La gestion des vacances

On vous fait rêver avec notre illustration? Maintenant que nous avons attiré votre attention, parlons de la gestion des vacances de vos employés. Vous trouverez ici un petit résumé des différentes options possibles pour gérer les vacances. Vous serez donc prêt quand l’été arrivera!

La première option consiste à déterminer comment vous voulez gérer vos vacances. En d’autres mots, quand vos employés vont entrer leurs vacances, voulez-vous qu’ils entrent les heures dans un projet ou bien comme un service? Considérez-vous ce poste comme un projet ou bien un service? Il n’y a pas de mauvaise réponse à ce choix, ce sont deux modes de classement valable.

Comment configurer les congés comme des services ou des projets?

Il faut tout d’abord accéder aux préférences d’organisme en cliquant sur « Organisme » dans la barre latérale de gauche.

Une fois dans la fiche de l’organisme, sous l’onglet « Infos » vous allez avoir un petit menu déroulant vous offrant la possibilité de choisir entre projet ou service. Sélectionnez celui que vous voulez et cliquez sur « Enregistrer ».vacances

Voilà, le tour est joué! Vous pouvez modifier en tout temps votre choix en retournant dans ce menu. Cependant, n’oubliez pas de créer les projets ou services Vacances dans le menu de configuration approprié, sinon vos efforts ne serviront à rien.

Dans quelques mois, vous aimerez connaître le solde de vacances de vos employés. Pour y arriver, nous avons mis sur pied un joli rapport qui permet de consulter toute cette information rapidement. Pour y accéder, il faut d’abord cliquer sur « Rapports » dans le menu de navigation du haut. 

Ensuite, situé dans la barre de menu latéral, cliquez sur « Vacances — Maladies ». 

Vous avez maintenant accès à quelques options d’affichage du rapport de vacances. Choisissez ce que vous souhaitez et cliquez sur « Afficher le rapport ».

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Le rapport affiché prend en considération le pourcentage de vacances, les heures travaillées, mais aussi les vacances utilisées. Vous êtes maintenant prêt pour l’été. Fini le stress inutile à l’approche du beau temps.screen-shot-2016-12-15-at-08-51-21

Configurer les pourcentages de vacances

Pour être en mesure de calculer les vacances, Collabox a besoin que vous lui indiquiez la quantité de vacances auquel l’employé a droit.  Au Québec, la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail a établi des règles bien précises en ce qui concerne les vacances en fonction du nombre d’années travaillé par l’employé. Vous pouvez vous référer à leur guide en cliquant ici. Une fois que vous avez le bon pourcentage, dirigez-vous dans la fiche de votre employé en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation du haut.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre de gauche.

Choisissez l’employé à modifier. Une fois rendu dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Taux ».

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Enfin, ajoutez le pourcentage et la date d’entrée en vigueur. Si l’employé avait déjà des vacances d’accumulées avant la date choisie, vous pouvez aussi les ajouter.

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Si vous souhaitez que vos employés entrent leur temps de vacances dans Collabox, consultez l’article Remplir sa feuille de temps pour les vacances afin de connaître la procédure.

Renverseur de taxes

Vos clients vous demandent souvent de faire des prix avec les taxes incluses, pour avoir un beau chiffre rond à la ligne “Total” ? Ça nous arrive tout le temps et c’est pourquoi nous l’avons maintenant intégré à nos factures. Un petit clic et le tour est joué!

Le secret réside dans une nouvelle icône cliquable que l’on retrouve sur les factures. Situé à côté du bouton « Ajouter » permettant de créer un nouvel élément dans la facture, il suffit d’entrer les informations nécessaires comme dans l’exemple et de cliquer dessus. 
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Il est important d’avoir mis un montant à la ligne. Dès qu’on clique sur le renverseur de taxes, le montant s’ajuste et lorsqu’on clique sur « Ajouter », le montant total sera celui écrit auparavant (ici 60$).

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Les super utilisateurs

Certains de nos clients ont des exigences uniques en ce qui concerne les fonctionnalités de leur Collabox. Ceux-ci travaillent parfois pour plusieurs compagnies et nécessitent des droits d’accès spéciaux dans des comptes qui ne leur appartiennent pas. C’est ainsi qu’est née la fonction de super utilisateur.

Cette appellation désigne quelques utilisateurs (comme des conseillers en gestion ou des directeurs des ventes en impartition) qui détiennent des accès dans plusieurs compagnies. Ils peuvent donc se connecter comme un autre utilisateur sans avoir ses informations de connexion. C’est pratiquement de la magie!

Le super utilisateur retrouve dans sa barre latérale de gauche un lien spécial cliquable, similaire à un passe-partout.

Dans notre exemple, Coralie est une super utilisatrice. Ainsi, lorsqu’on clique sur son lien d’accès de super utilisateur on peut voir les trois comptes qu’elle peut visiter avec ses privilèges. Disons qu’elle veut se connecter sur le compte de Bastien. Elle n’a qu’à cliquer sur « Connexion » dans la colonne de droite.

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Coralie est automatiquement transportée sur le compte Collabox de Bastien. Elle jouit alors des mêmes privilèges que Bastien. Elle doit donc être prudente puisqu’il est facile de se tromper de compte et ainsi faire des modifications dans le Collabox de son collègue.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, contactez-nous pour en discuter!