Transactions par Square

Ceux qui utilisent Square pour effectuer les transactions de leurs clients savent que son utilisation occasionne des frais pour chaque transaction. Il est possible de comptabiliser ces frais pour tout faire balancer à la fin du mois dans Collabox. Nous vous expliquerons ici comment procéder; c’est plus simple que ça ne le semble.

Vous devez d’abord considérer Square comme un compte à part, au même titre que le compte de banque ou de caisse de votre entreprise. Il vous faut donc créer un compte transactionnel Square dans Collabox, avec un fournisseur Square.

Commencez d’abord par créer le fournisseur, puis le compte.

Comment créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, cliquez sur Fournisseurs dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Cliquez sur Ajouter un fournisseur, dans le haut de la page.

Page Liste des fournisseurs

 

Nommez votre nouveau fournisseur « Square », indiquez un numéro qui lui sera propre, puis cliquez sur Enregistrer.

Page Mise à jour d’un fournisseur

 

Votre fournisseur Square sera créé.

Comment créer un compte transactionnel

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, cliquez sur Comptes transactionnels dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Dans le haut de la page, suivez le lien Ajouter un compte transactionnel.

Page Comptes transactionnels

 

Nommez votre nouveau compte « Square », sélectionnez le fournisseur Square, puis indiquez un numéro qui lui sera propre et le solde à l’ouverture.

Page Ajouter un compte transactionnel

Ensuite, définissez un poste budgétaire Square.

Comment définir un poste budgétaire

Cliquez sur l’icône Comptabilité.

Menu horizontal de Collabox

 

Cliquez sur Postes budgétaires dans le menu vertical.

Menu vertical, section Comptabilité

 

Ajoutez un poste budgétaire à l’aide du lien dans le haut de la page.

Page Postes budgétaires

 

Écrivez « Square » comme nom de poste, choisissez le type Dépense (Débit), puis cliquez sur Sauvegarder.

Page Mise à jour d’un poste budgétaire

Une fois ces étapes réalisées, vous êtes prêts à comptabiliser les transactions avec Square dans Collabox. Prenons l’exemple d’une facture de 100,01 $ qu’un client vous paierait entièrement par crédit. 

Comme vous le savez, Square transfère automatiquement les montants dans votre compte, mais prélève les frais au passage. Afin d’inscrire le paiement de votre client ainsi que les frais de transaction dans Collabox, vous devez, pour commencer, effectuer un versement dans le compte Square du montant total de la facture soit de 100,01 $ pour cet exemple.

Page Effectuer un versement

 

La facture sera ainsi considérée comme payée et ne figurera plus dans vos comptes à recevoir. Cependant, l’argent se trouve dans le compte Square et non dans le compte bancaire de votre entreprise. Vous devez donc faire un versement du compte Square à votre compte courant du montant qu’il vous reste après les frais de transaction.
Supposons ici que les frais s’élèvent à 3 %. Vous devriez alors transférer 97 $ dans voter compte courant.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, rendez-vous sur la page Comptes transactionnels à partir du menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Cliquez sur le compte Square, et rendez-vous sous l’onglet Relevés. Puis, cliquez sur Ajouter un retrait.

Page Relevés du compte Square

 

Sélectionnez le virement direct du compte Square à votre compte courant, d’un montant de 97 $ (dans le cas de notre exemple) et enregistrez l’écriture.

Page Ajouter une écriture au grand livre

 

Finalement, vous devez inscrire les frais transactionnels de Square comme une dépense dans Collabox. Vous les entrerez comme un déboursé du fournisseur Square, que vous paierez par le mode de paiement Square.

Toujours dans la section comptabilité de Collabox, cliquez sur Déboursés.

Menu vertical, section Comptabilité

 

Cliquez sur Ajouter un déboursé.

Page Liste des déboursés

 

Sélectionnez le fournisseur Square, inscrivez le numéro de la facture, le projet, le poste budgétaire Square et le montant total correspondant aux frais, soit de 3 $ dans notre exemple. Au besoin, utilisez le renverseur de taxes. N’oubliez pas d’enregistrer votre déboursé!

Page Ajouter un déboursé

 

Pour poursuivre, cliquez sur le déboursé que vous venez d’enregistrer, puis rendez-vous dans l’onglet Paiements. Cliquez sur Ajouter un paiement.

Page Liste des paiements du déboursé [numéro du déboursé]

 

Inscrivez le montant correspondant au déboursé, choisissez le déboursé Square et terminez le paiement en cliquant sur Enregistrer.

Page Ajouter un paiement

 

Tout devrait balancer à présent! Notez que vous n’avez pas besoin de compter les frais pour chaque transaction. Puisque Square les comptabilise, vous pourriez très bien les entrer une seule fois par mois.

Des questions? Contactez-nous!

Mes raccourcis

Avez-vous déjà remarqué la section Mes raccourcis dans le menu de gauche de votre Collabox? Nous l’avons créée pour que vous puissiez la personnaliser comme bon vous semble et y ajouter les raccourcis qui vous sont utiles. Envie d’essayer?

Cliquez sur Mes raccourcis sous l’onglet Préférences du menu de gauche.

