Qu’est-ce que le Collabox ?

Le Collabox est un logiciel de gestion d’entreprise accessible en ligne qui se personnalise selon vos besoins. Ses diverses fonctionnalités se déploient sous trois grandes catégories :

  1. Comptabilité
  2. Gestion de projet
  3. Relation client

Avec le Collabox, suivez à la trace vos dépenses et revenus en tout temps sur votre téléphone intelligent, votre tablette ou votre ordinateur. Utilisez nos différents modules pour gérer toutes vos activités d’entreprise. Feuilles de temps, CRM, agenda, facturation… et plus encore! Jetez un coup d’oeil aux outils de gestion que nous vous offrons.

 

La comptabilité

Comptabilité1Comptabilité

Vous trouverez dans ce module parfaitement sécurisé une panoplie de services qui vous seront d’une grande aide. Vous pourrez y créer des factures, saisir les versements de vos clients et les déboursés de votre entreprise. Vous aurez aussi accès à divers rapports essentiels à la gestion courante de votre entreprise, tels que : les rapports des déboursés, l’état de compte, la remise de taxes, etc.

Factures1Facturation

L’outil qui risque d’être le plus utilisé de votre Collabox, la facturation, est très simple à maîtriser. Il vous suffit d’ajouter une facture au nom de votre client, d’inscrire les dates de renouvellement le cas échéant, de la sauvegarder et le tour est joué! Votre facture apparaît dans votre liste de factures. Vous pouvez même la faire parvenir par courriel.

Rapports1Rapports

Collabox vous offre une panoplie de rapports vous permettant de faire le point sur votre entreprise. Vous pouvez, entre autres, connaître la charge de travail de vos employés, l’avancement des projets, mais aussi votre rentabilité. Ces rapports détaillés se révéleront d’une grande aide pour la gestion de votre entreprise.

Remises1Remise de taxes

Pas toujours évident, de garder le compte des taxes que vous devez au gouvernement? Collabox fait le calcul pour vous. Il suit les paiements déjà effectués et ceux à venir. Sous la forme d’un rapport (résumé ou détaillé), vous verrez toutes les taxes chargées pour chaque projet, mais aussi celles payées avec vos déboursés.

États de compte1États de compte

Vous pouvez visualiser sur le Collabox un aperçu des états de compte de tous vos clients sous forme de liste, et sur des périodes de temps définies. Il est aussi possible d’afficher les informations sous forme détaillée. Grâce à cette fonction, vous garderez plus facilement à l’œil les montants qui vous sont dus et n’oublierai plus de factures impayées.

Impressions des chèques1Impression des chèques

Pour vous faciliter la vie, nous avons ajouté au module comptabilité une fonction pour imprimer des chèques. Vous pouvez inscrire sur vos chèques le montant exact et les personnaliser avec votre libellé.

 

 

La gestion

Fournisseurs1Fournisseurs

Vous pouvez conserver en un seul endroit toutes les coordonnées de vos fournisseurs dans le Collabox. Vous n’aurez à entrer leurs informations qu’une seule fois et il vous sera ensuite possible de les mettre à jour en tout temps. Une liste des fournisseurs se crée automatiquement en ordre alphabétique. Fini l’époque où vous peiniez à trouver ces informations!

Projets1Projets

Avec Collabox, vous aurez un regard panoramique sur tous les projets de vos clients. Dès qu’ils sont activés, ils s’affichent dans l’onglet Projets sous la forme d’une liste complète avec le nom du chargé de projet, le type de projet, la date de livraison et la compilation des heures. D’un seul regard, vous repérerez les projets dont le temps a été dépassé grâce à leur affichage en rouge. Vous pouvez aussi ajouter de nouveaux projets pour vos clients à tout moment.

Déboursés1Déboursés

Vous trouverez, sur le Collabox, une base de données de tous vos déboursés que vous pourrez répartir selon les projets et ajouter aux factures. Vous pouvez, à tout moment, modifier les informations qui y sont répertoriées. La liste des déboursés classe les éléments en fonction de leur numéro et tient compte de vos préférences de tri. Les déboursés en caractère gras représentent les comptes à payer.

Bons de commande1Bons de commande

Les bons de commande vous permettent de créer instantanément des déboursés. Ils sont considérés comme des dépenses à venir lorsque vous consultez vos rapports de rentabilité de projet. Collabox vous rend la tâche plus facile quand vient le temps de faire le suivi des commandes auprès des différents fournisseurs. Vous avez maintenant l’occasion de faire parvenir à vos fournisseurs vos bons de commande par courriel comme c’est le cas pour les factures, les états de compte et les offres de service. Le bon de commande rassemble toutes les informations importantes en présentant le détail de votre commande, l’adresse de votre fournisseur et une description des travaux demandés.

