Collabox : un outil pour récupérer vos factures du mois

factures recupérées blog CollaboxAvoir accès à ses documents partout et n’importe quand c’est vraiment pratique. Mais, on a compris que des fois, c’est aussi essentiel d’en conserver une copie sur notre ordinateur. C’est entre autres le cas des factures! Que ce soit pour les envoyer à un collègue, en conserver une copie en sécurité ou bien les imprimer, Collabox a pensé à vous! Nous avons créé une fonction qui permet de rassembler toutes les factures d’un mois donné, de les amalgamer et de les télécharger dans un même document en format PDF.

Les étapes sont simples. Vous allez voir, ça se fait comme un charme. 

Comment télécharger les factures en format PDF?

Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie « Comptabilité ».

Facture _2

Vous vous trouverez directement sur la page facturation où toutes vos factures du mois en cours s’affichent. Une fois sur cette page, cliquez sur le lien « Télécharger toutes les factures de ce mois » qui se trouve en bas de la page. Vous pouvez aussi changer la période de facturation pour obtenir les factures d’un autre mois.

 

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En cliquant sur ce lien, une fenêtre de dialogue s’affichera pour vous demander de télécharger un document PDF dans lequel vous trouverez toutes vos factures du mois, vous n’avez alors qu’à cliquer sur “Enregistrer” pour avoir toutes vos factures dans un seul et même document.

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Qu’est-ce que le Collabox ?

Le Collabox est un logiciel de gestion d’entreprise accessible en ligne qui se personnalise selon vos besoins. Ses diverses fonctionnalités se déploient sous trois grandes catégories :

  1. Comptabilité
  2. Gestion de projet
  3. Relation client

Avec le Collabox, suivez à la trace vos dépenses et revenus en tout temps sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur. Utilisez nos différents modules pour gérer toutes vos activités d’entreprise. Feuilles de temps, CRM, agenda, facturation… et plus encore! Jetez un coup d’oeil aux outils de gestion que nous vous offrons.

 

La comptabilité

Comptabilité1Comptabilité

Vous trouverez dans ce module parfaitement sécurisé une panoplie de services qui vous seront d’une grande aide. Vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise. Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise, tels que : les rapports des déboursés, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

Factures1Facturation

L’outil qui risque d’être le plus utilisé de votre Collabox, la facturation, est très simple à maîtriser. Il vous suffit d’ajouter une facture au nom de votre client, d’inscrire les dates de renouvellement le cas échéant, de la sauvegarder et le tour est joué! Votre facture apparaît dans votre liste de factures. Vous pouvez même la faire parvenir par courriel.

Rapports1Rapports

Collabox vous offre une panoplie de rapports vous permettant de faire le point sur votre entreprise. Vous pouvez, entre autres, connaître la charge de travail de vos employés, l’avancement des projets, mais aussi votre rentabilité. Ces rapports détaillés se révéleront d’une grande aide pour la gestion de votre entreprise.

Remises1Remise de taxes

Pas toujours évident, de garder le compte des taxes que vous devez au gouvernement? Collabox fait le calcul pour vous. Il suit les paiements déjà effectués et ceux à venir. Sous la forme d’un rapport (résumé ou détaillé), vous verrez toutes les taxes chargées pour chaque projet, mais aussi celles payées avec vos déboursés.

États de compte1États de compte

Vous pouvez visualiser sur le Collabox un aperçu des états de compte de tous vos clients sous forme de liste, et sur des périodes de temps définies. Il est aussi possible d’afficher les informations sous forme détaillée. Grâce à cette fonction, vous garderez plus facilement à l’œil les montants qui vous sont dus et n’oublierai plus de factures impayées.

Impressions des chèques1Impression des chèques

Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté au module comptabilité une fonction pour imprimer des chèques. Vous pouvez inscrire sur vos chèques le montant exact et les personnaliser avec votre libellé.

