Notifications par courriel et par SMS

Notifications par courriel et par SMS

Rendez-vous, projets, tâches, suivis de dossiers, dîners, rencontres d’équipe, dentiste, parties de soccer… Quand on doit jongler avec tout cela, il faut être un vrai pro de l’agenda… Et encore!
Saviez-vous que vous pouviez recevoir des notifications de Collabox pour plusieurs fonctionnalités afin de ne rien oublier? Cet article est pour vous!

Comment fait-on pour activer ces alertes? Suivez le guide, ça ne vous prendra qu’une minute.

Dans le menu vertical à gauche de votre écran, cliquez sur Mes préférences sous la section Préférences.

Menu vertical de Collabox

 

Rendez-vous dans l’onglet Préférences avancées de la page Mes préférences.

Page Mes préférences

 

Repérez la section Notifications. Vous y verrez toutes les fonctionnalités pour lesquelles il est possible d’envoyer une notification par courriel ou par SMS. Elles sont les suivantes :
– Affectation à un projet
– Désaffectation à un projet
– Mise en production d’un projet
– Affectation à une tâche
– Affectation à un rendez-vous
– Rappel de les rendez-vous
– Rappel de dates de suivi des contacts
– Tâche complétée

Il vous suffit tout simplement de cocher la case correspondant au type d’alerte qui vous intéresse, à enregistrer les modifications et vous commencerez à les recevoir automatiquement.
* Notez bien que des frais peuvent s’appliquer lorsque vous recevez des notifications par SMS. Discutez-en avec nous pour connaître les options de forfaits.

Onglet des préférences avancées, page Mes préférences

 

Particularité des dates de suivi

Avant, vous aviez seulement la possibilité de déterminer une date pour effectuer le suivi d’un dossier client. Avec notre nouvelle mise à jour, vous pourrez également choisir une heure de rappel (qui se manifestera sous forme de notification) dans la fiche d’un contact au même endroit que la date de suivi. 

Pour que le rappel fonctionne, assurez-vous d’avoir bien coché la case Permettre de créer rappels de date de suivis contacts, dans vos préférences. De plus, si l’heure de suivi est à minuit (00:00), le rappel ne fonctionnera pas. Vous devez absolument choisir une autre heure.

Page Mise à jour d’un contact, onglet Infos

 

Et voilà, un casse-tête de moins!

Listes de prospection

Chers vendeurs, vous prévoyez partir en tournée de prospection bientôt? Vous anticipez déjà les oublis, les malentendus, les mémos perdus en cours de route? Nous avons pensé à vous! Grâce au Collabox, vous pourrez planifier vos tournées efficacement et partir la tête tranquille.

Vous pouvez maintenant créer des listes de prospection sur le Collabox. Accédez à votre liste de prospection, aux coordonnées de vos contacts et aux commentaires laissés dans leurs fiches contact partout et en tout temps! 

On vous donne un aperçu de ces nouveaux outils.

Pour accéder aux listes de prospection, rendez-vous dans le module Contacts, puis cliquez sur Listes de prospection dans le menu vertical.

Menu vertical de Collabox, section Contacts

 

Vous verrez toutes les listes de prospection que vous et vos collègues avez créées.

Page Listes de prospection

 

Lorsque vous cliquez sur le nom d’une des listes, elle s’ouvre sur une liste détaillée des contacts (2), classés en ordre de priorité (1), avec les courriels (3), une note date de suivi (4), la date de suivi (5) et les sections (6).

Page Mise à jour d’une liste de prospection

 

Voyons chacun de ces éléments un peu plus en détail.

  • L’ordre de priorité, situé à gauche des noms de vos clients, se modifie en tout temps. Il sert à placer dans l’ordre les personnes que vous allez visiter selon leur position géographique ou leur disponibilité à vous rencontrer.
  • Les dates de suivi s’affichent en bleu pour les suivis à venir, et en rouge pour les suivis dont la date est dépassée, en vert pour la date d’aujourd’hui.
  • La « Note date suivi » s’affiche en permanence directement dans la liste.
  • Les icônes vous permettent d’accéder à l’historique des commentaires inscrits au dossier de votre client et d’en écrire de nouveaux. Les commentaires s’affichent du plus récent au plus ancien.
  • Les sections vous servent à diviser la liste en plusieurs sections que vous pouvez nommer et dater.

Petit raccourci intéressant : Dans la fiche contact d’un client, vous pouvez cliquer sur l’icône « Google » qui vous redirigera sur Google Maps à l’adresse de votre client.

Page Mise à jour d’un contact
Version sur appareil mobile

 

Nous avons aussi adapté l’affichage des listes de prospection pour qu’elles soient agréables à consulter sur un appareil mobile.

