Alertbox : votre nouvel outil motivateur

Eh non, vous n’avez jamais entendu parler de l’Alertbox avant aujourd’hui parce que c’est un tout nouveau produit créé par l’équipe de Collabox! On s’est un peu amusés avec des miniordis qu’on appelle des « micro-controlleurs », quelques fils et une lumière gyrophare…

Avides de savoir ce qu’on a bien pu créer comme système? Le voilà!

Votre Alertbox sera en communication avec votre Collabox. Selon vos préférences, on la reliera à différents types d’intervention dans le logiciel, par exemple aux ventes, et lorsqu’un de vos vendeurs effectuera une nouvelle vente, la lumière sur le dessus de la boîte s’allumera quelques secondes pour vous l’annoncer. Motivant, n’est-ce pas?

Les possibilités de l’Alertbox sont infinies! Toutes les notifications qui existent déjà dans Collabox peuvent être annoncées par votre nouvelle « boîte à alertes », mais on se limite pas qu’à ça!

Vous avez une idée pour motiver vos troupes? Faites-nous-en part! N’hésitez pas à venir discuter avec nous de vos idées pour utiliser l’Alertbox, nous nous ferons un plaisir d’adapter cet outil à vos besoins.

Application web VS application mobile

La beauté de Collabox est sa portabilité c’est-à-dire qu’on peut l’utiliser sur des systèmes informatiques différents. Il est donc accessible partout à condition d’être connecté à Internet. Pour connaître d’autres particularités, commençons par un petit jeu. Sur l’écran du téléphone intelligent ci-dessous, on retrouve plusieurs applications. Certaines sont mobiles, d’autres sont Web. Êtes-vous capable de les différencier?

VS1

Cliquez ici pour connaître la réponse

Sur cet écran de iPhone, le bouton « Collabox » est un lien vers une application Web, alors que le bouton Second Cup est un lien vers une application mobile téléchargée sur le téléphone. Si vous vous êtes trompés, ce n’est pas grave. Continuez de lire, on vous explique leurs particularités!

L’application Web

L’OQLF définit l’application Web comme une « application pouvant tourner sur un serveur Web ». On peut la consulter en utilisant un navigateur Web comme Internet Explorer, Safari, Chrome ou Firefox. La beauté de l’utilisation du navigateur pour accéder à l’application Web c’est qu’on peut utiliser autant un ordinateur, une tablette, un téléphone intelligent ou tout autre appareil pouvant utiliser le protocole HTTP (ex. Collabox.com, Sales-Track.ca, Sales-force.com, etc.). Ce qui permet la bonne compatibilité entre les différents appareils est dû à la bonne gestion des composantes CSS du site. Un CSS bien conçu permet d’adapter le rendu de l’application sur les différents écrans des appareils cités.

Pour et contre

  • Un avantage de l’application Web est qu’elle est immédiatement disponible pour tous les appareils pouvant accéder au Web (à condition d’avoir été développé en ce sens, ce qui est aujourd’hui la norme).
  • Un autre avantage de l’application Web est qu’elle donne accès presque instantanément à l’information et les quantités d’information téléchargées sont toutes petites. Elles sont aussi spécifiques à la recherche que l’on fait et aux documents consultés.
  • Une application Web ne requiert pas d’être « approuvée » par les sites de distribution d’application comme App Store et Google Play. Ainsi, la publication et la mise à jour d’une application Web sont instantanées et ne souffrent d’aucun délai.
  • Un inconvénient de l’application Web est qu’elle requiert une connexion Internet en continu. Sans connexion Internet, pratiquement aucune information n’est accessible.
Collabox sur différentes plateformes

VS6
Collabox sur ordinateur

Collabox sur tablette
Collabox sur tablette

Collabox sur téléphone intelligent

L’application mobile

Pour sa part, une application mobile est une « application conçue pour être téléchargée et fonctionner sur un appareil mobile » (OQLF, 2013). Cette dernière est développée dans un langage spécifique à chaque type de mobile (ex. téléphones intelligents, tablettes numériques). L’application mobile peut être préinstallée sur un appareil mobile ou téléchargée dans une boutique en ligne (App Store sur iOS ou Google Play sur Android), on parle alors d’une application native. Ce type d’application n’est pas compatible avec les ordinateurs.  Leur portée est donc beaucoup moins grande et l’édition de leur contenu plus complexe parce que démultipliée par autant de plateformes. De manière générale, le développement et la mise à jour représentent un investissement plus important qu’une application Web.