 

 

La gestion

Fournisseurs1Fournisseurs

Vous pouvez conserver en un seul endroit toutes les coordonnées de vos fournisseurs dans le Collabox. Vous n’aurez à entrer leurs informations qu’une seule fois et il vous sera ensuite possible de les mettre à jour en tout temps. Une liste des fournisseurs se crée automatiquement en ordre alphabétique. Fini l’époque où vous peiniez à trouver ces informations!

Projets1Projets

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projets sous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

Déboursés1Déboursés

Vous trouverez, sur le Collabox, une base de données de tous vos déboursés que vous pourrez répartir selon les projets et ajouter aux factures. Vous pouvez, à tout moment, modifier les informations qui y sont répertoriées. La liste des déboursés classe les éléments en fonction de leur numéro et tient compte de vos préférences de tri. Les déboursés en caractère gras représentent les comptes à payer.

Bons de commande1Bons de commande

Les bons de commande vous permettent de créer instantanément des déboursés. Ils sont considérés comme des dépenses à venir lorsque vous consultez vos rapports de rentabilité de projet. Collabox vous rend la tâche plus facile quand vient le temps de faire le suivi des commandes auprès des différents fournisseurs. Vous avez maintenant l’occasion de faire parvenir à vos fournisseurs vos bons de commande par courriel comme c’est le cas pour les factures, les états de compte et les offres de service. Le bon de commande rassemble toutes les informations importantes en présentant le détail de votre commande, l’adresse de votre fournisseur et une description des travaux demandés.

Employés1Employés

Grâce au Collabox, vous avez accès à la liste complète de vos employés actifs. Vous pouvez, en quelques clics, gérer la liste en ajoutant ou en désactivant un employé. Toutes les informations saisies concernant vos employés seront conservées même en cas de désactivation. Vous pourrez donc y accéder en tout temps et même réactiver l’employé en cas de besoin.

Feuilles de temps1Feuille de temps

La feuille de temps est le cœur de Collabox. Elle vous permet, à vous et à vos employés, d’entrer vos heures de travail de manière très précise en sélectionnant un projet, un service, une tâche, une ressource, des notes, etc. Vous pouvez y répertorier tous les petits 15 minutes qui, autrement, auraient pu vous glisser entre les doigts. Ainsi, vous connaissez exactement le temps consacré à un projet et vous pouvez le facturer aisément à vos clients. Fini les casse-têtes.

Agenda1L’agenda

L’agenda du Collabox est un excellent planificateur. Vous avez la possibilité de consulter l’agenda collectif, qui affiche l’horaire et les tâches de tous les employés sur une même page, ou de ne sélectionner que les employés dont vous souhaitez connaître l’emploi du temps. Vous pouvez aussi y inscrire des réunions, et la plage horaire sera réservée dans l’agenda de chacune des personnes concernées. De plus, modifiez la date et l’heure d’un rendez-vous en un seul clic, directement dans l’agenda. Il n’aura jamais été aussi facile de planifier une rencontre!

Téléphonie1Téléphonie

Vous faites une tonne d’appels dans une journée et n’avez aucun moyen d’en obtenir un suivi rigoureux? Le module de téléphonie du Collabox est parfait pour vous. Il permet de lister les appels, de consulter les fax et même de composer vos numéros automatiquement. Non seulement le module affiche le résumé de vos appels antérieurs, mais il compose aussi des statistiques sur le temps passé au téléphone. En utilisant ce module, vous n’avez plus besoin de vous demander qui communique avec vous. Collabox le fait pour vous, il reconnaît automatiquement l’appelant et vous permet d’accéder rapidement à sa fiche.

Offres de services1Offres de services

Il s’agit d’un module très puissant dans le Collabox, puisque vos offres de service peuvent devenir le point de départ d’un projet. Les offres sont souvent personnalisées pour s’adapter aux besoins des clients. La manière dont vous présentez vos prix, tout comme vos offres de service, restent très stratégiques. C’est pour cela que nous avons créé des fiches très détaillées, mais aussi une liste des offres facile à consulter.

