Transactions par Square

Ceux qui utilisent Square pour effectuer les transactions de leurs clients savent que son utilisation occasionne des frais pour chaque transaction. Il est possible de comptabiliser ces frais pour tout faire balancer à la fin du mois dans Collabox. Nous vous expliquerons ici comment procéder; c’est plus simple que ça ne le semble.

Vous devez d’abord considérer Square comme un compte à part, au même titre que le compte de banque ou de caisse de votre entreprise. Il vous faut donc créer un compte transactionnel Square dans Collabox, avec un fournisseur Square.

Commencez d’abord par créer le fournisseur, puis le compte.

Comment créer un fournisseur

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, cliquez sur Fournisseurs dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Cliquez sur Ajouter un fournisseur, dans le haut de la page.

Page Liste des fournisseurs

 

Nommez votre nouveau fournisseur « Square », indiquez un numéro qui lui sera propre, puis cliquez sur Enregistrer.

Page Mise à jour d’un fournisseur

 

Votre fournisseur Square sera créé.

Comment créer un compte transactionnel

Cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, cliquez sur Comptes transactionnels dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Dans le haut de la page, suivez le lien Ajouter un compte transactionnel.

Page Comptes transactionnels

 

Nommez votre nouveau compte « Square », sélectionnez le fournisseur Square, puis indiquez un numéro qui lui sera propre et le solde à l’ouverture.

Page Ajouter un compte transactionnel

Ensuite, définissez un poste budgétaire Square.

Comment définir un poste budgétaire

Cliquez sur l’icône Comptabilité.

Menu horizontal de Collabox

 

Cliquez sur Postes budgétaires dans le menu vertical.

Menu vertical, section Comptabilité

 

Ajoutez un poste budgétaire à l’aide du lien dans le haut de la page.

Page Postes budgétaires

 

Écrivez « Square » comme nom de poste, choisissez le type Dépense (Débit), puis cliquez sur Sauvegarder.

Page Mise à jour d’un poste budgétaire

Une fois ces étapes réalisées, vous êtes prêts à comptabiliser les transactions avec Square dans Collabox. Prenons l’exemple d’une facture de 100,01 $ qu’un client vous paierait entièrement par crédit. 

Comme vous le savez, Square transfère automatiquement les montants dans votre compte, mais prélève les frais au passage. Afin d’inscrire le paiement de votre client ainsi que les frais de transaction dans Collabox, vous devez, pour commencer, effectuer un versement dans le compte Square du montant total de la facture soit de 100,01 $ pour cet exemple.

Page Effectuer un versement

 

La facture sera ainsi considérée comme payée et ne figurera plus dans vos comptes à recevoir. Cependant, l’argent se trouve dans le compte Square et non dans le compte bancaire de votre entreprise. Vous devez donc faire un versement du compte Square à votre compte courant du montant qu’il vous reste après les frais de transaction.
Supposons ici que les frais s’élèvent à 3 %. Vous devriez alors transférer 97 $ dans voter compte courant.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône Comptabilité du menu horizontal.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, rendez-vous sur la page Comptes transactionnels à partir du menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Comptabilité

 

Cliquez sur le compte Square, et rendez-vous sous l’onglet Relevés. Puis, cliquez sur Ajouter un retrait.

Page Relevés du compte Square

 

Sélectionnez le virement direct du compte Square à votre compte courant, d’un montant de 97 $ (dans le cas de notre exemple) et enregistrez l’écriture.

Page Ajouter une écriture au grand livre

 

Finalement, vous devez inscrire les frais transactionnels de Square comme une dépense dans Collabox. Vous les entrerez comme un déboursé du fournisseur Square, que vous paierez par le mode de paiement Square.

Toujours dans la section comptabilité de Collabox, cliquez sur Déboursés.

Menu vertical, section Comptabilité

 

Cliquez sur Ajouter un déboursé.

Page Liste des déboursés

 

Sélectionnez le fournisseur Square, inscrivez le numéro de la facture, le projet, le poste budgétaire Square et le montant total correspondant aux frais, soit de 3 $ dans notre exemple. Au besoin, utilisez le renverseur de taxes. N’oubliez pas d’enregistrer votre déboursé!

