Les types de feuilles de temps

À ce jour, Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuilles de temps :

  1. Feuille de temps standard
  2. Feuille de temps techno
  3. Feuille de temps hebdomadaire
  4. Feuille de temps express

Nous vous offrons un petit survol de leurs différentes caractéristiques afin que vous trouviez votre préférée.

 

1. La feuille de temps standard

Cette feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faire un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

 

2. La feuille de temps techno

Ce modèle de feuille de temps offre un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

 

3. La feuille de temps hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

 

4. La feuille de temps express

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée

Feuille de temps express

 

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

 

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

 

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

 

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

 

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

 

L’agenda personnalisé des garagistes

Avez-vous un garage ou un atelier de mécanique? Nous avons créé un outil parfait pour vous! Collabox a conçu, en collaboration avec Boost Groupe Conseil (www.boost.ca), un agenda spécialement adapté à votre secteur d’activité que l’on appelle l’« agenda Boost ». Cet agenda vous permet d’inscrire des rendez-vous et de voir tous les rendez-vous que vous et vos collègues avez fixés. L’agenda s’affiche au jour, à la semaine ou au mois. Regardez un peu comment nos clients utilisent cet outil :

Exemple d’agenda à la semaine d’un garagiste

 

Vous pouvez remarquer dans les exemples d’agenda que les équipes utilisent des codes de couleurs pour mieux catégoriser leurs rendez-vous et savoir où elles sont rendues dans leur travail. Vous observerez aussi que les rendez-vous peuvent s’étaler sur plus d’une journée si nécessaire. Dans l’exemple qui suit, l’affichage de l’agenda est au jour. Vous pouvez y voir les rendez-vous de chacun des employés, leur temps de dîner et les changements importants à l’horaire qui sont inscrits dans des cases rouges (vacances, absences, etc.).
Petite nouveauté que nos clients adorent : les rendez-vous se déplacent maintenant avec la fonction « cliquer-glisser » (« drag and drop »). C’est très pratique quand on est pressé!

Exemple d’agenda à la semaine

 

L’agenda Boost est très simple à utiliser. Chaque case de rendez-vous est cliquable et elle vous permet d’accéder aux informations détaillées pour les modifier ou les consulter, tout simplement.

Exemple 1
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

 

Comme vous le voyez, le formulaire pour créer ou mettre à jour un rendez-vous a déjà des champs définis pour y entrer l’information détaillée du rendez-vous. Nous pouvons toutefois le personnaliser en fonction de vos besoins.  Vous utilisez plusieurs portes de garage et voulez les inscrire? Le kilométrage? Le statut de vente? Pas de problème, on s’en charge! Voici l’exemple d’un formulaire que nous avons modifié pour un autre client :

Exemple 2
Page de création et de mise à jour d’un rendez-vous

Les possibilités sont sans limites! Vous pouvez compter sur l’équipe de Collabox pour vous offrir un service rapide et personnalisé. 

Liste des tâches

Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la liste des tâches. Vous y voyez la tâche, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.

Nous avons ajouté un menu déroulant au bas de la page Liste des tâches qui vous permet de modifier la date d’échéance d’une tâche ou d’ajouter une tâche à l’agenda. Voici comment ça fonctionne.

Vous devez, évidemment, vous rendre sur la page Liste des tâches en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.

Menu de gauche, onglet Tâches

 

Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de certaines tâches, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.

Option Modifier la date d’échéance du menu déroulant
Page Liste des tâches

 

Si vous voulez ajouter des tâches à l’agenda, cochez les cases qui leur sont associées et sélectionnez l’option Ajouter les tâches à l’agenda dans le menu déroulant. Vous devez indiquer combien d’heures avant la date de fin la tâche s’affichera dans l’agenda. Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Option Ajouter les tâches à l’agenda du menu déroulant
Page Liste des tâches

 

Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.

Exemple de nouvelles tâches ajoutées à l’agenda

 

D’autres options arriveront bientôt dans le menu déroulant de la page Liste des tâches. Surveillez notre page Facebook pour rester à l’affût!

Tâches et rendez-vous dans le calendrier

Amélioration du calendrier : vous pouvez maintenant y afficher les tâches et les rendez-vous simultanément.