Étapes détaillées1

Étapes détaillées

Le module Étapes détaillées complète celui des offres de services. Il se veut un moyen rigoureux de déterminer le coût d’un projet. Dans l’offre de service, vous pouvez énumérer les étapes de réalisation d’un projet et associer un prix à chacune d’elles. Ces étapes détaillées deviennent automatiquement des tâches affectées aux intervenants de votre équipe pour la réalisation du projet. Elles sont répertoriées avec une date d’échéance, un nombre d’heures et un pourcentage réalisé. Le tout permet de faire un suivi sur l’avancement du projet. 

Le document Bon de travail, qui se trouve dans l’offre de service, présente les budgets en heures accordés à chacune des étapes. Il peut se révéler un outil très intéressant pour guider l’équipe dans son travail.

Tâches1

Tâches

Ce module vous permet d’assigner des tâches à vos employés. Lorsque vous créez une nouvelle tâche, plusieurs paramètres sont personnalisables : attribution d’un ordre de priorité, utilisation d’un code de couleurs, ajout d’une description, inscription d’une date d’échéance, etc. L’employé peut visualiser les tâches que vous lui avez attribuées en consultant une liste qui en présente un résumé, ainsi que le pourcentage accompli. Il peut aussi gérer l’affichage par journée ou par semaine. C’est maintenant plus simple de déléguer des tâches aux bonnes personnes et d’assurer le suivi de leur complétion!

Gabarit de tâches1Gabarit de tâches

Cet outil permet de créer un gabarit, soit un modèle, d’une tâche et de toutes les étapes nécessaires à sa réalisation (sous-tâches). Une fois le gabarit créé, vous pouvez l’appliquer à autant de projets que vous le souhaitez et les tâches s’affichent toutes avec leurs dates d’échéance respectives, en fonction de leur hiérarchie que vous aurez préalablement déterminée.

 

La relation client

Clients1

 

Clients 

Vous voulez avoir accès à la liste de tous vos clients sans perdre votre temps? C’est possible grâce à Collabox. Le logiciel vous donne accès à la liste de tous vos clients actifs, et un moteur de recherche vous permet de retrouver leur fiche rapidement.

Les fiches rassemblent les coordonnées de vos clients, la liste de tous les projets qui leurs sont attribués, ainsi que l’historique des factures et versements. Toute l’information importante se trouve ainsi rassemblée en un seul endroit. 

Personnes Contacts1CRM — Personnes contacts

Le module Personnes contacts, qui est la base du système CRM du Collabox, joue trois rôles.
Il vous sert d’abord de calendrier des suivis auprès de vos contacts. Vous éviterez de petits oublis de suivi en l’utilisant. Vous pourrez aussi définir un statut d’opportunité et une qualification à chacun de vos contacts pour savoir à qui consacrer le plus d’énergie et à quel moment. Un autre rôle du module consiste à archiver un historique de toutes les interactions avec vos contacts. Vous ne douterez plus de la dernière chose que vous aviez dite à madame Unetelle, ce sera écrit noir sur blanc! Enfin, le module deviendra votre bottin de contacts professionnels. Vous ne perdrez plus un seul numéro!

Petit plus pour de grands résultats: Les données produites par le CRM constituent la base du Rapport des projections de vente, un outil qui vous aidera à mieux voir dans le futur.

Rapport d'activité vendeur1Le rapport d’activité vendeur

Le Collabox génère des rapports d’activité vendeur, qui dressent le portrait du travail de vos vendeurs pour une période donnée. Vous obtenez le détail de tous les contacts et de toutes les prises de contact de vos vendeurs en un seul coup d’œil. Les rapports peuvent être classés par type d’intervention ou personne contactée.

envoi_massifL’envoi massif de courriels 

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’écrire des messages, de construire des listes de destinataires, de programmer des envois, puis de suivre le taux d’ouverture de courriel et le nombre de clics sur les hyperliens. C’est idéal pour faire de la sollicitation ou envoyer une infolettre. Collabox vous offre tous les outils pour réaliser votre prochaine campagne de E-Marketing, le tout complètement intégré à votre CRM.

