Rapport activités vendeur

Collabox vous offre le meilleur outil pour faire le suivi de l’activité de vos vendeurs. C’est le merveilleux « Rapport d’activités vendeur »! Ce dernier permet de visualiser les interventions posées par vos vendeurs auprès des clients. Vous pouvez donc garder un œil sur le travail de vos employés en seulement quelques clics.

Pour accéder au rapport, vous devez d’abord cliquer sur « Rapports » dans la barre de menu du haut.

Ensuite, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur « Activités vendeurs ».

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Une fois sur cette page, il faut sélectionner les options du rapport en commençant par l’intervalle de temps souhaité pour l’affichage du rapport. superuser3

Deux types de rapport peuvent être générés. Le premier, le rapport d’intervention vous résume toutes les interactions dans la période donnée, peu importe le vendeur. Il s’agit donc d’un bon résumé sur vos différents projets. Vous pouvez les classer par type d’intervention ou bien par contact.

Comment obliger vos vendeurs à mettre un type d'intervention avec un commentaire?

Vos vendeurs ont la fâcheuse habitude de ne pas cocher de type d’intervention avec leurs commentaires? Ce temps est révolu! Vous pouvez « forcer » cette option dans la fiche d’employé de votre vendeur. Pour ce faire, vous devez d’abord cliquer sur « Configuration » dans le menu de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » et sélectionnez l’employé à qui vous voulez ajouter cette option.

rapportvendeur3Une fois sur la page de l’employé, cliquez sur l’onglet « Préférences ».

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Enfin, assurez-vous que la case « Obliger la sélection d’un type d’intervention lors de la saisie d’un commentaire » soit cochée.

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Vous n’avez qu’à reproduire ces étapes pour tous les employés à qui vous voulez forcer cette option.

Le second, le rapport d’activités présente quant à lui les actions posées par les vendeurs avec leurs commentaires. Il est aussi possible d’afficher les commentaires reliés aux entrées de la feuille de temps en choisissant l’option « Commentaires des feuilles de temps » dans la section Rapport d’activité.

Contacts mobiles

Plusieurs de nos clients profitent de la mobilité de Collabox pour y accéder en déplacement. Une des fonctionnalités les plus utilisées est le module Contacts et nous avons décidé de leur simplifier (encore plus!) la vie. Nous avons ainsi repensé complètement l’affichage mobile pour vous offrir quelque chose de simple et compact. La nouvelle interface vous permet donc de faire une recherche rapide parmi tous vos contacts, mais aussi vos employés et fournisseurs.contacts1

Comment fonctionne la nouvelle interface?

La première consiste à vous connecter à Collabox à partir de votre mobile. Ensuite, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône « Contacts » située au haut de la page dans la barre de menu.contacts

Vous êtes maintenant dans la nouvelle interface pour les contacts. La méthode la plus simple pour faire une recherche est d’utiliser la recherche rapide. Pour ce faire, vous n’avez qu’à inscrire dans la barre de recherche l’information désirée. Il est aussi possible d’utiliser les champs « Prénom », « Nom » ou « Client » pour effectuer votre recherche si vous souhaitez limiter votre recherche à ce champ.

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Après avoir lancé la recherche, vous verrez tous les résultats de votre recherche. Suffit de cliquer sur le contact que vous souhaitez voir pour avoir plus d’information.
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Créer un fichier CSV

Vous voulez importer vos données dans le Collabox, mais vous ne savez pas comment créer un fichier CSV ? Vous êtes à la bonne place! Vous trouverez ici toutes les explications pour transformer votre base de données en fichier CSV. Mais tout à bord, c’est quoi ce type de fichier? CSV signifie Comma-Separated Values en anglais.  Il s’agit d’un format informatique ouvert de texte séparant les données par des virgules. Ainsi, un fichier tabulaire comme Excel peut être transformé en un fichier texte complet, idéal pour l’importation de données.

Il existe plusieurs façons d’enregistrer sous le format CSV, mais seulement deux fonctionnent (à ce qu’on sache) lors de l’importation dans Collabox.

NOTE : Techniquement, Excel permet d’enregistrer sous format CSV, mais il n’est pas très souple, ne permettant pas de choisir l’encodage du fichier. Cela rend donc le fichier produit incompatible lors de l’importation dans Collabox.