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Grâce à l’amélioration que nous avons apportée au calendrier, vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.

Cases Rendez-vous et Tâches du calendrier

 

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. Dans l’exemple qui suit, les rectangles verts représentent des tâches, et les bleus, des rendez-vous.

Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 


Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention aux conversions de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Note 2 : Le « drag and drop » sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Exemple de déplacement d’une tâche du 25 janvier vers le 23 janvier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Déplacement de la tâche complété
  Version du calendrier : noms à l’horizontale

 

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Page de Mise à jour d’une assignation de tâche
Encadré 1 : dates d’affichage et d’échéance de la tâche
Encadré 2 : date de réalisation demandée qui se retrouvera dans le calendrier


Besoin d’information complémentaire? Contactez-nous!

Créer des rendez-vous répétés

Vous avez des rendez-vous qui se répètent chaque semaine? Vous pouvez les ajouter à l’agenda très facilement sans devoir les créer un par un. Voici comment :

1. Dans le menu de gauche, sous l’onglet Agenda, cliquez sur Ajouter un rendez-vous.

Menu de gauche

 

2. La page Ajout d’un rendez-vous s’affichera. Remplissez les champs pour créer le premier rendez-vous, qui deviendra le gabarit de vos rendez-vous répétés. Puis, cliquez sur Sauvegarder.
Note : La date que vous indiquerez sera celle du premier rendez-vous de la série.

Page Ajout d’un rendez-vous

 

3. Retrouvez le premier rendez-vous que vous aurez créé dans l’agenda et cliquez dessus. Vous pouvez sélectionner le rendez-vous de n’importe quelle personne, cela n’a aucune importance.


Rendez-vous dans l’agenda
Version de l’agenda : noms à l’horizontale

 

4. Descendez au bas de la page. Vous verrez un bouton Répéter le rendez-vous. Cliquez dessus.

Menu dans le bas de la page

 

5. L’en-tête de la page résume les informations du rendez-vous. Juste en-dessous, vous pouvez choisir la fréquence du rendez-vous répété (jours, semaines, deux semaines, mois, ans) et la date de la fin de la récurrence (dernier rendez-vous de la série). Une fois les informations entrées, cliquez sur Copier le rendez-vous.


Page Répéter un rendez-vous

 

Vos rendez-vous répétés sont maintenant créés et tous inscrits à l’agenda!

Pour savoir comment supprimer des rendez-vous répétés, lisez ceci

Du nouveau dans l’agenda

Notre équipe vous propose du nouveau dans l’agenda ce mois-ci! Depuis longtemps, l’agenda Collabox vous permet de consulter les horaires de tous vos collègues dans le même tableau. Cependant, cela produisait beaucoup d’information à l’écran pour les plus grosses équipes. 

Nous avons donc créé deux boutons pour que vous puissiez choisir les utilisateurs que vous voulez voir s’afficher dans l’agenda :

  1. Les départements
  2. Le nouveau menu Utilisateurs affichés

Voyons cela de plus près.

 

Les départements se trouvent dans le menu déroulant Consulter le calendrier de, en haut à droite de l’écran. Vous pouvez donc choisir de ne voir les agendas que des employés d’un département en particulier.

Version de l’agenda: noms à la verticale


Version de l’agenda: noms à l’horizontale

 

Le nouveau menu Utilisateurs affichés se situe en haut à gauche de l’agenda. Vous pouvez voir des petites cases avec les initiales de vos employés à cet endroit. Pour sélectionner les employés dont vous souhaitez voir l’horaire, vous devez cocher les cases correspondant à leurs noms. Si vous voulez masquer l’horaire de certaines personnes, décochez-les tout simplement.

*Il se peut que le menu soit visible, mais pas les cases. Dans ce cas, cliquez directement sur Utilisateurs affichés, et vous verrez les cases apparaître juste au-dessous.

Version de l’agenda: noms à la verticale

Version de l’agenda: noms à l’horizontale

Note: Vous pouvez personnaliser les initiales des cases dans la fiche de vos employés s’il y a confusion entre certaines.