Aperçu des listes sur appareil mobile

La liste de prospection s’affiche comme ceci. Par défaut, vous voyez seulement vos propres listes de prospection. Pour voir aussi les listes de vos collègues, cliquez sur le lien Tous les utilisateurs.

Page Liste de prospection
Version sur appareil mobile

 

Les initiales de chacun des vendeurs apparaîtront à côté du nom de leurs listes.

Page Liste de prospection de tous les vendeurs
Version sur appareil mobile

 

Cliquez sur une des listes pour la consulter. Il existe deux différences entre la version mobile de cette page et la version sur ordinateur :

1. Les sections s’affichent en noir.

2. Les dates de suivi sont cliquables. Elles vous mènent à une nouvelle page qui vous permet d’éditer directement la dernière note que vous avez laissée ainsi que la date de suivi.

Page Mise à jour d’une liste de prospection
Version sur appareil mobile

 

La nouvelle page d’édition de note et de date de suivi existe exclusivement en version sur appareil mobile.

Page d’édition de note et de date de suivi
Version sur appareil mobile

 

L’historique des commentaires s’affiche ainsi:

Page Commentaire pour contact: [nom du contact]
Version sur appareil mobile

 

… et l’ajout de commentaires comme ceci:

Page Ajout d’un commentaire au contact [nom du contact]
Version sur appareil mobile

*Il est même possible d’enregistrer un commentaire en dictant le message à voix haute. Plus d’excuses pour texter au volant!

Consultez notre article pour savoir comment créer une liste de prospection ou la mettre à jour.

Créer une liste de prospection et la mettre à jour

Vous pouvez facilement créer des listes de prospection, mais aussi les mettre à jour pour les réutiliser année après année.

Voici comment procéder en quelques étapes
Pour créer une liste de prospection, allez sur l’onglet « Contacts », sélectionnez « Listes de prospection », puis cliquez sur « Ajouter une liste de prospection ».

Page Listes de prospection

 

Nommez la liste, puis cliquez sur « Sauvegarder ». Pour ajouter des contacts, cliquez sur « Ajouter des contacts ». Vous pouvez choisir d’ajouter un contact :

Page Ajout d’un contact

 

… ou d’importer un contact :

Importation d’un contact

 

Pour procéder plus rapidement, utilisez l’outil « Recherche de contacts » pour rechercher des clients en fonction de la ville ou du code postal saisi :

Page Recherche de contacts

 

Sélectionnez les clients que vous souhaitez ajouter à une liste déjà existante ou à une nouvelle liste.

Page Liste des contacts

 

Puis avec le menu déroulant « Pour la sélection… », descendez jusqu’à la section « Prospection » et choisissez l’option désirée.

Menu déroulant
Page Liste des contacts

 

Voilà, votre liste est complète!

 

Pour réorganiser votre liste facilement, vous n’avez qu’à cliquer-glisser (« drag and drop »), sur ordinateur comme sur appareils mobiles! 

Cliquer-glisser sur appareil mobile

Followmail

Vous avez une belle liste de contacts que vous souhaitez rejoindre avec une infolettre ? N’allez pas plus loin parce que Collabox est votre outil le plus pratique avec le Followmail! Il comprend en effet un éditeur de courriel mais aussi un assistant de liste de distribution qui va chercher vos contacts directement dans sa base de données. Fini les multiples listes et logiciels, Collabox est tout-en-un!

Pour accéder à la fonction Followmail, vous devez d’abord cliquer sur « Contacts » dans le menu de navigation au haut de la page. 

Avant d’envoyer votre communication, la première étape consiste à créer une liste de distribution. Cette liste comprendra tous les récipiendaires de votre message. Ces derniers doivent absolument faire partie de vos contacts Collabox.

Comment créer une liste de distribution?

Pour créer une nouvelle liste de distribution, cliquez sur « Liste de distribution » dans le menu latéral de gauche.

Ensuite, cliquez sur « Ajouter une liste de distribution ».

Trouvez un nom pour votre liste et ensuite cliquez sur l’onglet « Ajouter des contacts ».

Vous verrez alors une liste de tous les contacts qui vous sont associés. Sélectionnez ceux que vous souhaitez ajouter à la liste de distribution et cliquez sur « sauvegarder ».

Une fois la liste de distribution créée, il faut préparer le contenu de votre communication. Pour ce faire, cliquez sur « Messages » dans la barre latérale de gauche.

Ici, vous retrouverez tous les messages que vous avez rédigés. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un message ».

C’est ici qu’on laisse l’imagination s’emporter. Followmail comprend un éditeur de message gratuit. Une fois le message composé, n’oubliez pas d’enregistrer. *Par expérience, nous vous suggérons d’écrire vos messages dans un éditeur de texte comme Word. Vous n’aurez qu’à copier-coller votre message et ajuster la mise en page. Dites-vous que c’est moins long procéder de cette manière que de tout recommencer*.