Collabox : un outil pour gérer votre budget

Gérer les finances de son entreprise peut être compliqué, on vous l’accorde. C’est pourquoi on a rendu ça plus facile grâce à Collabox. Il s’agit de votre meilleur outil pour planifier votre année financière grâce, entre autres, à un budget et un état des résultats. Ce n’est pas génial ça? Cet outil est directement intégré dans les fonctionnalités de comptabilité de Collabox. Pour l’utiliser, suffit de suivre les étapes ci-dessous. Sur ce, bonne planification! 

Comment avoir accès aux outils de gestion?

Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie « Comptabilité » :
Dans le menu à gauche, repérez la section « Comptabilité » et cliquez sur l’onglet « État des résultats » :

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Tous vos budgets des années passées et de l’année en cours vont alors apparaître :

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Vous n’avez maintenant qu’à choisir l’année budgétaire sur laquelle vous voulez travailler. 

Pour vous faciliter la tâche, Collabox vous permet aussi de prévoir vos dépenses et revenus durant l’année budgétaire.

Démarche pour la prévision des dépenses

En cliquant directement sur l’année, vous accédez à la portion de planification de l’outil. Vous pouvez ainsi prévoir vos revenus et dépenses pour l’année afin d’éviter les surprises plus tard.

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Pour déterminer vos revenus et vos dépenses, cliquez sur les onglets « Revenus » et « Dépenses ». Vous pourrez ainsi choisir les montants estimés pour votre année à venir.

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Aperçu des revenus de l’année budgétaire en cours

 

Aperçu des dépenses de l'année budgétaire en cours.
Aperçu des dépenses de l’année budgétaire en cours.

Lorsque vous êtes dans l’aperçu des revenus ou des dépenses, chaque ligne correspond à un poste budgétaire. 

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Pour faire vos prévisions, Collabox vous offre quatre possibilités pour entrer vos prévisions (annuel, mensuel, hebdomadaire et divisé). Choisissez l’option qui correspond à vos besoins dans le menu déroulant. L’option « Divisé » permet d’entrer des montants arbitraires et différents pour chaque mois. 

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Pour notre exemple, nous avons choisi l’option « Divisé ». Une fois le choix fait, il ne reste qu’à cliquer sur « Diviser » au bout de la ligne à droite.

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Il ne reste qu’à indiquer les montants dans les cases.

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Une fois terminé, n’oubliez pas d’enregistrer!

Pendant l’année, vous pouvez en tout temps comparer vos prévisions et vos résultats. Pour y arriver, vous devez cliquer sur « Consulter l’état des résultats ».

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Collabox affiche directement votre rapport de l’année budgétaire que vous avez choisi.

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Vous pouvez aussi choisir la période que vous souhaitez en utilisant les menus déroulants en haut du tableau pour changer les mois et les années.

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Le moyen le plus simple d’encaisser par PayPal

Collabox et Paypal

De nos jours, l’utilisation des transactions électroniques est devenue essentielle dans le monde des affaires.

Le hic est qu’il y aura des clients qui ne vous donneront pas leurs coordonnées de cartes bancaires.

À tout problème, il y a une solution. Le site de transactions PayPal est certainement LA solution qui a fait ses preuves depuis longtemps en tant qu’intermédiaire neutre et rassurant pour tout le monde.

On oublie parfois que PayPal est un moyen extraordinaire de se faire payer par carte de crédit, sans avoir à négocier un numéro marchand auprès des compagnies de carte de crédit et sans avoir à assumer de frais mensuels.

Sans l’aide du Collabox, produire une facture et la transmettre à nos (vos) clients pour se faire payer par PayPal, nous impose une série de technicalités qui pourrait souvent dépasser nos compétences.

On a vraiment d’autres choses à faire ! C’est à ce moment précis que le Collabox arrive à la rescousse. Notre équipe a créé la solution la plus simple pour nos clients pour facturer avec PayPal.

Vous n’avez qu’à remplir un seul champ et le tour sera joué. À partir de là vous pouvez vous faire payer les factures produites dans le Collabox par PayPal (il faut évidemment avoir au préalable un compte PayPal pour le faire !).

