Remise de taxes

Comme plusieurs entreprises, vous percevez la TPS et la TVQ pour le gouvernement. Vous accumulez ces taxes jusqu’au moment où vous devrez les faire parvenir aux différents paliers de gouvernement. L’opération peut sembler facile, mais la tâche peut rapidement se compliquer surtout que vous avez droit à un remboursement de ces taxes sur vos déboursés. Notre équipe a pensé à tout et nous avons intégré à Collabox un outil parfait pour faire le suivi de vos remises de taxes. En plus, on a même eu la merveilleuse idée de présenter l’information la plus importante sous forme de tableau avec les bons codes lorsque vous ferez vos rapports d’impôts. On aime ça vous rendre la vie facile.

Pour accéder à ce rapport, il faut d’abord accéder au module « Comptabilité » en cliquant sur son icône située dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède au rapport en cliquant sur « Remise de taxes » dans la barre latérale de gauche.

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La prochaine étape consiste à choisir la période de temps que vous voulez afficher. Ainsi, vous pouvez voir vos remises annuellement, trimestriellement ou mensuellement.
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Le tableau du haut vous offre un résumé de toutes les informations dont vous avez besoin concernant les taxes. Collabox calcule automatiquement les sommes des taxes que vous avez perçues, mais aussi celles que vous pouvez déduire provenant de vos déboursés. Sous le tableau, vous retrouvez le détail de toutes vos factures ainsi que vos déboursés avec leurs taxes respectives.Screen Shot 2016-06-17 at 15.40.50

Explications des appellations du tableau récapitulatif

On vous l’accorde, le jargon entourant le domaine des taxes peut être compliqué. C’est pourquoi nous prenons la peine de vous l’expliquer avec l’aide des informations fournies par Revenu Québec.

Intrants : On entend par intrants tous les biens ou les services utilisés ou consommés pour vos activités commerciales.
CTI : Crédit de taxe sur les intrants
RTI : Remboursement de la taxe sur les intrants

Les numéros que vous pouvez voir avec les titres correspondent aux numéros du gouvernement. Ces numéros sont ceux des cases du rapport d’impôt.Screen Shot 2016-06-17 at 15.40.50 copy

Au bas de la page, Collabox vous présente les montants que vous devez payer et ce que vous avez déjà payé. Vous êtes dû pour faire un paiement? Suffit de cliquer sur le bouton « Créer un paiement de TPS et TVQ ».Screen Shot 2016-06-17 at 15.41.01 Collabox vous amène directement au bon endroit pour entrer votre paiement. Les bons montants sont déjà inscrits, il n’y a donc aucune chance de vous tromper. Si vous payez par chèque, vous pouvez entre son numéro et Collabox va enregistrer le paiement et vous rediriger pour faire imprimer vos chèques. C’est simple comme bonjour!Screen Shot 2016-06-17 at 15.41.21 Une fois le paiement effectué, le résumé dans la page « Remise de taxes” s’est ajusté automatiquement. C’est presque magique.Screen Shot 2016-06-17 at 15.43.27

 

Facturer les transactions par service

Vous avez plusieurs employés qui travaillent sur un projet et effectuent la même tâche comme du graphisme ou de la rédaction? On a trouvé une façon de vous simplifier la vie lorsque vient le temps de faire la facture. Il est désormais possible de créer des factures en fonction des services facturés sur un projet. Cette nouveauté s’ajoute à la facturation par employé déjà existante. Pour qu’on puisse bien se comprendre, une entrée dans la feuille de temps pour un service se nomme une transaction. Cette dernière se compile et s’additionne automatiquement dans la facture.

Pour y arriver, il faut suivre quelques étapes simples. Lorsque vous créez une nouvelle facture, il faut d’abord cocher l’option « Facturation par transaction » et choisir « Facturation par service ». Sinon, aussi bien travailler dans le vide.

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Vous devrez ensuite sélectionner les entrées de la feuille de temps que vous voulez ajouter à la facture. Elles sont classées par service donc c’est facile de s’y retrouver.Screen Shot 2016-05-27 at 15.50.21

Une fois le choix fait et que vous avez cliqué sur « Continuer », Collabox se charge d’additionner les honoraires et de les ajouter à votre facture. Veuillez noter que si vous incluez deux services différents sur une même facture, ils seront séparés comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous.

