Attestation de conformité et quittance

Afin de suivre de près la conformité de vos sous-traitants, il existe déjà dans Collabox un champ réservé à l’attestation de Revenu Québec dans le formulaire des fournisseurs. Nous avons voulu vous permettre d’assurer un suivi encore plus serré des gens avec qui vous traitez en ajoutant deux nouvelles sections, cette fois dans les bons de commande puisqu’elles y sont étroitement reliées : la quittance et l’attestation de conformité (CCQ-CNESST).

Voyons cela de plus près.

 

Nouvelles sections

Rendez-vous dans le module Gestion

Menu horizontal de Collabox

 

Ouvrez la page Bon de commande.

Menu vertical de Collabox

 

Cliquez sur le bon de commande auquel vous souhaitez ajouter une attestation ou une quittance. Sous l’onglet Infos, vous trouverez les nouvelles sections qui vous intéressent.

Page Mise à jour d’un bon de commande

 

Comme vous pouvez l’observer, dans les sections 1 et 2, vous disposez d’un espace pour noter la date où les documents ont été demandés et celle où ils ont été reçus. Quant aux cases à cocher, elles indiquent si la quittance est dénoncée et si l’attestation ou la quittance sont requises. La section 3, elle, permet de noter que le dossier du sous-contractant est en ordre auprès des instances concernées.

Nouveaux pictogrammes

En cochant les options correspondant aux documents requis (sections 1 et 2), de petits pictogrammes apparaîtront sur la page de la liste des bons de commande. Tout comme comme l’attestation de Revenu Québec, chaque document a son pictogramme visible dans la liste des bons de commande (module Gestion). Sa présence indique que le document est nécessaire. La pastille jaune correspond à l’attestation de Revenu Québec; la bleue, à l’attestation de conformité (CCQ-CNESST); la verte, à la quittance.

Page Liste des bons de commandes

 

Aimeriez-vous vous rafraîchir la mémoire sur la dynamique entre les bons de commande et les déboursés? Lisez cet article!

Attestation du sous-traitant dans Collabox

Au Québec, les entrepreneurs généraux en construction faisant affaire avec des sous-traitants ont besoin d’obtenir du sous-traitant une attestation de Revenu Québec stipulant qu’il est en règle, lorsque le contrat atteint une certaine somme. Ils peuvent conserver le numéro de référence de cette attestation dans Collabox et surveiller la date d’échéance pour s’assurer d’obtenir une nouvelle attestation quand nécessaire.

Si vous êtes dans cette situation, voici comment procéder dans Collabox :

Vous devez d’abord entrer le numéro d’attestation et la date d’échéance dans le formulaire du fournisseur (le fournisseur étant votre sous-traitant). Si le fournisseur a déjà été créé, vous pouvez simplement le mettre à jour en ajoutant ces informations. Sinon, complétez un nouveau formulaire. 

Créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Cliquez sur Ajouter un fournisseur. 

Page Liste des fournisseurs

 

Remplissez le formulaire et cliquez sur Enregistrer.

Page Ajout d’un fournisseur

Mettre à jour un fournisseur

Cliquez sur l’icône Configuration.


Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous dans la section Fournisseurs

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Cliquez sur le nom du fournisseur que vous souhaitez mettre à jour. Ajouter les informations manquantes et enregistrez les changements.

Page Mise à jour d’un fournisseur

La date d’expiration de l’attestation apparaîtra alors dans la liste des fournisseurs. 

Page Liste des fournisseurs

 

Ensuite, lorsque vous ferez un bon de commande, vous n’avez qu’à indiquer le fournisseur dans le formulaire, et le numéro et la date d’attestation y seront automatiquement rattachés. La date d’expiration se retrouvera donc aussi dans une colonne de la liste des bons de commande.

Page Liste des bons de commande

 

Finalement, les pastilles jaunes à droite des dates d’expiration vous indiquent que le fournisseur dépasse 25 000 $ et qu’une attestation est nécessaire.

Les bons de commande magiques

Le travail avec les fournisseurs passe souvent par les bons de commande. Cet outil bien pratique permet de commander des services ou des produits à son fournisseur et de s’entendre sur un prix. Collabox permet bien plus que d’entrer et d’envoyer vos bons de commande. Il peut les transformer automatiquement en déboursés une fois que vous avez reçu la facture de votre fournisseur! C’est terminé l’époque où vous saisissiez en double les informations. Cette solution vous épargne maintenant du temps, mais aussi elle vous évite les erreurs!

Vous ne savez pas comment créer un bon de commande ? On vous explique comment faire, c’est simple vous allez voir.

Comment créer un bon de commande?

Commencez par accéder au module « Comptabilité » en cliquant sur son icône dans la barre de menu du haut.

Pour avoir accès à votre liste complète de fournisseurs, cliquez ensuite sur « Fournisseurs » dans la barre de navigation de gauche.

Trouvez le fournisseur auquel vous voulez ajouter le nouveau bon de commande. Cliquez sur son nom.

Une fois dans sa fiche, cliquez sur l’onglet « Bons de commande ».

Ici, vous pouvez consulter tous les bons de commande de ce fournisseur. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un bon de commande ».

Entrez les informations nécessaires. 

Une fois rempli, vous pouvez l’envoyer directement par courriel. Enfin, n’oubliez pas d’enregistrer votre travail!

Maintenant que vous maîtrisez l’art du bon de commande, voici comment le transformer en déboursé. C’est tellement simple que vous n’en reviendrez pas. La première étape consiste à le retrouver parmi tous les bons de commande du fournisseur. Cliquez sur celui qui vous intéresse et au bas de la page qui vient de s’ouvrir, cliquez sur « Créer un déboursé ». 

Collabox reprend automatiquement les informations du bon de commande. Vous devez cependant ajouter le numéro de la facture, sa date et le poste budgétaire que vous souhaitez. Pas plus compliqué que ça! On vous l’avait dit que c’était de la magie.