Menu de gauche dans Collabox

 

Cochez les éléments que vous voulez voir apparaître dans vos raccourcis, puis cliquez sur Enregistrer.
Pour enlever des éléments de vos raccourcis, décochez-les tout simplement dans cette même liste.

Page Mes raccourcis

 

Vous verrez tout de suite apparaître les éléments que vous aurez ajoutés dans vos raccourcis au menu de gauche.
Note : Ce menu de vos raccourcis reste visible en tout temps sur toutes les pages de Collabox.

Page Mes raccourcis après mise à jour des raccourcis

 

Lorsque vous cliquez sur un des raccourcis, vous êtes dirigés directement à la bonne page. Si on prend l’exemple du calendrier de production, le lien en raccourci vous amènera précisément à votre calendrier qui affiche les échéances de projets.

Exemple de calendrier de production

 

De cette façon, vous accéderez en 1 seul clic aux modules que vous utilisez le plus! Quand on parle d’économie de temps, ça en fait toute une!

Modifier une offre de services modèle

Chers administrateurs de Collabox, nous vous invitons à prendre connaissance d’une toute nouvelle fonctionnalité qui vous plaira à coup sûr! On sait que plusieurs d’entre vous aiment bien avoir une offre de services complète sous la main, qui serve de modèle pour accélérer la création des autres. Le petit hic, c’est que tous vos employés avaient accès à la modification de ces beaux documents…

Bonne nouvelle! Vous ne risquez plus de voir vos offres de services modèles bousillées grâce à notre nouveau système de droit d’accès, une petite merveille qui vous laisse choisir les gens autorisés à travailler sur les modèles.

Voici comment ça fonctionne :

Pour autoriser un employé à modifier ou créer des offres de services modèles, rendez-vous dans configuration.

Menu du haut, icône Configuration

 

Dans le menu de configuration, cliquez sur Employés.

Menu Configuration à gauche

 

La page qui s’ouvrira vous présentera la liste de vos employés. Cliquez sur le nom de l’employé auquel vous souhaitez donner l’autorisation. Une fois rentré dans sa fiche, cliquez sur l’onglet Configuration avancée.

Puis, cochez l’option Création/Modification de soumissions modèles dans le Module projets. Cela donnera l’autorisation à l’employé de travailler sur les modèles. Si vous souhaitez lui enlever l’autorisation, décochez simplement cette case.


Page Configurations avancées de [nom de l’employé]

 

Lorsqu’un employé, ou vous-même, voulez modifier ou créer une offre de services, assurez-vous de changer le statut pour Modèle avec le menu déroulant. 

Page Ajout d’une offre de services, menu déroulant du Statut

 

Ce qu’un employé n’ayant pas accès à la modification de modèles peut faire :
– dupliquer un modèle existant pour en faire une nouvelle soumission;
– visualiser un modèle avant de le dupliquer en cliquant sur le bouton PDF.
Ce qu’une personne ayant accès à la modification de modèles peut faire :
– tout! Elle pourra modifier les modèles existants, en créer de nouveaux de toutes pièces ou en dupliquer.

Petit plus : Un menu déroulant sous le moteur de recherche vous donne l’option d’afficher à l’écran seulement les modèles.

Page Liste des offres de services de [Nom de l’entreprise]
Interface pour une personne qui n’a pas accès à la modification de modèles

 

On espère que vous apprécierez ce petit cadeau!

Gestion par projets

La gestion par projets est essentielle pour contrôler vos opérations. Il devient donc essentiel d’obtenir des rapports qui vous permettent d’avoir une vue d’ensemble ou détaillée sur le temps que les membres de vos équipes consacre aux différentes actions pour une période donnée.  Voici donc un aperçu…

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets : 

  • factures,
  • déboursés,
  • salaires,
  • heures,
  • ressources,
  • bons de commande,
  • budget restant,
  • etc.

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

 

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

Étiquettes avec code-barres et code QR

Vous avez besoin d’étiqueter vos produits avec un code-barres ou un code QR? Vous pouvez maintenant créer les étiquettes à partir de Collabox!

Vous souhaitez garder un inventaire serré de vos produits qui soit de facture professionnelle? Nous avons la solution!

Avec la nouvelle fonction du logiciel, choisissez le code-barres ou les codes QR avec fiche complète ou avec inventaire pour créer vos étiquettes. Le principe de ces étiquettes est de générer un code qui donne directement accès à l’un de vos produits dans Collabox, lorsque vous le scannez avec votre téléphone. Vous gagnerez en rapidité et en efficacité.

 

Créer les étiquettes

Pour créer des étiquettes, cliquez sur le module Comptabilité.

Menu en haut de la page

 

Puis, sélectionnez Produits.

Menu de gauche, sous le module Comptabilité

 

Cochez les cases correspondant aux produits pour lesquels vous souhaitez des étiquettes, puis cliquez sur Code-barres. Une sous-section s’ouvrira avec les différents paramètres des étiquettes.