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Le reste fonctionne comme une facture normale. C’était simple, non? Si vous voulez modifier votre facture, on y a pensé et on vous offre les instructions ci-dessous!

Par ici si votre facture est déjà créée et que vous voulez y ajouter des transactions

On clique d’abord sur l’icône « Comptabilité » dans la barre de menu du haut pour avoir accès à la liste des factures.

Après avoir cliquer sur le numéro de facture que l’on souhaite modifier, vous devez cliquer sur l’onglet « Transactions ».

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Vous verrez alors les entrées de temps déjà sélectionnées pour cette facture avec leur montant associé. Si vous voulez en ajouter ou les modifier, suffit de cliquer sur « Éditer ».Screen Shot 2016-05-27 at 15.23.48

La page affichée vous présente alors toutes les entrées de la feuille de temps du projet, séparées par service. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les entrées afin de modifier votre facture. N’oubliez surtout pas d’enregistrer pour que les modifications soient prises en compte.

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Taux horaire spécifique à un projet pour vos services

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Vous ne facturez pas le même taux horaire pour un même service à tous vos clients? Vous n’êtes pas seuls et on y a pensé. C’est pourquoi on vous permet de le modifier spécialement pour un projet. C’est simple, il suffit de suivre les étapes. Vous allez voir, vous allez devenir maître dans la modification des taux horaires en un rien de temps. Si vous voulez simplement configurer un taux par défaut, dirigez-vous sur cette page qui fournit toutes les explications.

Comment changer le taux horaire pour un service dans un projet

La première étape consiste à obtenir la fiche du projet. Pour ce faire, on clique sur « Configuration » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède à la liste des projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale gauche.

Projets

Enfin, on clique sur le projet que l’on veut modifier. Dans l’exemple suivant, il s’agit de la Campagne printemps 2007 d’ABC construction.

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Une fois dans la fiche du projet, vous devez cliquer sur l’onglet « Taux ».

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Vous serez ensuite automatique redirigé sur la page des taux spécifiques à ce projet. Sur cette page, vous pouvez modifier autant les taux pour vos employés, mais aussi pour les services.
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La dernière étape est plutôt simple, il suffit d’entrer le montant que vous voulez charger à votre client sur ce projet en particulier. N’oubliez surtout pas d’enregistrer la modification en cliquant sur « Enregistrer » au bas de la page. Dans l’exemple ci-dessous, on modifie le taux horaire pour le service « Brainstorming » de 40 $ à 75 $ de l’heure.

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La magie dans tout ça? Une fois que le taux horaire est ajusté, il sera comptabilisé correctement lors de votre facturation, mais aussi dans l’affichage des rapports. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, vous devez aller chercher les rapports associés aux projets en cliquant sur « Projets » dans la barre latérale de gauche.Projets

Enfin, il faut sélectionner les options « Prix vendant » et « Calculer les montants selon le taux des services”. Collabox vous affichera alors le rapport résumant vos projets en fonction des nouveaux taux de services que vous avez établi. Génial, non?

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Ajouter un taux vendant à un service

Aujourd’hui, on fait dans la simplicité et on vous propose un petit article pour vous rappeler comment configurer un taux vendant à un service. Cette option configure donc ce taux par défaut pour tous vos projets. Si vous voulez établir un taux unique pour un projet, vous n’êtes pas à la bonne place. Dirigez-vous plutôt sur cette page.

Trois étapes sont nécessaires pour configurer ce taux par défaut pour vos services. 

  1. On commence en cliquant sur configuration dans la barre de menu du haut.
    Configuration
  2. Pour accéder à la liste des services, on clique sur « Services » dans la barre latérale de gauche.Screen Shot 2016-03-16 at 08.55.50
  3. Verrez alors votre liste de services. Suffit de cliquer sur celui que l’on veut ajouter un taux horaire par défaut pour le modifier. Une fois dans la fiche de mise à jour du service, il ne reste qu’à ajouter le montant que vous voulez charger pour ce service. Dans le cas ci-dessous, le service « administration » est facturé aux clients pour 30 $ de l’heure. Donc, chaque fois qu’un employé utilisera ce service dans la feuille de temps, Collabox calculera automatiquement le montant associé. Vos rapports, mais aussi votre facturation seront ajustés.
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Application web VS application mobile

La beauté de Collabox est sa portabilité c’est-à-dire qu’on peut l’utiliser sur des systèmes informatiques différents. Il est donc accessible partout à condition d’être connecté à Internet. Pour connaître d’autres particularités, commençons par un petit jeu. Sur l’écran du téléphone intelligent ci-dessous, on retrouve plusieurs applications. Certaines sont mobiles, d’autres sont Web. Êtes-vous capable de les différencier?