Instructions pour utiliser LibreOffice

La première méthode consiste à utiliser le logiciel gratuit LibreOffice. Il s’agit d’une suite de logiciels similaire à Microsoft Office. Calc (LibreOffice) est l’équivalent d’Excel chez Microsoft. La première étape consiste à ouvrir votre fichier Excel à l’aide de ce nouveau logiciel. Une fois que c’est fait, cliquer sur Fichier… -> Enregistrer sous…

Dans la fenêtre qui apparaît à l’écran, vous pourrez choisir l’emplacement où vous voulez enregistrer le fichier. Dans le petit menu déroulant, choisissez l’option « Texte CSV (.csv) » et cliquez sur « Enregistrer ».

tocsv1 La prochaine étape consiste à choisir les options pour qu’elles soient identiques au clip-écran ci-dessus. Le séparateur de champ DOIT être un point-virgule. Pour ce qui est du séparateur de texte, le champ doit être vide. Une fois les options bien choisies, cliquez sur « OK ».tocsv2

Instructions pour utiliser Numbers

Cette solution est valide uniquement pour les propriétaires de Mac. Numbers est l’équivalent d’Excel, mais sur la plateforme Mac OS X.

Vous devez d’abord ouvrir votre fichier Excel avec Numbers. Une fois que cela est fait, cliquez sur Fichier -> Exporter vers -> CSV.

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Dans les options d’enregistrement, vous pourrez choisir l’encodage souhaitez.tocsv56Celui qu’il faut sélectionner est « Western (ASCII) ».tocsv5

Il ne reste qu’à faire suivant pour choisir l’emplacement du nouveau fichier et le tour est joué.

Si vous avez des problèmes et que ne vous n’êtes pas en mesure de transformer votre fichier, pas de panique! Contactez-nous et nous allons vous assister. 

Si vous avez été efficace et que tout s’est bien déroulé, vous pouvez continuer vers le prochain texte pour importer vos données dans Collabox.

Importation de contacts à partir d’un CSV

Vous avez une belle banque de données avec les coordonnées et informations de vos clients, mais elles sont dans un fichier Excel pas toujours pratique? Nous avons pensé à tout! Collabox permet en effet d’importer ces données pour qu’elles s’incluent avec le reste de vos informations. Vous avez donc tout à une seule place.

La première étape à faire est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.Configuration

Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche. CSV9

Une fois sur la page d’importation vous pouvez voir toutes celles que vous avez réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».

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Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation. Ensuite, vous pouvez choisir où dans le Collabox vous voulez importer vos données. Vous pouvez choisir entre « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.

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La prochaine étape consiste à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation dans le Collabox.

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La troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Vous pouvez donc créer ces champs spécialement pour vous. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.CSV5

La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les.CSV4

Cette étape permet de vérifier l’état de vos fiches. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts » (si vous importez autre chose que des contacts, le bouton changera en conséquence).CSV3 La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.
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Pour supprimer une importation

SI vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.

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Projets par phase

Collabox comprend de nombreuses fonctionnalités et certaines ont spécialement été conçues à la demande de nos clients. C’est d’ailleurs le cas des projets par phase. Cette particularité est notamment utilisée par les firmes d’architecture et les entrepreneurs en construction. Elle permet d’avoir et de facturer en fonction de différentes étapes (phases) dans vos projets, par exemple la conception des plans, la surveillance des travaux, etc.  

Pour accéder à la liste de vos projets

Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

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Ensuite, vous devez cliquer sur projet dans la barre la latérale.

Projets

Ne reste plus qu’à choisir le projet que vous souhaitez modifier.

La première étape consiste à inscrire dans la première case le montant vendu du projet.architecte7 Pour répartir entre les différentes phases, vous avez deux options qui s’offrent à vous. La première permet d’entrer des montants d’argent pour chacune des phases. Ainsi, vous pouvez décider pour chaque projet quel montant est associé pour les phases par exemple 3750 $ pour les esquisses. La seconde option permet plutôt d’entrer une valeur en pourcentage. On pourrait donc séparer chaque phase en pourcentage. Par exemple, les études préconceptuelles représentent 25 % de la totalité de mon projet. Ce qui est merveilleux c’est que le montant s’ajustera automatiquement en fonction du montant vendu.
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Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.
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La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. VOUS devez inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, elle ne se calculera pas d’elle-même. De toute façon, la progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.architecte5

Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.

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Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.

Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.  

Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.

Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.

Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.