Le rapport de progression

rapport de progression 2Connaissez-vous le rapport de progression ? C’est le joli graphique ci-dessus qui vous permet de voir en un clin d’oeil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coût. C’est magique et ça vous permet de gagner du temps parce que vous voyez directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés à date. Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!

rapport de progression

La magie de rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Si c’est déjà fait, continuer un peu plus bas.

Configuration du taux horaire par employé

Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.

Screen Shot 2016-03-08 at 10.07.18

Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».

Screen Shot 2016-03-16 at 08.55.50Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».Screen Shot 2016-03-08 at 09.46.17

Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.

Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.

Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?

Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.

  1. Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
  2. Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
  3. État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.Screen Shot 2016-03-16 at 08.41.50

Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris. 

Comment faire pour afficher le rapport de progression?

Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.

Screen Shot 2016-03-02 at 10.39.57

Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.

Screen Shot 2016-03-16 at 08.47.24

Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.

Screen Shot 2016-03-02 at 10.41.26

Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le projet est presque complété (98 %). En boni, les salaires des employés qui ont travaillé dessus sont inférieurs au montant qui a été proposé au client. Le projet a donc été payant pour la compagnie.

rapport de progression 2

Vous voyez comme ce n’était pas compliqué ? On était certain que vous y arriveriez. On en profite aussi pour vous expliquer une fonctionnalité bien pratique pour certains corps de métier comme les architectes, les entrepreneurs en construction ou les ingénieurs. C’est le rapport de progression par phase. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le projet n’est pas terminé, mais que les coûts engendrés en honoraires dépassent le montant vendu au client. Cet exemple, tiré d’une firme d’architecture, offre le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts. Dans le cas présent, ce sont les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui sont la cause du dépassement de coût sur le projet.

rapport de progression

Ce n’est pas merveilleux d’avoir toute cette information au bout des doigts. C’est ça l’avantage Collabox! 

Charge d’affectation des employés

http://blog2.collabox.com/wp-content/uploads/2016/03/BusySylvain-3.png

Êtes-vous capable de dire dans votre entreprise quel employé est débordé? Notre rapport de charge d’affectation est LA solution. Cet outil fantastique permet de voir sur une période donnée, les projets sur lesquels vos employés travaillent avec le temps qu’ils ont déjà réalisé et le temps restant. En plus, on vous indique même si vos employés réaliseront, à temps, leurs tâches en fonction de la date de livraison du projet. Incroyable, non? Suivez les instructions ci-dessous pour voir d’un coup d’œil si vous avez des employés surchargés.

Comment faire afficher le rapport de charge d’affectation?

La marche à suivre pour avoir accès au rapport de charge d’affectation est simple. La première étape consiste à aller chercher les menus du module « Gestion de projets » en cliquant sur l’icône dans le haut.

Screen Shot 2016-03-08 at 15.04.19

Dans la barre latérale gauche, on doit ensuite cliquer sur « Charge d’affectation » pour se rendre à la page d’options du rapport.

Screen Shot 2016-03-16 at 09.18.54Une fois sur la page du rapport, vous devez déterminer la plage de temps du rapport. Par défaut, le rapport s’étale du début de l’année à la journée courante. Il est IMPORTANT de sélectionner une date future pour l’intervalle. Sinon, le rapport ne vous affichera pas les projets avec une date de livraison ultérieure. Une bonne manière de fonctionner est d’utiliser une période s’échelonnant sur une semaine. En d’autres mots, prenez la date actuelle et ajoutez-y une semaine. Vous aurez donc un aperçu du travail à accomplir la semaine à venir. Vous pourrez ainsi mieux répartir les affectations de vos employés.Screen Shot 2016-03-16 at 09.21.27

Vous arrivez à faire afficher votre rapport, mais vous voyez uniquement des heures affectées à 0, vous avez peut-être oublié d’affecter vos employés sur des projets. Ce n’est pas un gros problème, suivez la marche à suivre ci-dessous pour corriger la situation.

Comment affecter des employés à un projet?

Dans la page de votre projet, cliquez sur l’onglet « Affectations ».
Screen Shot 2016-03-09 at 10.07.53

Vous verrez alors la liste de tous vos employés. Il suffit d’inscrire le nombre d’heures désirées pour chaque employé. Ils seront alors affectés au projet.

Screen Shot 2016-03-09 at 10.07.57

Félicitations, vous avez réussi à afficher votre premier rapport de charge d’affectation! Maintenant, on prend quelques minutes de votre temps pour vous expliquer les subtilités de ce nouvel outil. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir la charge de travail de Sylvain entre le 22 et le 26 février. On voit donc la différence entre le nombre d’heures travaillées et celles prévues. Le nombre en rouge indique que, pour accomplir toutes ses tâches, Sylvain aurait besoin de 103 heures alors qu’il ne lui en reste que 39 de disponibles. Il n’a pas de temps à perdre, mais surtout, il n’arrivera pas à remplir ses obligations sur les projets. Sylvain est dans le jus! Pour l’aider, on peut déplacer la date de livraison d’un ou plusieurs projets. Ainsi, ces derniers ne seront pas comptabilisés dans le rapport d’affectation.

Mail Attachment

Le blogue: votre ressource documentaire

Le blogue de Collabox n’est pas qu’un simple blogue! Il est votre ressource de documentation sur le logiciel. Nous le mettons constamment à jour pour répondre à toutes vos questions et vous permettre de suivre le fil de l’évolution de Collabox. Si vous ne maîtrisez pas une fonctionnalité ou si vous voulez tout simplement explorer une nouveauté, c’est l’endroit pour vous renseigner. Ce soutien technique très facile à utiliser sert aussi à montrer des exemples concrets à nos clients, ou futurs clients, dans le respect de vos données confidentielles. 

 

Effectuer une recherche sur le blogue

Pour que vous sachiez comment utiliser le blogue efficacement, nous vous présentons deux façons d’effectuer une recherche d’article.

1. La barre de recherche

Pour trouver un sujet précis, il faut utiliser la barre de recherche située sous la bannière jaune à droite.

Blogue de Collabox

 

Vous pouvez entrer des mots-clés dans la barre de recherche pour voir tous les textes portant sur le sujet. Dans l’exemple ci-dessous, nous avons inscrit « contact » et il ne reste qu’à cliquer sur la petite loupe rouge pour effectuer la recherche.

Recherche d’un article avec la barre de recherche du blogue

 

Une fois la recherche lancée, la page vous présentera les articles de blogue contenant le(s) mot(s)-clé(s).

Résultats de recherche sur le blogue

 

2. Le menu principal

Dernièrement, nous avons créé un menu principal pour naviguer à travers le blogue et retrouver des articles en lien avec une catégorie précise. Le menu se décline en plusieurs catégories et sous-catégories, qui sont toutes cliquables.

Menu principal du blogue

Par exemple, vous pouvez cliquer sur la catégorie Comptabilité, et tous les articles en lien avec ses sous-catégories (facturation, fournisseurs, produits, vérifications, état de compte, taxes et état des résultats) apparaîtront les uns en dessous des autres. De même, si vous cliquez sur Versements, seuls les articles en lien avec les versements s’afficheront, puisqu’il n’y a pas de sous-catégorie à Versements.

N’hésitez pas à explorer le blogue et à nous suggérer des sujets d’articles qui vous seraient utiles!