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Cliquez ici pour connaître la réponse

Sur cet écran de iPhone, le bouton « Collabox » est un lien vers une application Web, alors que le bouton Second Cup est un lien vers une application mobile téléchargée sur le téléphone. Si vous vous êtes trompés, ce n’est pas grave. Continuez de lire, on vous explique leurs particularités!

L’application Web

L’OQLF définit l’application Web comme une « application pouvant tourner sur un serveur Web ». On peut la consulter en utilisant un navigateur Web comme Internet Explorer, Safari, Chrome ou Firefox. La beauté de l’utilisation du navigateur pour accéder à l’application Web c’est qu’on peut utiliser autant un ordinateur, une tablette, un téléphone intelligent ou tout autre appareil pouvant utiliser le protocole HTTP (ex. Collabox.com, Sales-Track.ca, Sales-force.com, etc.). Ce qui permet la bonne compatibilité entre les différents appareils est dû à la bonne gestion des composantes CSS du site. Un CSS bien conçu permet d’adapter le rendu de l’application sur les différents écrans des appareils cités.

Pour et contre

  • Un avantage de l’application Web est qu’elle est immédiatement disponible pour tous les appareils pouvant accéder au Web (à condition d’avoir été développé en ce sens, ce qui est aujourd’hui la norme).
  • Un autre avantage de l’application Web est qu’elle donne accès presque instantanément à l’information et les quantités d’information téléchargées sont toutes petites. Elles sont aussi spécifiques à la recherche que l’on fait et aux documents consultés.
  • Une application Web ne requiert pas d’être « approuvée » par les sites de distribution d’application comme App Store et Google Play. Ainsi, la publication et la mise à jour d’une application Web sont instantanées et ne souffrent d’aucun délai.
  • Un inconvénient de l’application Web est qu’elle requiert une connexion Internet en continu. Sans connexion Internet, pratiquement aucune information n’est accessible.
Collabox sur différentes plateformes

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Collabox sur ordinateur

Collabox sur tablette
Collabox sur tablette

Collabox sur téléphone intelligent

L’application mobile

Pour sa part, une application mobile est une « application conçue pour être téléchargée et fonctionner sur un appareil mobile » (OQLF, 2013). Cette dernière est développée dans un langage spécifique à chaque type de mobile (ex. téléphones intelligents, tablettes numériques). L’application mobile peut être préinstallée sur un appareil mobile ou téléchargée dans une boutique en ligne (App Store sur iOS ou Google Play sur Android), on parle alors d’une application native. Ce type d’application n’est pas compatible avec les ordinateurs.  Leur portée est donc beaucoup moins grande et l’édition de leur contenu plus complexe parce que démultipliée par autant de plateformes. De manière générale, le développement et la mise à jour représentent un investissement plus important qu’une application Web.

Pour et contre

  • Un avantage de l’application mobile est qu’elle s’utilise sans connexion Internet active. Tout le contenu est déjà téléchargé sur le téléphone. Il faut bien sûr avoir une connexion Internet active pour effectuer ce téléchargement.
  • Un inconvénient de l’application mobile est qu’on doit télécharger l’ensemble de la « banque de données » que l’on consulte. Il existe des exceptions, mais il n’est pas du tout d’usage de procéder à des mises à jour à même l’application. Ainsi l’utilisateur devra télécharger beaucoup d’information avant de pouvoir consulter sa première page.
  • Le contenu d’une application mobile n’est pas répertorié par les moteurs de recherche. Ainsi, une information provenant d’une application mobile ne pourra pas être « trouvée » par Google.
  • Une application mobile est tributaire du système d’exploitation et de la version de celui-ci. Sa compatibilité avec des appareils moins récents peut devenir un enjeu. Sa disponibilité pour des appareils « non prévus » est impossible.