Page Ajouter un déboursé

 

Pour poursuivre, cliquez sur le déboursé que vous venez d’enregistrer, puis rendez-vous dans l’onglet Paiements. Cliquez sur Ajouter un paiement.

Page Liste des paiements du déboursé [numéro du déboursé]

 

Inscrivez le montant correspondant au déboursé, choisissez le déboursé Square et terminez le paiement en cliquant sur Enregistrer.

Page Ajouter un paiement

 

Tout devrait balancer à présent! Notez que vous n’avez pas besoin de compter les frais pour chaque transaction. Puisque Square les comptabilise, vous pourriez très bien les entrer une seule fois par mois.

Des questions? Contactez-nous!

Personnalisation des factures et des offres de services

Collabox vous offre la possibilité de personnaliser le design de vos factures et de vos offres de services. Nous pouvons reproduire pratiquement n’importe quel design, en y ajoutant votre logo et les couleurs de votre entreprise. Pour ce faire, nous avons seulement besoin de vos images vectorielles, des codes de couleur et des polices de caractère que vous utilisez.

La personnalisation ne s’arrête pas là! Vous pouvez aussi choisir les données à afficher sur vos factures et bons de commande. Que vous soyez une firme d’architectes ou un commerce de détail, nous adapterons les documents à vos besoins en fonction de votre type d’activité. Vous souhaitez des factures très détaillées avec les noms de produits, les quantités et les noms des employés qui les ont créés? Aucun problème! Au contraire, vous préférez les factures très sobres présentant peu de données? Le choix vous revient! Votre imagination est la limite… et encore! Le président de Collabox en connaît un rayon en design et il saura très bien vous conseiller si vous en avez besoin.

Voici des exemples que nous avons réalisés pour quelques-uns de nos clients :

Il est aussi possible d’appliquer à vos offres de service le même design qu’à vos factures.

Pour profiter de cette personnalisation, vous n’avez qu’à nous contacter et nous nous en chargeons!

Remise de taxes

Comme plusieurs entreprises, vous percevez la TPS et la TVQ pour le gouvernement. Vous accumulez ces taxes jusqu’au moment où vous devrez les faire parvenir aux différents paliers de gouvernement. L’opération peut sembler facile, mais la tâche peut rapidement se compliquer surtout que vous avez droit à un remboursement de ces taxes sur vos déboursés. Notre équipe a pensé à tout et nous avons intégré à Collabox un outil parfait pour faire le suivi de vos remises de taxes. En plus, on a même eu la merveilleuse idée de présenter l’information la plus importante sous forme de tableau avec les bons codes lorsque vous ferez vos rapports d’impôts. On aime ça vous rendre la vie facile.

Pour accéder à ce rapport, il faut d’abord accéder au module « Comptabilité » en cliquant sur son icône située dans la barre de menu du haut.

Ensuite, on accède au rapport en cliquant sur « Remise de taxes » dans la barre latérale de gauche.

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La prochaine étape consiste à choisir la période de temps que vous voulez afficher. Ainsi, vous pouvez voir vos remises annuellement, trimestriellement ou mensuellement.
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Le tableau du haut vous offre un résumé de toutes les informations dont vous avez besoin concernant les taxes. Collabox calcule automatiquement les sommes des taxes que vous avez perçues, mais aussi celles que vous pouvez déduire provenant de vos déboursés. Sous le tableau, vous retrouvez le détail de toutes vos factures ainsi que vos déboursés avec leurs taxes respectives.Screen Shot 2016-06-17 at 15.40.50

Explications des appellations du tableau récapitulatif

On vous l’accorde, le jargon entourant le domaine des taxes peut être compliqué. C’est pourquoi nous prenons la peine de vous l’expliquer avec l’aide des informations fournies par Revenu Québec.