Employés1Employés

Grâce au Collabox, vous avez accès à la liste complète de vos employés actifs. Vous pouvez, en quelques clics, gérer la liste en ajoutant ou en désactivant un employé. Toutes les informations saisies concernant vos employés seront conservées même en cas de désactivation. Vous pourrez donc y accéder en tout temps et même réactiver l’employé en cas de besoin.

Feuilles de temps1Feuille de temps

La feuille de temps est le cœur de Collabox. Elle vous permet, à vous et à vos employés, d’entrer vos heures de travail de manière très précise en sélectionnant un projet, un service, une tâche, une ressource, des notes, etc. Vous pouvez y répertorier tous les petits 15 minutes qui, autrement, auraient pu vous glisser entre les doigts. Ainsi, vous connaissez exactement le temps consacré à un projet et vous pouvez le facturer aisément à vos clients. Fini les casse-têtes.

Agenda1L’agenda

L’agenda du Collabox est un excellent planificateur. Vous avez la possibilité de consulter l’agenda collectif, qui affiche l’horaire et les tâches de tous les employés sur une même page, ou de ne sélectionner que les employés dont vous souhaitez connaître l’emploi du temps. Vous pouvez aussi y inscrire des réunions, et la plage horaire sera réservée dans l’agenda de chacune des personnes concernées. De plus, modifiez la date et l’heure d’un rendez-vous en un seul clic, directement dans l’agenda. Il n’aura jamais été aussi facile de planifier une rencontre!

Téléphonie1Téléphonie

Vous faites une tonne d’appels dans une journée et n’avez aucun moyen d’en obtenir un suivi rigoureux? Le module de téléphonie du Collabox est parfait pour vous. Il permet de lister les appels, de consulter les fax et même de composer vos numéros automatiquement. Non seulement le module affiche le résumé de vos appels antérieurs, mais il compose aussi des statistiques sur le temps passé au téléphone. En utilisant ce module, vous n’avez plus besoin de vous demander qui communique avec vous. Collabox le fait pour vous, il reconnaît automatiquement l’appelant et vous permet d’accéder rapidement à sa fiche.

Offres de services1Offres de services

Il s’agit d’un module très puissant dans le Collabox, puisque vos offres de service peuvent devenir le point de départ d’un projet. Les offres sont souvent personnalisées pour s’adapter aux besoins des clients. La manière dont vous présentez vos prix, tout comme vos offres de service, restent très stratégiques. C’est pour cela que nous avons créé des fiches très détaillées, mais aussi une liste des offres facile à consulter.

Étapes détaillées1

Étapes détaillées

Le module Étapes détaillées complète celui des offres de services. Il se veut un moyen rigoureux de déterminer le coût d’un projet. Dans l’offre de service, vous pouvez énumérer les étapes de réalisation d’un projet et associer un prix à chacune d’elles. Ces étapes détaillées deviennent automatiquement des tâches affectées aux intervenants de votre équipe pour la réalisation du projet. Elles sont répertoriées avec une date d’échéance, un nombre d’heures et un pourcentage réalisé. Le tout permet de faire un suivi sur l’avancement du projet. 

Le document Bon de travail, qui se trouve dans l’offre de service, présente les budgets en heures accordés à chacune des étapes. Il peut se révéler un outil très intéressant pour guider l’équipe dans son travail.

Tâches1

Tâches

Ce module vous permet d’assigner des tâches à vos employés. Lorsque vous créez une nouvelle tâche, plusieurs paramètres sont personnalisables : attribution d’un ordre de priorité, utilisation d’un code de couleurs, ajout d’une description, inscription d’une date d’échéance, etc. L’employé peut visualiser les tâches que vous lui avez attribuées en consultant une liste qui en présente un résumé, ainsi que le pourcentage accompli. Il peut aussi gérer l’affichage par journée ou par semaine. C’est maintenant plus simple de déléguer des tâches aux bonnes personnes et d’assurer le suivi de leur complétion!

Gabarit de tâches1Gabarit de tâches

Cet outil permet de créer un gabarit, soit un modèle, d’une tâche et de toutes les étapes nécessaires à sa réalisation (sous-tâches). Une fois le gabarit créé, vous pouvez l’appliquer à autant de projets que vous le souhaitez et les tâches s’affichent toutes avec leurs dates d’échéance respectives, en fonction de leur hiérarchie que vous aurez préalablement déterminée.

 

La relation client

Clients1

 

Clients 

Vous voulez avoir accès à la liste de tous vos clients sans perdre votre temps? C’est possible grâce à Collabox. Le logiciel vous donne accès à la liste de tous vos clients actifs, et un moteur de recherche vous permet de retrouver leur fiche rapidement.

