Attestation de conformité et quittance

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

 

Nouvelles sections

Rendez-vous dans le module Gestion

Menu horizontal de Collabox

 

Ouvrez la page Bon de commande.

Menu vertical de Collabox

 

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les nouvelles sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

 

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaîtront sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

 

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

Offres de services avec options

La manière d’écrire une offre de services, la manière de d’écrire les services et produits qu’on propose ont une importance stratégique très grande pour le développement des affaires de toute entreprise. C’est pour cette raison que les offres de services diffèrent sensiblement d’une entreprise à une autre et nous nous efforçons de répondre le mieux possible aux besoins de tous. Nous avons donc ajouté les options aux offres de services. 

Un service de traiteur, par exemple, offre à son client différentes options d’accompagnement pour un même menu. Cependant, il ne veut pas nécessairement inscrire les choix du client dans l’offre de services pour ne pas l’alourdir, mais il doit tout de même les consigner quelque part. Tout se joue alors sous l’onglet Produits de l’offre de services.

Comme d’habitude, le traiteur doit sélectionner les produits dans son offre de services. La différence, c’est que les produits pour lesquels il n’aura pas choisi les options s’afficheront en rouge, alors que ceux pour lesquels il aura inscrit ses choix apparaîtront en bleu. C’est un petit aide-mémoire. 

Page Produits de l’offre de services

 

Afin de sélectionner les options, il doit cliquer sur le nom du produit dans la liste. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira sur celles-ci. Reste à cocher les choix qui l’intéressent, puis à cliquer sur Enregistrer

Fenêtre d’options pour le produit Blanc de volaille…

 

Il pourra suivre la même démarche pour chacun des produits. S’il souhaite créer de nouvelles options, il lui faudra se rendre dans la liste des produits et ajouter des composants à son produit. Une fois les composants créées, la fenêtre d’options est générée automatiquement.

Démarche pour créer des options

Se rendre dans le module Comptabilité

Menu horizontal de Collabox

 

Cliquer sur Produits dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox

 

Cliquer sur le nom du produit que l’on souhaite modifier dans la liste, puis se rendre sous l’onglet Composants.

Page Éléments pour le produit [nom du produit]

 

Remplir les éléments de la grille.

Afin de mieux se retrouver sur cette page, voici une description des principaux éléments qui la composent : 

  1. Menu déroulant sous Composant : sert à sélectionner un produit existant et à le définir comme composant d’un autre produit.
  2. Pictogramme : permet d’accéder facilement à la fiche produit du composant.
  3. # Famille : regroupe les options. Dans une fenêtre d’options, il peut y avoir différentes options à sélectionner. Par exemple, pour un plat de poulet, on pourrait avoir un ensemble d’options d’accompagnement, que l’on regrouperait dans la famille 10, et un ensemble d’options de dessert, que l’on regrouperait dans la famille 30. Les nombres choisis importent peu. Ils servent seulement à créer des groupes d’option.
  4. Nb choix max : détermine le nombre d’options que l’on peut sélectionner par famille.
  5. $ Extra : Ajoute un montant pour une option en particulier. Par exemple, si le client veut un gratin dauphinois au lieu de patates pilées et que cela coûte 2 $ de plus, c’est là qu’on inscrit l’extra de 2 $.

Intéressés par ces nouvelles possibilités dans les offres de services? Contactez-nous pour l’essayer!

Alertbox : votre nouvel outil motivateur

Eh non, vous n’avez jamais entendu parler de l’Alertbox avant aujourd’hui parce que c’est un tout nouveau produit créé par l’équipe de Collabox! On s’est un peu amusés avec des miniordis qu’on appelle des « micro-controlleurs », quelques fils et une lumière gyrophare…

Avides de savoir ce qu’on a bien pu créer comme système? Le voilà!

Votre Alertbox sera en communication avec votre Collabox. Selon vos préférences, on la reliera à différents types d’intervention dans le logiciel, par exemple aux ventes, et lorsqu’un de vos vendeurs effectuera une nouvelle vente, la lumière sur le dessus de la boîte s’allumera quelques secondes pour vous l’annoncer. Motivant, n’est-ce pas?

Les possibilités de l’Alertbox sont infinies! Toutes les notifications qui existent déjà dans Collabox peuvent être annoncées par votre nouvelle « boîte à alertes », mais on se limite pas qu’à ça!

Vous avez une idée pour motiver vos troupes? Faites-nous-en part! N’hésitez pas à venir discuter avec nous de vos idées pour utiliser l’Alertbox, nous nous ferons un plaisir d’adapter cet outil à vos besoins.

Les familles (catégories)

Dans notre logiciel, vous pouvez utiliser des codes de couleurs que l’on appelle des familles (ou des catégories) pour mieux vous retrouver dans vos projets, vos rendez-vous et vos tâches. C’est à vous de déterminer quelle couleur correspond à quoi.