Pour et contre

  • Un avantage de l’application mobile est qu’elle s’utilise sans connexion Internet active. Tout le contenu est déjà téléchargé sur le téléphone. Il faut bien sûr avoir une connexion Internet active pour effectuer ce téléchargement.
  • Un inconvénient de l’application mobile est qu’on doit télécharger l’ensemble de la « banque de données » que l’on consulte. Il existe des exceptions, mais il n’est pas du tout d’usage de procéder à des mises à jour à même l’application. Ainsi l’utilisateur devra télécharger beaucoup d’information avant de pouvoir consulter sa première page.
  • Le contenu d’une application mobile n’est pas répertorié par les moteurs de recherche. Ainsi, une information provenant d’une application mobile ne pourra pas être « trouvée » par Google.
  • Une application mobile est tributaire du système d’exploitation et de la version de celui-ci. Sa compatibilité avec des appareils moins récents peut devenir un enjeu. Sa disponibilité pour des appareils « non prévus » est impossible.

Les macarons des 3 millions d’entrées

Le 20 janvier 2015, l’équipe de Collabox a convié ses clients pour célébrer les 3 millions d’entrées dans le module de feuille de temps. Onze personnes ont reçu, lors de cette soirée, des macarons personnalisés pour souligner un fait ou une anecdote reliés à Collabox. Un an et des centaines de milliers d’entrées plus tard, nous revisiterons dans une série de petites capsules, ces anecdotes qui font le charme de nos clients.

Qu’est-ce que le Collabox ?

Le Collabox est un logiciel de gestion d’entreprise accessible en ligne qui se personnalise selon vos besoins. Ses diverses fonctionnalités se déploient sous trois grandes catégories :

  1. Comptabilité
  2. Gestion de projet
  3. Relation client

Avec le Collabox, suivez à la trace vos dépenses et revenus en tout temps sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur. Utilisez nos différents modules pour gérer toutes vos activités d’entreprise. Feuilles de temps, CRM, agenda, facturation… et plus encore! Jetez un coup d’oeil aux outils de gestion que nous vous offrons.

 

La comptabilité

Comptabilité1Comptabilité

Vous trouverez dans ce module parfaitement sécurisé une panoplie de services qui vous seront d’une grande aide. Vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise. Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise, tels que : les rapports des déboursés, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

Factures1Facturation

L’outil qui risque d’être le plus utilisé de votre Collabox, la facturation, est très simple à maîtriser. Il vous suffit d’ajouter une facture au nom de votre client, d’inscrire les dates de renouvellement le cas échéant, de la sauvegarder et le tour est joué! Votre facture apparaît dans votre liste de factures. Vous pouvez même la faire parvenir par courriel.

Rapports1Rapports

Collabox vous offre une panoplie de rapports vous permettant de faire le point sur votre entreprise. Vous pouvez, entre autres, connaître la charge de travail de vos employés, l’avancement des projets, mais aussi votre rentabilité. Ces rapports détaillés se révéleront d’une grande aide pour la gestion de votre entreprise.

Remises1Remise de taxes

Pas toujours évident, de garder le compte des taxes que vous devez au gouvernement? Collabox fait le calcul pour vous. Il suit les paiements déjà effectués et ceux à venir. Sous la forme d’un rapport (résumé ou détaillé), vous verrez toutes les taxes chargées pour chaque projet, mais aussi celles payées avec vos déboursés.

États de compte1États de compte

Vous pouvez visualiser sur le Collabox un aperçu des états de compte de tous vos clients sous forme de liste, et sur des périodes de temps définies. Il est aussi possible d’afficher les informations sous forme détaillée. Grâce à cette fonction, vous garderez plus facilement à l’œil les montants qui vous sont dus et n’oublierai plus de factures impayées.