Page Liste des produits

 

Il ne vous reste qu’à modifier les paramètres qui vous intéressent, puis cliquer sur Imprimer! Une page PDF s’ouvrira avec vos étiquettes, que vous pourrez imprimer par la suite. Les sections Début colonne et Début rangée vous permettent d’indiquer précisément l’endroit où vous voulez imprimer sur la feuille. La case Page complète fait répéter le ou les codes sur une page entière.

Sous-section Code-barres de la page Liste des produits

 

Comment utiliser les étiquettes avec Collabox

Important : Vous devez installer une application sur votre téléphone intelligent (ou votre tablette) qui sache lire les codes-barres et codes QR si vous ne détenez pas de scanneur capable de lire ces différents types de codes. Ceci est un prérequis pour pouvoir utiliser les étiquettes avec Collabox. 

Pour lire une étiquette, prenez bien soin d’effectuer les deux étapes suivantes dans l’ordre :

  1. Connectez-vous à votre compte Collabox sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur auquel est connecté un scanneur. Cette étape est essentielle pour que vous ayez accès aux informations du produit, puisque nous avons mis au point un système de sécurité qui empêche toute personne non autorisée d’y avoir accès.
  2. Utilisez votre application pour scanner l’étiquette que vous souhaitez lire, ou votre scanneur. La page d’information sur votre produit s’ouvrira.

 

Les différents types de code

Le code-barres

Le code-barres demande un peu plus de travail que les codes QR pour accéder à la fiche d’un produit. En effet, il vous faut configurer votre téléphone pour que la fiche détaillée du produit scanné s’ouvre.

Exemple de code-barres pour le produit Blé d’inde

 

Voici sur quelle page on arrive après avoir scanné le code-barres en exemple (avec une téléphone bien configuré) :

Page Mise à jour d’un produit
Produit : Blé d’inde

 

Configurer son téléphone sous Android

1. Installer l’application Barcode Scanner sur votre téléphone à partir de votre Play Store.

Application Barcode Scanner dans le Play Store

 

2. Ouvrir l’application, puis cliquer sur les trois petits points en haut de l’écran pour ouvrir les paramètres. Sélectionner « Settings ».

Menu de l’application

 

3. Dans « Settings » (Paramètres), sélectionner « Custom search URL » (URL de recherche personnalisée). Ce paramètre vous permet de choisir vers quel site web vous serez dirigé en scannant un code-barres.

Paramètres de l’application

 

4. Écrire le lien suivant dans le champ d’URL : https://www.collabox.com/barcode/%s. Les symboles « %s » qui se trouvent dans l’URL seront remplacés par la valeur du code-barres que vous scannerez.

Adresse internet (URL) de Collabox à inscrire dans l’application

 

5. Scanner un code-barres à l’aide de l’application, puis cliquer sur  » Custom search », en bas à droite de l’écran. L’application vous dirigera directement dans la fiche de votre produit enregistré dans Collabox.

Scan du code-barres d’un produit enregistré dans Collabox

 

Votre application est prête à être utilisée avec les codes-barres de Collabox!

Configurer son téléphone sous iOS

1. Installer l’application QR Reader for iPhone sur votre téléphone à partir de votre Apple Store

Application QR Reader for iPhone dans l’Apple Store

 

2. Dans les paramètres (settings) de l’application, cliquer sur Send barcode to web server.

Paramètres de l’application QR Reader for iPhone

 

3. Activer le paramètre en s’assurant que le bouton de Activate soit vert. Puis, inscrire l’adresse URL suivante dans le champ Website URL : www.collabox.com/barcode/[code].

Configuration du serveur (Server Setup)

 

4. Retourner sur l’application pour scanner un code-barres.

Le code QR fiche complète

Le code QR fiche complète vous donne accès à la fiche détaillée du produit scanné, sans que vous n’ayez besoin de configurer quoi que ce soit. Vous saurez toujours ce qui se trouve dans les boîtes!

Exemple de code QR fiche complète pour le produit Blé d’inde

 

La page sur laquelle on tombe en scannant ce code est exactement la même que si on utilise le code-barres pour ce même produit :

Page Mise à jour d’un produit
Produit : Blé d’inde

 

Le code QR inventaire

Le code QR inventaire vous fait tomber directement sur la page d’inventaire du produit scanné. Pas de configuration requise non plus pour ce type de code. Vous pouvez donc ajuster en moins de deux l’inventaire d’un produit. C’est idéal pour les vendeurs sur la route ou les commandes de dernière minute. 

Exemple de code QR inventaire pour le produit Blé d’inde

 

Voici sur quelle page on tombe en scannant cet exemple de code : 

Page Variation d’inventaire
Produit: Blé d’inde

Les types de feuilles de temps

À ce jour, Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuilles de temps :

  1. Feuille de temps standard
  2. Feuille de temps techno
  3. Feuille de temps hebdomadaire
  4. Feuille de temps express

Nous vous offrons un petit survol de leurs différentes caractéristiques afin que vous trouviez votre préférée.

 

1. La feuille de temps standard

Cette feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faire un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

 

2. La feuille de temps techno

Ce modèle de feuille de temps offre un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

 

3. La feuille de temps hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

 

4. La feuille de temps express

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée

Feuille de temps express

 

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

 

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

 

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

 

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

 

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!