Voici la démarche que vous devez suivre pour remplir le champ en question :

Rendez vous dans le menu « Préférences » puis cliquez sur « Organisme » (c’est toujours en bas à gauche, mais il faut avoir ce privilège):

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Après cliquez sur l’onglet « Comptabiltié »

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Finalement, remplissez le champ « Compte PayPal » en y saisissant l’adresse courriel rattachée à votre compte :

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Vous n’avez maintenant qu’à utiliser le bouton au bas de la facture pour envoyer vos factures par courriel

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Le Collabox ajoutera dans le courriel d’acheminement, un icône cliquable pour que vos clients puissent payer directement au moyen de leur compte PayPal. 

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Après le paiement par votre client, l’argent se retrouvera immédiatement dans votre compte PayPal, prêt à être transféré dans votre compte bancaire.

Les champs personnalisés : adaptez votre Collabox !

peintre champs perso_medD’apparence anodine, les champs personnalisés sont un moyen extrêmement puissant d’avoir le plein contrôle de l’information importante pour votre entreprise. Parfois il est nécessaire de saisir des informations précises dans Collabox et elles ne font pas partie des formulaires de base disponibles. Nous avons pensé à tout! Il s’agit des champs personnalisés. Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter vous-même des champs à l’intérieur des formulaires de base. 

Si vous cherchez plutôt à modifier les champs affichés dans les formulaires de base, le texte sur les formulaires personnalisés vous sera plus utile.

Comment y avoir accès ?

Il faut d’abord afficher la section configuration en cliquant sur l’icône sur « Configuration » dans la barre de menu dans le haut de la page.

Vous trouverez ensuite l’option « Champs personnalisés » dans la barre de gauche.

clip écran du menu dans la palette de gauche

Plusieurs types de champs sont disponibles. Vous pouvez insérer des champs de texte simple ou multilingue, des cases à cocher, des menus déroulants, etc.

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Cependant, il est seulement possible de modifier certains formulaires de base.

En résumé, ces formulaires contiennent…

  • Contacts : Contient les coordonnées nécessaires des contacts principaux de chacun de vos clients (noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.)
  • Clients : Contient les informations concernant tous vos clients dans cette fiche (raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Projets : Contient les informations clés concernant vos projets (l’intitulé du projet, son signataire, son statut, sa probabilité de clore, etc.)
  • Fournisseurs : Contient l’information relative à vos fournisseurs. Comme pour vos clients, vous n’avez qu’à décider ce que vous voulez garder comme information sur vos fournisseurs (plus des champ de base, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Employés : Contient les informations sur vos employés. Vous pouvez par exemple ajouter avec les champs personnalisés le nom du conjoint, une idée de cadeau d’anniversaire, des numéros d’assurance sociale, etc.
  • Candidats : Dans un contexte de recrutement et d’embauche, on trouve ici les informations sur les candidats potentiels.
  • Bon de commande : Les champs personnalisés sont utiles pour consigner les informations spécifiques à votre secteur d’activité (unité de mesure, formats standards, spécifications de produits, etc.).
  • Tâches : Contient les informations détaillées de chacune des tâches (projet lié, tâche parent, service, temps prévu pourcentage accompli, description, etc.).
  • Produits : Contient les informations de chacun de vos produits en détail (catégorie, code de produit, fournisseur, prix, etc.).
  • Agenda :  Contient toutes les informations sur chacun des rendez-vous (date et heure, projet, contacts, produit, service, employés affectés, statut du rendez-vous, etc.).

Une fois que vous avez maîtrisez les concepts de base, il ne vous reste qu’à expérimenter pour créer ou modifier à votre guise les formulaires. 

Organisation des champs personnalisés

Les champs personnalisés s’alignent, par défaut, les uns en dessous des autres dans le bas de la fiche où ils sont créés. Collabox permet de les organiser en « sections » et en « familles ».