Impressions des chèques1Impression des chèques

Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté au module comptabilité une fonction pour imprimer des chèques. Vous pouvez inscrire sur vos chèques le montant exact et les personnaliser avec votre libellé.

 

 

La gestion

Fournisseurs1Fournisseurs

Vous pouvez conserver en un seul endroit toutes les coordonnées de vos fournisseurs dans le Collabox. Vous n’aurez à entrer leurs informations qu’une seule fois et il vous sera ensuite possible de les mettre à jour en tout temps. Une liste des fournisseurs se crée automatiquement en ordre alphabétique. Fini l’époque où vous peiniez à trouver ces informations!

Projets1Projets

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projets sous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

Déboursés1Déboursés

Vous trouverez, sur le Collabox, une base de données de tous vos déboursés que vous pourrez répartir selon les projets et ajouter aux factures. Vous pouvez, à tout moment, modifier les informations qui y sont répertoriées. La liste des déboursés classe les éléments en fonction de leur numéro et tient compte de vos préférences de tri. Les déboursés en caractère gras représentent les comptes à payer.

Bons de commande1Bons de commande

Les bons de commande vous permettent de créer instantanément des déboursés. Ils sont considérés comme des dépenses à venir lorsque vous consultez vos rapports de rentabilité de projet. Collabox vous rend la tâche plus facile quand vient le temps de faire le suivi des commandes auprès des différents fournisseurs. Vous avez maintenant l’occasion de faire parvenir à vos fournisseurs vos bons de commande par courriel comme c’est le cas pour les factures, les états de compte et les offres de service. Le bon de commande rassemble toutes les informations importantes en présentant le détail de votre commande, l’adresse de votre fournisseur et une description des travaux demandés.

Employés1Employés

Grâce au Collabox, vous avez accès à la liste complète de vos employés actifs. Vous pouvez, en quelques clics, gérer la liste en ajoutant ou en désactivant un employé. Toutes les informations saisies concernant vos employés seront conservées même en cas de désactivation. Vous pourrez donc y accéder en tout temps et même réactiver l’employé en cas de besoin.

Feuilles de temps1Feuille de temps

La feuille de temps est le cœur de Collabox. Elle vous permet, à vous et à vos employés, d’entrer vos heures de travail de manière très précise en sélectionnant un projet, un service, une tâche, une ressource, des notes, etc. Vous pouvez y répertorier tous les petits 15 minutes qui, autrement, auraient pu vous glisser entre les doigts. Ainsi, vous connaissez exactement le temps consacré à un projet et vous pouvez le facturer aisément à vos clients. Fini les casse-têtes.

Agenda1L’agenda

L’agenda du Collabox est un excellent planificateur. Vous avez la possibilité de consulter l’agenda collectif, qui affiche l’horaire et les tâches de tous les employés sur une même page, ou de ne sélectionner que les employés dont vous souhaitez connaître l’emploi du temps. Vous pouvez aussi y inscrire des réunions, et la plage horaire sera réservée dans l’agenda de chacune des personnes concernées. De plus, modifiez la date et l’heure d’un rendez-vous en un seul clic, directement dans l’agenda. Il n’aura jamais été aussi facile de planifier une rencontre!

Téléphonie1Téléphonie

Vous faites une tonne d’appels dans une journée et n’avez aucun moyen d’en obtenir un suivi rigoureux? Le module de téléphonie du Collabox est parfait pour vous. Il permet de lister les appels, de consulter les fax et même de composer vos numéros automatiquement. Non seulement le module affiche le résumé de vos appels antérieurs, mais il compose aussi des statistiques sur le temps passé au téléphone. En utilisant ce module, vous n’avez plus besoin de vous demander qui communique avec vous. Collabox le fait pour vous, il reconnaît automatiquement l’appelant et vous permet d’accéder rapidement à sa fiche.

Offres de services1Offres de services

Il s’agit d’un module très puissant dans le Collabox, puisque vos offres de service peuvent devenir le point de départ d’un projet. Les offres sont souvent personnalisées pour s’adapter aux besoins des clients. La manière dont vous présentez vos prix, tout comme vos offres de service, restent très stratégiques. C’est pour cela que nous avons créé des fiches très détaillées, mais aussi une liste des offres facile à consulter.

