Importation de contacts à partir d’un CSV

Vous avez une belle banque de données avec les coordonnées et informations de vos clients, mais elles sont dans un fichier Excel pas toujours pratique? Nous avons pensé à tout! Collabox permet en effet d’importer ces données pour qu’elles s’incluent avec le reste de vos informations. Vous avez donc tout à une seule place.

La première étape à faire est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.Configuration

Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche. CSV9

Une fois sur la page d’importation vous pouvez voir toutes celles que vous avez réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».

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Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation. Ensuite, vous pouvez choisir où dans le Collabox vous voulez importer vos données. Vous pouvez choisir entre « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.

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La prochaine étape consiste à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation dans le Collabox.

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La troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Vous pouvez donc créer ces champs spécialement pour vous. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.CSV5

La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les.CSV4

Cette étape permet de vérifier l’état de vos fiches. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts » (si vous importez autre chose que des contacts, le bouton changera en conséquence).CSV3 La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.
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Pour supprimer une importation

SI vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.

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