Voir comment les sections et les familles s’affichent sur le Collabox

Les sections et les familles en contour

Les champs d’une « section » s’organisent selon la logique suivante : tout d’abord les familles les unes sous les autres, suivant l’ordre numérique des familles, puis les champs sans famille en dessous. Le tout forme une zone qu’on peut masquer ou afficher (la « Section »).

Voir comment la section s’affiche sur le Collabox

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Les champs d’une même famille, quant à eux, se positionnent sur une seule ligne (au lieu de se placer les uns sous les autres). On peut même décider si les étiquettes descriptives doivent être affichées à la gauche du champ ou au-dessus.

Voir comment les familles sont affichées sur le Collabox

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Les étiquettes descriptives affichées au-dessus du champ
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Les étiquettes descriptives affichées à la gauche du champ

Les champs personnalisés créés dans la fiche contact répondent aux critères de recherche dans l’outil de recherche de la fiche contact.

Les champs personnalisés ont fait l’objet d’un travail intensif ces dernières semaines. Nous remercions particulièrement Nicolas Baron, des Industries de la rive sud (South Shore Furnitures) pour avoir autorisé la prise de captures d’écran.

Les cinq principes clés du Collabox

 

Un grand produit se construit sur de grandes bases. Collabox a été conçu sur deux grandes bases :

  1. Notre équipe de conception travaille dans une même vision. Au quotidien, quand vient le temps de prendre des décisions nous pouvons nous poser la question à savoir si on respecte les grands principes.
  2. Nos clients eux-mêmes doivent pouvoir participer à la mise au point de « leur » Collabox. Ainsi, il s’agit de faire connaître les lignes directrices qui guident nos actions, pour que ceux qui en ont besoin tirent le maximum de qui nous sommes, de ce que nous faisons.

Ces bases ont généré cinq principes clés qui ont fait le succès du Collabox :

La saisie unique 

La personnalisation

Les ressources éprouvées

L’accumulation de l’expertise

Une équipe accessible

En boni, une double-clé.

 

Principe-Clé 1, La saisie unique:

Une fois les coordonnées entrées dans le Collabox, cette information se retrouve automatiquement dans tous les modules : les contacts, le courriel, la soumission, la facture, les remerciements, etc. Résultats : erreurs épargnées, temps sauvé, rentabilité accrue.

Collabox dispose également de « configurations » multiples qui accroissent les possibilités de s’ajuster aux besoins du client : formulaire personnalisé, champ nouveau, ordre d’affichage particulier, menus configurables.

Cela semble trop simple, et pourtant… Combien de clients nous avons « intégrés » qui, avant de nous connaître saisissaient de multiples fois les coordonnées de leurs correspondants, qui transcrivaient des numéros de factures dans un autre logiciel, qui réécrivaient des listes de tâches prioritaires, qui recomptaient dans un nouveau fichier Excel, etc.

Dans le Collabox, on ne fait pas le travail en double. On consulte, on exporte, on importe, on met à jour, mais on ne ressaisit pas! C’est facile à comprendre, mais croyez-moi, c’est plus difficile à instaurer qu’on pense. Mais chez Collabox, nous sommes pleinement commis vers cela. Ce principe est là pour rester, et les bienfaits qu’on en tire aussi : le temps sauvé et la rigueur et la qualité de l’information.

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Principe-Clé 2, La personnalisation:

Désormais, c’est l’un des principes phares de Collabox. Un principe émanant du souci de notre équipe à répondre aux besoins et aux attentes de nos clients.

Collabox peut s’ajuster aux besoins particuliers de notre client, se marier à ses autres systèmes informatiques. Notre équipe de programmation maîtrise tous les langages et sait configurer Collabox pour satisfaire nos clients. Nous travaillons AVEC notre client pour arriver à LA solution qui le satisfait pleinement.

Ainsi, chez Collabox, nous avons décidé que notre outil se plierait à vos demandes, s’ajusterait à vos besoins.

Parfois la solution existe dans l’outil lui-même : un formulaire personnalisé, un champ que l’usager ajoute lui-même, un tri contrôlé, un ordre d’affichage précisé, des menus configurables. Le Collabox est rempli de « configurations » et de préférences. Ces ajustements, à la portée de l’usager ou de l’administrateur, règlent beaucoup de situations.

