-vous qu’il était possible de voir la feuille de temps de vos employés incognito? Vous pouvez même y apporter des modifications. Les feuilles de temps dont vous avez l’accès apparaissent dans un petit menu déroulant juste à côté de la vôtre.

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Vous pourrez donc regarder la feuille de temps de votre employé, voir sur quoi il travaille et à quel moment il prend ses pauses. REMARQUEZ le fond d’écran qui est maintenant gris et non blanc. C’est pour vous rappeler que vous n’êtes pas dans votre feuille de temps.

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La marche à suivre pour accéder à la feuille de temps d’un employé est simple. Vous n’avez qu’à suivre les quelques étapes suivantes.

Comment configurer la feuille de temps de vos employés

Il faut d’abord ouvrir le menu « Configuration » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.

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Ensuite, on doit accéder à la liste d’employés qui se situe dans la barre latérale gauche.

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En cliquant sur le nom d’un employé, vous ouvrirez sa fiche. Il faut ensuite aller dans l’onglet « Configuration avancée ».Sneaky Timesheet4


Enfin, sélectionnez le/les employé(s) qui auront accès à la feuille de temps. Si vous souhaitez être le seul à l’avoir, vous n’avez qu’à cocher votre nom dans la liste. 

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Et voilà! C’était facile, non? Maintenant, vous pouvez accéder à la feuille de temps de vos employés à leur insu pour faire du suivi. 

Tour d’horizon de la feuille de temps standard

Bienvenue dans Collabox !

Ici, vous trouverez un tour d’horizon de la « Feuille de temps standard » et du « Rapport par employé ». Pour avancer dans ce petit tutoriel, il suffit de cliquer sur le bouton « Continuer ».

Note : Les images que vous allez voir datent de l’ancienne version du Collabox. Les fonctionnalités restent les mêmes, seul le visuel a changé avec la version actuelle.

Pour arrêter le son du vidéo, cliquez sur cet icône Screen Shot 2016-03-09 at 10.58.29.

Tâches séquentielles

Screen Shot 2016-03-16 at 09.45.41Si vous êtes débordés et que vous voulez suivre vos livrables comme dans notre exemple, vous êtes au bon endroit! Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.) Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants. Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée. Cela permet ainsi d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles

Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».

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Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, il faut cliquer sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».

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La prochaine étape pour créer un gabarit de tâches séquentielles consiste à lui donner un nom et l’indiquer à l’endroit désigner à cet effet. Une fois que c’est réglé, on peut cliquer sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches dans le gabarit.

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Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit ou il sera vide.

Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est d’ajouter des tâches ou des rendez-vous à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre workflow sera sur pied.

Pour ajouter une nouvelle tâche

S’il s’agit d’un nouveau gabarit, il faut d’abord lui ajouter de nouvelles tâches en cliquant sur « Ajouter une tâche ».

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Lorsqu’on crée une nouvelle tâche, il faut complétant la fiche à l’écran en remplissant les champs. Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire.

Type de parent : Il peut s’agir d’une tâche ou d’un rendez-vous. Vous définissez donc le type de l’étape.
Étape parente : Ce menu déroulant vous permet de choisir le parent de l’étape que vous êtes en train de créer. Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.
Titre : Quel nom voulez-vous donner à votre tâche ou votre rendez-vous?
Temps prévu : Quel temps voulez-vous consacrer à cette tâche?
Intervalle : Temps entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : Période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.

Description : Cet espace vous permet d’écrire des informations plus précises sur la tâche à accomplir. Vous pouvez ainsi être certain que vos employés comprennent bien le travail à faire. 
Faire approuver par : Il est possible de désigner une personne responsable de valider que la tâche a été réalisée.
Priorité : Cette case permet de déterminer le niveau d’importance de la tâche. Vous inscrivez le nombre que vous voulez, mais gardez en tête que plus celui-ci est élevé, plus la tâche sera importante.
Famille : Rassemble, par couleur, les tâches similaires. Par exemple, vous pouvez mettre en rose tout ce qui touche à la comptabilité.

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Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur. Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet. Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants. Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.  

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