Étapes détaillées1

Étapes détaillées

Le module Étapes détaillées complète celui des offres de services. Il se veut un moyen rigoureux de déterminer le coût d’un projet. Dans l’offre de service, vous pouvez énumérer les étapes de réalisation d’un projet et associer un prix à chacune d’elles. Ces étapes détaillées deviennent automatiquement des tâches affectées aux intervenants de votre équipe pour la réalisation du projet. Elles sont répertoriées avec une date d’échéance, un nombre d’heures et un pourcentage réalisé. Le tout permet de faire un suivi sur l’avancement du projet. 

Le document Bon de travail, qui se trouve dans l’offre de service, présente les budgets en heures accordés à chacune des étapes. Il peut se révéler un outil très intéressant pour guider l’équipe dans son travail.

Tâches1

Tâches

Ce module vous permet d’assigner des tâches à vos employés. Lorsque vous créez une nouvelle tâche, plusieurs paramètres sont personnalisables : attribution d’un ordre de priorité, utilisation d’un code de couleurs, ajout d’une description, inscription d’une date d’échéance, etc. L’employé peut visualiser les tâches que vous lui avez attribuées en consultant une liste qui en présente un résumé, ainsi que le pourcentage accompli. Il peut aussi gérer l’affichage par journée ou par semaine. C’est maintenant plus simple de déléguer des tâches aux bonnes personnes et d’assurer le suivi de leur complétion!

Gabarit de tâches1Gabarit de tâches

Cet outil permet de créer un gabarit, soit un modèle, d’une tâche et de toutes les étapes nécessaires à sa réalisation (sous-tâches). Une fois le gabarit créé, vous pouvez l’appliquer à autant de projets que vous le souhaitez et les tâches s’affichent toutes avec leurs dates d’échéance respectives, en fonction de leur hiérarchie que vous aurez préalablement déterminée.

 

La relation client

Clients1

 

Clients 

Vous voulez avoir accès à la liste de tous vos clients sans perdre votre temps? C’est possible grâce à Collabox. Le logiciel vous donne accès à la liste de tous vos clients actifs, et un moteur de recherche vous permet de retrouver leur fiche rapidement.

Les fiches rassemblent les coordonnées de vos clients, la liste de tous les projets qui leurs sont attribués, ainsi que l’historique des factures et versements. Toute l’information importante se trouve ainsi rassemblée en un seul endroit. 

Personnes Contacts1CRM — Personnes contacts

Le module Personnes contacts, qui est la base du système CRM du Collabox, joue trois rôles.
Il vous sert d’abord de calendrier des suivis auprès de vos contacts. Vous éviterez de petits oublis de suivi en l’utilisant. Vous pourrez aussi définir un statut d’opportunité et une qualification à chacun de vos contacts pour savoir à qui consacrer le plus d’énergie et à quel moment. Un autre rôle du module consiste à archiver un historique de toutes les interactions avec vos contacts. Vous ne douterez plus de la dernière chose que vous aviez dite à madame Unetelle, ce sera écrit noir sur blanc! Enfin, le module deviendra votre bottin de contacts professionnels. Vous ne perdrez plus un seul numéro!

Petit plus pour de grands résultats: Les données produites par le CRM constituent la base du Rapport des projections de vente, un outil qui vous aidera à mieux voir dans le futur.

Rapport d'activité vendeur1Le rapport d’activité vendeur

Le Collabox génère des rapports d’activité vendeur, qui dressent le portrait du travail de vos vendeurs pour une période donnée. Vous obtenez le détail de tous les contacts et de toutes les prises de contact de vos vendeurs en un seul coup d’œil. Les rapports peuvent être classés par type d’intervention ou personne contactée.

envoi_massifL’envoi massif de courriels 

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’écrire des messages, de construire des listes de destinataires, de programmer des envois, puis de suivre le taux d’ouverture de courriel et le nombre de clics sur les hyperliens. C’est idéal pour faire de la sollicitation ou envoyer une infolettre. Collabox vous offre tous les outils pour réaliser votre prochaine campagne de E-Marketing, le tout complètement intégré à votre CRM.

