Projets par phase

Collabox comprend de nombreuses fonctionnalités et certaines ont spécialement été conçues à la demande de nos clients. C’est d’ailleurs le cas des projets par phase. Cette particularité est notamment utilisée par les firmes d’architecture et les entrepreneurs en construction. Elle permet d’avoir et de facturer en fonction de différentes étapes (phases) dans vos projets, par exemple la conception des plans, la surveillance des travaux, etc.  

Pour accéder à la liste de vos projets

Pour accéder aux projets, il faut d’abord cliquer sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Configuration

Ensuite, vous devez cliquer sur projet dans la barre la latérale.

Projets

Ne reste plus qu’à choisir le projet que vous souhaitez modifier.

La première étape consiste à inscrire dans la première case le montant vendu du projet.architecte7 Pour répartir entre les différentes phases, vous avez deux options qui s’offrent à vous. La première permet d’entrer des montants d’argent pour chacune des phases. Ainsi, vous pouvez décider pour chaque projet quel montant est associé pour les phases par exemple 3750 $ pour les esquisses. La seconde option permet plutôt d’entrer une valeur en pourcentage. On pourrait donc séparer chaque phase en pourcentage. Par exemple, les études préconceptuelles représentent 25 % de la totalité de mon projet. Ce qui est merveilleux c’est que le montant s’ajustera automatiquement en fonction du montant vendu.
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Il faut cependant être prudent avec les données saisies. En effet, il est possible d’inscrire des valeurs et d’obtenir un total supérieur au montant vendu. Vous pouvez le remarquer par le total en pourcentage qui dépassera 100 % comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Réajustez vos données afin que le total soit au maximum à 100 %.
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La dernière colonne nommée « Progression » est une valeur utilisée seulement à l’interne, c’est-à-dire que le client ne verra jamais le niveau de progression. VOUS devez inscrire les valeurs de progression pour chaque phase, elle ne se calculera pas d’elle-même. De toute façon, la progression est plutôt une question d’expertise et d’appréciation du niveau réel de progression des travaux. Il n’est donc pas question d’utiliser les ratios d’heures ou de coûts engendrés. C’est l’expert, typiquement le chargé de projet, qui peut déterminer le niveau de progression du projet. Notez que la progression est la donnée importante qui permet de produire le rapport de progression. Pour plus d’information sur ce rapport, consultez notre texte sur ce sujet.architecte5

Lorsque vous serez rendu à la facturation, ces informations seront la base sur laquelle vous pourrez produire votre facture.

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Colonne 1 : Cette colonne permet d’inscrire le niveau d’avancement (contrairement au niveau de « progression », le niveau d’avancement est un niveau de réalisation des travaux qu’on communique au client. Ce dernier peut être différent du niveau de progression pour des motifs de stratégie d’affaires, de vente ou de gestion. Enjeu toujours sensible, le niveau d’avancement détermine la portion de travail à facturer sur le projet.

Exemple : Les plans sont prêts, mais il manque quand même quelques détails. Cependant, vous savez qu’ils sont assez complets pour les goûts du client. Le niveau d’avancement serait alors de 100 %, mais le niveau de progression serait plutôt de 90 % parce que vous savez qu’il reste encore des modifications à faire.  

Colonne 2 : Cette colonne vous affiche un résumé des montants des travaux complétés jusqu’à ce jour. Ce dernier fonctionne avec le niveau d’avancement.

Colonne 3 : Cette colonne vous présente les montants qui ont déjà été facturés. C’est très utile quand on envoie plusieurs factures au client et qu’on ne veut pas perdre le fil.

Colonne 4 : Cette colonne rassemble uniquement les montants qui seront facturés. Dans le cas présent, il manquait 25 % d’avancement sur la phase de projet définitif. Cela équivaut à 3 125 $ qui est facturé sur cette facture.