Les fiches rassemblent les coordonnées de vos clients, la liste de tous les projets qui leurs sont attribués, ainsi que l’historique des factures et versements. Toute l’information importante se trouve ainsi rassemblée en un seul endroit. 

Personnes Contacts1CRM — Personnes contacts

Le module Personnes contacts, qui est la base du système CRM du Collabox, joue trois rôles.
Il vous sert d’abord de calendrier des suivis auprès de vos contacts. Vous éviterez de petits oublis de suivi en l’utilisant. Vous pourrez aussi définir un statut d’opportunité et une qualification à chacun de vos contacts pour savoir à qui consacrer le plus d’énergie et à quel moment. Un autre rôle du module consiste à archiver un historique de toutes les interactions avec vos contacts. Vous ne douterez plus de la dernière chose que vous aviez dite à madame Unetelle, ce sera écrit noir sur blanc! Enfin, le module deviendra votre bottin de contacts professionnels. Vous ne perdrez plus un seul numéro!

Petit plus pour de grands résultats: Les données produites par le CRM constituent la base du Rapport des projections de vente, un outil qui vous aidera à mieux voir dans le futur.

Rapport d'activité vendeur1Le rapport d’activité vendeur

Le Collabox génère des rapports d’activité vendeur, qui dressent le portrait du travail de vos vendeurs pour une période donnée. Vous obtenez le détail de tous les contacts et de toutes les prises de contact de vos vendeurs en un seul coup d’œil. Les rapports peuvent être classés par type d’intervention ou personne contactée.

envoi_massifL’envoi massif de courriels 

Cette fonctionnalité vous offre la possibilité d’écrire des messages, de construire des listes de destinataires, de programmer des envois, puis de suivre le taux d’ouverture de courriel et le nombre de clics sur les hyperliens. C’est idéal pour faire de la sollicitation ou envoyer une infolettre. Collabox vous offre tous les outils pour réaliser votre prochaine campagne de E-Marketing, le tout complètement intégré à votre CRM.

Système maison vs Collabox

On me demandait il y a peu de temps pourquoi utiliser Collabox plutôt que de se faire un système maison ou d’installer un logiciel par soi-même. Voici quelques raisons:

  • Aucune nécessité d’installer quoique ce soit sur un serveur ni sur les postes de travail;
  • Nous nous occupons des mises à jour, donc il n’y a pas d’entretien à faire de votre côté et les mises à jour sont toujours gratuites;
  • Nous faisons des ajustements et des ajouts de fonctionnalités pour nos clients;
  • Nous sommes à l’écoute de nos clients et certaines fonctionnalités sont ajoutées à la demande de clients;
  • Nous offrons un soutien technique à nos clients;
  • Une formation de 2 heures est incluse en début d’abonnement;
  • À notre connaissance, il n’existe aucun logiciel OpenSource offrant toutes les fonctionnalités de Collabox (Feuille de temps, Agenda, Tâches, Prospection, Envoi massif de courriels, Facturation, Téléphonie IP, etc);
  • Vous construire un logiciel par vous-mêmes peut être très coûteux et très long à faire.

Vos données sont en sécurité avec Collabox

À l’heure où parler de sécurité de données touche une corde sensible, nous tenons à vous rassurer quant aux données que vous confiez à Collabox : elles sont en sécurité et le resteront toujours.

 

Comment vos données sont-elles protégées?

Nous utilisons le protocole de sécurité SSL sur nos serveurs pour assurer la sécurité de vos informations. Comment ça fonctionne?

Le protocole SSL encrypte les communications entre deux machines, que ce soit à l’interne ou à l’externe. Il rend donc les informations illisibles pour qui les intercepterait. Le SSL vous assure également que vous vous trouvez sur la bonne page web. Si vous entrez le nom de domaine www.collabox.com dans la barre d’adresse, vous saurez, grâce au SSL, si vous êtes vraiment sur le bon site en regardant deux signes : 

  • Devant le « www », ce sera écrit « https » et non « http ».
  • Vous verrez l’icône d’un cadenas dans la barre d’adresse.

Page d’accueil de Collabox

 

Où sont hébergées vos données?

Les données de Collabox sont hébergées dans l’un des plus gros « Cloud » au monde. Nous profitons aussi de la redondance informatique, c’est-à-dire que les données du logiciel sont envoyées dans trois villes différentes simultanément afin de nous assurer qu’aucune donnée ne se perde en cas de problème. De plus, nous enregistrons un « backup » tous les jours à nos bureaux de Québec. 

Il est également possible, sur demande, d’exporter vos données pour vous les remettre sur un support informatique. De même, les listes de vos clients et de vos contacts peuvent être exportées en tout temps. Ainsi, vous pourriez vous procurer une copie de vos données indépendante de tout système hébergé.

Dormez sur vos deux oreilles, vos données sont protégées avec Collabox.