Les cinq principes clés du Collabox

Un grand produit se construit sur de grandes bases. Collabox a été conçu sur deux grandes bases :

  1. Notre équipe de conception travaille dans une même vision. Au quotidien, quand vient le temps de prendre des décisions nous pouvons nous poser la question à savoir si on respecte les grands principes.
  2. Nos clients eux-mêmes doivent pouvoir participer à la mise au point de « leur » Collabox. Ainsi, il s’agit de faire connaître les lignes directrices qui guident nos actions, pour que ceux qui en ont besoin tirent le maximum de qui nous sommes, de ce que nous faisons.

Ces bases ont généré cinq principes clés qui ont fait le succès du Collabox :

La saisie unique 

La personnalisation

Les ressources éprouvées

L’accumulation de l’expertise

Une équipe accessible

En boni, une double-clé.

 

Principe-clé1
Vous n’avez plus à saisir les informations mille et une fois.

Principe-Clé 1, La saisie unique:

Une fois les coordonnées entrées dans le Collabox, cette information se retrouve automatiquement dans tous les modules : les contacts, le courriel, la soumission, la facture, les remerciements, etc. Résultats : erreurs épargnées, temps sauvé, rentabilité accrue.

Collabox dispose également de « configurations » multiples qui accroissent les possibilités de s’ajuster aux besoins du client : formulaire personnalisé, champ nouveau, ordre d’affichage particulier, menus configurables.

Cela semble trop simple, et pourtant… Combien de clients nous avons « intégrés » qui, avant de nous connaître saisissaient de multiples fois les coordonnées de leurs correspondants, qui transcrivaient des numéros de factures dans un autre logiciel, qui réécrivaient des listes de tâches prioritaires, qui recomptaient dans un nouveau fichier Excel, etc.

Dans le Collabox, on ne fait pas le travail en double. On consulte, on exporte, on importe, on met à jour, mais on ne ressaisit pas! C’est facile à comprendre, mais croyez-moi, c’est plus difficile à instaurer qu’on pense. Mais chez Collabox, nous sommes pleinement commis vers cela. Ce principe est là pour rester, et les bienfaits qu’on en tire aussi : le temps sauvé et la rigueur et la qualité de l’information.

Retour

Principe-clé2
Votre Collabox répond désormais à toutes vos attentes.

Principe-Clé 2, La personnalisation:

Désormais, c’est l’un des principes phares de Collabox. Un principe émanant du souci de notre équipe à répondre aux besoins et aux attentes de nos clients.

Collabox peut s’ajuster aux besoins particuliers de notre client, se marier à ses autres systèmes informatiques. Notre équipe de programmation maîtrise tous les langages et sait configurer Collabox pour satisfaire nos clients. Nous travaillons AVEC notre client pour arriver à LA solution qui le satisfait pleinement.

Ainsi, chez Collabox, nous avons décidé que notre outil se plierait à vos demandes, s’ajusterait à vos besoins.

Parfois la solution existe dans l’outil lui-même : un formulaire personnalisé, un champ que l’usager ajoute lui-même, un tri contrôlé, un ordre d’affichage précisé, des menus configurables. Le Collabox est rempli de « configurations » et de préférences. Ces ajustements, à la portée de l’usager ou de l’administrateur, règlent beaucoup de situations.

Parfois, l’outil a besoin d’un coup de main plus spécifique. La structure du Collabox a été prévue pour intégrer de la programmation sur mesure sans nuire aux systèmes des autres utilisateurs, sans amoindrir la performance de l’ensemble. Cette programmation sur mesure, réalisée par notre équipe est une caractéristique fondamentale de notre produit. Au fil des années, nous avons créé des systèmes d’inventaires uniques, des représentation sur mesure de l’agenda, nombre de rapports pour des besoins spécifiques de clients particuliers, etc.

Soyez avertis : si vous nous demandez, « Est-ce que ce serait faisable de…? », la réponse sera toujours « Oui ».

Retour

Principe-clé3
Le Collabox utilise des technologies fiables qui ont fait leurs preuves.

Principe-Clé 3, Les ressources éprouvées:

Avec Collabox, nous innovons, mais en nous appuyant sur les ressources qui ont fait leurs preuves. Nous n’expérimentons pas avec nos clients les dernières nouveautés : nous utilisons les logiciels connus, documentés que nous maîtrisons et qui sont amplement supportés. 