Intrants : On entend par intrants tous les biens ou les services utilisés ou consommés pour vos activités commerciales.
CTI : Crédit de taxe sur les intrants
RTI : Remboursement de la taxe sur les intrants

Les numéros que vous pouvez voir avec les titres correspondent aux numéros du gouvernement. Ces numéros sont ceux des cases du rapport d’impôt.Screen Shot 2016-06-17 at 15.40.50 copy

Au bas de la page, Collabox vous présente les montants que vous devez payer et ce que vous avez déjà payé. Vous êtes dû pour faire un paiement? Suffit de cliquer sur le bouton « Créer un paiement de TPS et TVQ ».Screen Shot 2016-06-17 at 15.41.01 Collabox vous amène directement au bon endroit pour entrer votre paiement. Les bons montants sont déjà inscrits, il n’y a donc aucune chance de vous tromper. Si vous payez par chèque, vous pouvez entre son numéro et Collabox va enregistrer le paiement et vous rediriger pour faire imprimer vos chèques. C’est simple comme bonjour!Screen Shot 2016-06-17 at 15.41.21 Une fois le paiement effectué, le résumé dans la page « Remise de taxes” s’est ajusté automatiquement. C’est presque magique.Screen Shot 2016-06-17 at 15.43.27

 

Facturer les transactions par service

Vous avez plusieurs employés qui travaillent sur un projet et effectuent la même tâche comme du graphisme ou de la rédaction? On a trouvé une façon de vous simplifier la vie lorsque vient le temps de faire la facture. Il est désormais possible de créer des factures en fonction des services facturés sur un projet. Cette nouveauté s’ajoute à la facturation par employé déjà existante. Pour qu’on puisse bien se comprendre, une entrée dans la feuille de temps pour un service se nomme une transaction. Cette dernière se compile et s’additionne automatiquement dans la facture.

Pour y arriver, il faut suivre quelques étapes simples. Lorsque vous créez une nouvelle facture, il faut d’abord cocher l’option « Facturation par transaction » et choisir « Facturation par service ». Sinon, aussi bien travailler dans le vide.

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Vous devrez ensuite sélectionner les entrées de la feuille de temps que vous voulez ajouter à la facture. Elles sont classées par service donc c’est facile de s’y retrouver.Screen Shot 2016-05-27 at 15.50.21

Une fois le choix fait et que vous avez cliqué sur « Continuer », Collabox se charge d’additionner les honoraires et de les ajouter à votre facture. Veuillez noter que si vous incluez deux services différents sur une même facture, ils seront séparés comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous.

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Le reste fonctionne comme une facture normale. C’était simple, non? Si vous voulez modifier votre facture, on y a pensé et on vous offre les instructions ci-dessous!

Par ici si votre facture est déjà créée et que vous voulez y ajouter des transactions

On clique d’abord sur l’icône « Comptabilité » dans la barre de menu du haut pour avoir accès à la liste des factures.

Après avoir cliquer sur le numéro de facture que l’on souhaite modifier, vous devez cliquer sur l’onglet « Transactions ».

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Vous verrez alors les entrées de temps déjà sélectionnées pour cette facture avec leur montant associé. Si vous voulez en ajouter ou les modifier, suffit de cliquer sur « Éditer ».Screen Shot 2016-05-27 at 15.23.48

La page affichée vous présente alors toutes les entrées de la feuille de temps du projet, séparées par service. Vous pouvez sélectionner ou désélectionner les entrées afin de modifier votre facture. N’oubliez surtout pas d’enregistrer pour que les modifications soient prises en compte.

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Collabox : un outil pour récupérer vos factures du mois

factures recupérées blog CollaboxAvoir accès à ses documents partout et n’importe quand c’est vraiment pratique. Mais, on a compris que des fois, c’est aussi essentiel d’en conserver une copie sur notre ordinateur. C’est entre autres le cas des factures! Que ce soit pour les envoyer à un collègue, en conserver une copie en sécurité ou bien les imprimer, Collabox a pensé à vous! Nous avons créé une fonction qui permet de rassembler toutes les factures d’un mois donné, de les amalgamer et de les télécharger dans un même document en format PDF.

Les étapes sont simples. Vous allez voir, ça se fait comme un charme. 