Parfois, l’outil a besoin d’un coup de main plus spécifique. La structure du Collabox a été prévue pour intégrer de la programmation sur mesure sans nuire aux systèmes des autres utilisateurs, sans amoindrir la performance de l’ensemble. Cette programmation sur mesure, réalisée par notre équipe est une caractéristique fondamentale de notre produit. Au fil des années, nous avons créé des systèmes d’inventaires uniques, des représentation sur mesure de l’agenda, nombre de rapports pour des besoins spécifiques de clients particuliers, etc.

Soyez avertis : si vous nous demandez, « Est-ce que ce serait faisable de…? », la réponse sera toujours « Oui ».

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Principe-Clé 3, Les ressources éprouvées:

Avec Collabox, nous innovons, mais en nous appuyant sur les ressources qui ont fait leurs preuves. Nous n’expérimentons pas avec nos clients les dernières nouveautés : nous utilisons les logiciels connus, documentés que nous maîtrisons et qui sont amplement supportés. 

Résultat : Collabox est un produit robuste qui résiste à une utilisation intensive, qui répond à chaque fois et qui dure dans le temps. Certains de nos clients sont avec nous depuis 1998.

Le monde des technologies de l’information est un monde qui évolue rapidement et les spécialistes ont souvent tendance à surestimer les changements (améliorations?) qui se pointent à court terme.

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Principe-Clé 4, L’accumulation de l’expertise:

Avec les années, au fil des implantations chez les clients, nous sommes persuadés d’avoir compris certaines choses, d’avoir réglé certains problèmes de base, d’avoir créé des solutions performantes pour des situations d’affaires bien réelles.

Au point où nous croyons que notre outil est un répertoire de solutions, souvent en avance sur la compréhension que nos clients ont de leurs propres besoins. En d’autres mots, les fonctionnalités que nos clients découvrent dans notre outil améliorent leurs connaissances de leur propre processus d’affaires. Nous contribuons à construire leur vision de comment ils peuvent opérer dans leurs entreprises.

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Principe-Clé 5, Une équipe accessible:

En 1998, nous avons compris que, compte tenu de la multiplicité des logiciels et des supports, le fonctionnement « sans faille » ne pourrait plus être assuré sur les machines de nos clients. La solution? L’Internet : avec votre navigateur préféré, et en ne consommant que très peu de bande passante, vous accédez à votre Collabox sur un serveur sécurisé.

Vous ne serez jamais totalement coincé. Vous pouvez accéder à votre compte Collabox, travaillez depuis une autre machine que la vôtre. Depuis votre iPhone même, si vous avez un besoin urgent (c’est tout de même petit un écran de iPhone, mais c’est par là que j’enregistre les paiements la majorité du temps).

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UNE DOUBLE CLÉ

Mon nom est Francis Masse. Je suis le président, le fondateur et le propriétaire de Collabox. Vous pourrez toujours me rejoindre. Mon courriel est le francis.masse@collabox.com, mon téléphone au bureau est le 418 907-9274, poste 110.

Et si vous vivez une situation vraiment urgente, deux solutions : appelez deux fois, dans la même minute au 418 265-8722 (c’est mon cellulaire personnel), nous comprendrons que c’est une grande urgence et, toutes tâches cessantes, nous nous occuperons de vous. Vous pouvez aussi écrire à urgence@masseco.com (s.v.p., gardez cette adresse pour les urgences). Nous ferons alors un suivi le plus immédiat que nous pouvons. 

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Cela fait 20 ans que nous offrons ce niveau de service. Nous avons des amis qui trouvent que nous donnons trop de services. Peut-être serions-nous plus riches si nous pensions plus traditionnellement, avec des contrats de service, des banques d’heures de support et la facturation qui s’y rattache. Sur ce sujet, l’ultime question est : « Est-ce que nous sommes débordés? » La réponse est « non ». C’est que Collabox est un système qui fonctionne.