Résultat : Collabox est un produit robuste qui résiste à une utilisation intensive, qui répond à chaque fois et qui dure dans le temps. Certains de nos clients sont avec nous depuis 1998.

Le monde des technologies de l’information est un monde qui évolue rapidement et les spécialistes ont souvent tendance à surestimer les changements (améliorations?) qui se pointent à court terme.

Retour

Principe-clé4.tif
Avec le Collabox vous profitez de 20 ans d’implantation en divers domaines et entreprises.

Principe-Clé 4, L’accumulation de l’expertise:

Avec les années, au fil des implantations chez les clients, nous sommes persuadés d’avoir compris certaines choses, d’avoir réglé certains problèmes de base, d’avoir créé des solutions performantes pour des situations d’affaires bien réelles.

Au point où nous croyons que notre outil est un répertoire de solutions, souvent en avance sur la compréhension que nos clients ont de leurs propres besoins. En d’autres mots, les fonctionnalités que nos clients découvrent dans notre outil améliorent leurs connaissances de leur propre processus d’affaires. Nous contribuons à construire leur vision de comment ils peuvent opérer dans leurs entreprises.

Retour

Principe-clé5.tif
Vous pouvez accéder à votre Collabox en tout temps, de partout, sur toutes les nouvelles plateformes.

Principe-Clé 5, Une équipe accessible:

En 1998, nous avons compris que, compte tenu de la multiplicité des logiciels et des supports, le fonctionnement « sans faille » ne pourrait plus être assuré sur les machines de nos clients. La solution? L’Internet : avec votre navigateur préféré, et en ne consommant que très peu de bande passante, vous accédez à votre Collabox sur un serveur sécurisé.

Vous ne serez jamais totalement coincé. Vous pouvez accéder à votre compte Collabox, travaillez depuis une autre machine que la vôtre. Depuis votre iPhone même, si vous avez un besoin urgent (c’est tout de même petit un écran de iPhone, mais c’est par là que j’enregistre les paiements la majorité du temps).

Retour

Double-clé6
Nous sommes toujours à votre écoute et présents pour vous assister.

UNE DOUBLE CLÉ

Mon nom est Francis Masse. Je suis le président, le fondateur et le propriétaire de Collabox. Vous pourrez toujours me rejoindre. Mon courriel est le francis.masse@collabox.com, mon téléphone au bureau est le 418 907-9274, poste 110.

Et si vous vivez une situation vraiment urgente, deux solutions : appelez deux fois, dans la même minute au 418 265-8722 (c’est mon cellulaire personnel), nous comprendrons que c’est une grande urgence et, toutes tâches cessantes, nous nous occuperons de vous. Vous pouvez aussi écrire à urgence@masseco.com (s.v.p., gardez cette adresse pour les urgences). Nous ferons alors un suivi le plus immédiat que nous pouvons. 

Retour

Cela fait 20 ans que nous offrons ce niveau de service. Nous avons des amis qui trouvent que nous donnons trop de services. Peut-être serions-nous plus riches si nous pensions plus traditionnellement, avec des contrats de service, des banques d’heures de support et la facturation qui s’y rattache. Sur ce sujet, l’ultime question est : « Est-ce que nous sommes débordés? » La réponse est « non ». C’est que Collabox est un système qui fonctionne.

 

Collabox sur iPhone/iPod Touch

À toutes les semaines, nous analysons les statistiques de fréquentation du Collabox. Ce qui nous intéresse entre autres choses, ce sont les résolutions d’écran de nos clients ainsi que les navigateurs que vous utilisez (pour votre info, c’est 45% Internet Explorer, 35% Firefox, 20% Safari).

Mais voilà que depuis quelques semaines, on voit apparaître iPhone/iPod Touch dans nos statistiques de fréquentation, et ce en nombre de plus en plus important. Pour les curieux d’entre vous, voici des images du Collabox et du iPhone/iPod Touch.

Collabox on iPod Touch/iPhone
agrandir

Collabox on iPod Touch/iPhone
agrandir