Pour ce faire, rendez-vous dans votre calendrier. 

Menu horizontal de Collabox

 

Cliquez sur Catégories (Familles) dans le menu de gauche.

Menu vertical de Collabox

 

Vous arriverez sur la page Configuration des catégories d’agenda (Familles). Des couleurs de catégories sont déterminées par défaut. Toutefois, si vous souhaitez les changer, vous pouvez cliquer sur les cases blanches sous la section Couleur. Ensuite, nommez les catégories, puis déterminez si ce sont des heures facturables ou non. Appuyez sur le bouton Enregistrer au bas de la page pour finaliser les changements.

Note : La case Non-facturable sert principalement à visualiser, dans l’onglet Liste du calendrier, le total des heures facturées et de celles qui sont non-facturées.

Page Configuration des catégories d’agenda (Familles)

 

Vos familles, une fois créées, se retrouveront dans les trois formulaires suivants : projets, rendez-vous et tâches. Si, par exemple, vous créez un projet et vous lui attribuez la catégorie En cours, de couleur verte, votre projet s’affichera en vert dans le calendrier. Il en est de même pour les rendez-vous et les tâches.

Formulaire d’un projet

 

Le projet s’affichera ainsi dans votre calendrier :

Calendrier des projets

 

Avec les familles, vous repérerez plus rapidement ce que vous cherchez et visualiserez mieux vos différentes occupations. Elles deviendront un outils particulièrement agréable à utiliser.

Attestation du sous-traitant dans Collabox

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction faisant affaire avec des sous-traitants ont besoin d’obtenir du sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle, lorsque le contrat atteint une certaine somme. Ils peuvent conserver le numéro de référence de cette attestation dans Collabox et surveiller la date d’échéance pour s’assurer d’obtenir une nouvelle attestation quand nécessaire.

Si vous êtes dans cette situation, voici comment procéder dans Collabox :

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

 

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

 

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

 

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.

Offres de services express

Les offres de services express sont arrivées! Nous savons que remplir une offre de services peut-être assez long. Pour améliorer votre expérience, nous avons créé les offres de services express. Elles sélectionnent par défaut plusieurs informations pour que ce soit plus rapide à remplir.

Avec cette fonction, plus besoin de créer un client, puis un projet. Vous rentrerez une seule fois quelques paramètres par défaut et ils seront réutilisés pour chaque nouvelle offre express. Pour déterminer ces paramètres, dirigez-vous sur la page Organisme, située sous le menu Préférences.

Menu en bas à gauche

 

Cliquez sur l’onglet Projets.


Page Mise à jour de l’organisme

 

Remplissez au minimum les éléments des encadrés rouges : Le nom du projet par défaut, les employés affectés, la probabilité de clore et le nom de la première phase. Puis, cliquez sur Enregistrer dans le bas de la page.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Projets

 

Une fois vos paramètres déterminés, cliquez sur l’icône Gestion.

Icône Gestion, dans le menu en haut de la page

 

Ensuite, cliquez sur Ajouter une offre de services Express.

Page Liste des offres de services, menu Ajouter une offre de services Express

 

Remplissez au minimum le champ Nom et cliquez sur Enregistrer. C’est le nom du client qui s’affichera sur votre offre de services. Vous pouvez aussi remplir les autres champs selon ce que vous voulez voir sur l’offre.


Page ajout d’un client

 

Les champs choisis par défaut seront déjà remplis sur la page Ajout d’une offre de services. Vous pouvez tout de même faire des modifications si nécessaire ou remplir les autres champs. C’est cependant facultatif. Cliquez sur Enregistrer, puis Suivant si vous avez changé ou ajouté des informations; cliquez seulement sur Suivant si vous ne modifiez rien.


Page Ajout d’une offre de services

 

Vous tomberez sur la page Phases de l’offre de services. La phase 1 sera déjà inscrite. Vous pourrez ajouter d’autres phases (facultatif), puis cliquer sur Enregistrer et ensuite sur Suivant. Si vous ne changez rien, cliquez sur Suivant directement.

Page Phases de l’offre de services

 

Vous êtes ensuite amenés sur l’onglet Honoraires. Cliquez sur la ou les phases pour ajouter des honoraires à l’offre.

Onglet Honoraires de la page Honoraires de l’offre de services

 

Pour imprimer l’offre de services, cliquez sur l’onglet Impression, choisissez les options d’impression et cliquez sur Imprimer. Pour envoyer l’offre par courriel, rendez-vous sur l’onglet Envoi par courriel, remplissez les champs et cliquez sur Envoyer.

Page Honoraires de l’offre de services

 

Le produit final :

Exemple d’offre de services express (à imprimer)

 

C’est aussi simple et rapide que cela! Quatre étapes et le tour est joué.