Comment télécharger les factures en format PDF?

Rendez-vous sur la barre de menu située en haut de la page et cliquez sur la catégorie « Comptabilité ».

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Vous vous trouverez directement sur la page facturation où toutes vos factures du mois en cours s’affichent. Une fois sur cette page, cliquez sur le lien « Télécharger toutes les factures de ce mois » qui se trouve en bas de la page. Vous pouvez aussi changer la période de facturation pour obtenir les factures d’un autre mois.

 

Facture _3

En cliquant sur ce lien, une fenêtre de dialogue s’affichera pour vous demander de télécharger un document PDF dans lequel vous trouverez toutes vos factures du mois, vous n’avez alors qu’à cliquer sur “Enregistrer” pour avoir toutes vos factures dans un seul et même document.

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Gérer les factures récurrentes avec Collabox et Paypal

Si vous devez gérer des factures régulières (ex.: abonnement à une base de données ou à un produit) du même montant, Collabox peut vous rendre la tâche plus facile. Grâce au service de paiement en ligne PayPal, Collabox est en mesure de gérer automatiquement des factures récurrentes. Ainsi, votre client recevra sa facture et le montant sera prélevé par PayPal. Le tout sera automatiquement comptabilisé dans Collabox.

Avant de commencer, il faut d’abord configurer un compte PayPal dans Collabox. Pour ce faire, il suffit de consulter la marche à suivre. Les prochaines étapes vous permettront de configurer les bons réglages de votre Collabox pour utiliser le paiement automatique des factures récurrentes.

À l’intérieur du logiciel Collabox, il faut d’abord sélectionner ou créer une facture. Pour sélectionner la facture, il faut cliquer sur son numéro.

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Une fois que la facture a été sélectionnée, la prochaine étape consiste à créer un renouvellement de facture. Cette fonction indique à Collabox que le paiement de cette facture sera renouvelé c’est-à-dire qu’il revient périodiquement.

Comment créer un renouvellement de facture?

Une fois que la facture à renouveler est sélectionnée, il faut cliquer sur « Créer un renouvellement de facture ».

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La prochaine page vous permet de fixer les paramètres du renouvellement. Ainsi, il est possible de sélectionner la fréquence de facturation. Dans le cas présent, la fréquence est réglée mensuellement. La première facture sera datée du 16 novembre et couvrira la période du 16 décembre 2015 au 15 janvier 2016. La section “Note » vous permet d’écrire un message personnalisé qui apparaîtra sur la facture de votre client. Pour vous assurer que le renouvellement est automatique auprès de PayPal, il est primordial de COCHER l’option “Renouvellement PayPal automatique”. Sinon, vous devrez renouveler manuellement la facture dans Collabox.

Les variables de renouvellement existent pour vous permettre d’adapter automatiquement la note dans le bas de la facture en fonction de la période de facturation.

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Une fois le renouvellement configuré, il suffit d’envoyer la facture au client. Pour que l’option de paiement PayPal soit valide, il faut faire parvenir la facture par courriel.

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La prochaine étape vous permettra de personnaliser votre courriel pour l’envoi de la facture. Celle-ci sera liée en pièce jointe et un lien cliquable sera disponible pour la connexion au compte PayPal.Abonnement paypal3

Il est important que le client clique sur le logo de PayPal pour amorcer le dernier segment de la configuration du paiement automatisé. Cette étape est primordiale puisque sans elle, tout le processus tombe à l’eau. Cette dernière étape se déroule complètement auprès de PayPal.Abonnement paypal7

Avant que votre client ne se connecte à son compte PayPal, il est possible de voir le montant de la facture actuelle (le mois en cours) ainsi que le montant pour les mois suivants. La dernière étape consiste à se connecter auprès de PayPal. Votre client se connecte en utilisant l’option “Log In” et il n’a qu’à entrer ses informations pour compléter le processus de paiement automatique. PayPal et Collabox s’occuperont du reste. Les prochaines factures seront envoyées, le paiement sera prélevé et versé et la facture sera renouvelée automatiquement.
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