Titre de la bascule

Pas de problème ! Followmail est en mesure d’accepter les fichiers HTML. Ainsi, les belles présentations faites par votre programmeur peuvent s’intégrer facilement. Au bas de l’éditeur, vous avez une section « Créer un message à partir d’un fichier HTML ». Sélectionnez votre fichier et sauvegardez-le. Vous pouvez aussi le prévisualiser avant si vous le souhaitez.

Pas de programmeur et pas de talent ? Nous aimons bien Litmus comme ressource en ligne qui propose des gabarits d’infolettre que vous pouvez modifier. Il faut cependant avoir des connaissances minimales en HTML pour être en mesure de les modifier selon vos spécifications. Pas de connaissances ? Codecademy est un outil qui peut vous apprendre les bases assez rapidement en programmation.

Maintenant que votre message et votre liste de distribution sont faits, on peut maintenant planifier l’envoi. Pour y arriver, cliquez sur « Envois » dans la barre latérale de gauche. Vous serez automatiquement redirigé vers la page comprenant tous les envois que vous avez effectués. Pour en créer un nouveau, cliquez sur « Ajouter un envoi ». 

Trouvez un titre à votre envoi, choisissez la date d’envoi ainsi que le message à envoyer. Enfin, sélectionnez dans la liste du bas, le nom de la liste de distribution que vous souhaitez. Enfin, cliquez sur « Sauvegarder ».

Une fois que le message sera envoyé, dans la colonne de droite vous verrez la mention « Envoyé » comme statut. 

 

Contacts mobiles

Plusieurs de nos clients profitent de la mobilité de Collabox pour y accéder en déplacement. Une des fonctionnalités les plus utilisées est le module Contacts et nous avons décidé de leur simplifier (encore plus!) la vie. Nous avons ainsi repensé complètement l’affichage mobile pour vous offrir quelque chose de simple et compact. La nouvelle interface vous permet donc de faire une recherche rapide parmi tous vos contacts, mais aussi vos employés et fournisseurs.contacts1

Comment fonctionne la nouvelle interface?

La première consiste à vous connecter à Collabox à partir de votre mobile. Ensuite, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône « Contacts » située au haut de la page dans la barre de menu.contacts

Vous êtes maintenant dans la nouvelle interface pour les contacts. La méthode la plus simple pour faire une recherche est d’utiliser la recherche rapide. Pour ce faire, vous n’avez qu’à inscrire dans la barre de recherche l’information désirée. Il est aussi possible d’utiliser les champs « Prénom », « Nom » ou « Client » pour effectuer votre recherche si vous souhaitez limiter votre recherche à ce champ.

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Après avoir lancé la recherche, vous verrez tous les résultats de votre recherche. Suffit de cliquer sur le contact que vous souhaitez voir pour avoir plus d’information.
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Tour d’horizon – Module Contacts

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Quand on possède une tonne de contacts, un outil de gestion, c’est précieux. On l’a compris et c’est pourquoi notre module de gestion de contacts est génial! Il vous permet de conserver au même endroit toutes les données importantes de vos clients, mais aussi il permet de conserver un œil sur les appels de suivi à effectuer. Vous êtes à la bonne place pour découvrir votre prochain meilleur ami/assistant ;).

Screen Shot 2016-03-16 at 09.31.28_MENU

Avant tout, il faut accéder au module en cliquant sur « Contacts » dans la barre située au haut de la page. Vous verrez alors la liste de tous vos clients. Dans notre exemple, nous en avons uniquement un. On va régler la situation en ajoutant de nouveaux.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.07.17 Pour créer un nouveau contact, vous devez cliquer sur « Ajouter un contact ». Cette section vous permet de rassembler toutes les informations concernant votre contact, dont ses coordonnées. Il suffit de remplir les champs à l’écran et de cliquer sur « enregistrer » dans le bas de la page pour sauvegarder la fiche.
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Cette page comprend plusieurs sections très utiles. La première, située dans le coin supérieur gauche, permet d’inscrire des commentaires.

Section commentaires

Bien pratique quand vous avez plusieurs vendeurs en interaction avec un même contact! La section commentaires vous permet d’inscrire des notes à la fiche. Vous pouvez aussi indiquer de quelle façon vous avez contacté la personne.Screen Shot 2016-04-29 at 15.09.38 En cliquant sur « Afficher les commentaires », vous pourrez voir tous les commentaires, peu importe qui l’a écrit. Ainsi, toute l’information est transmise entre les personnes concernées.Screen Shot 2016-04-29 at 15.13.52

Une autre section bien pratique est la fonction de suivi. Cette dernière vous permet de sélectionner des dates importantes à vous rappeler, pour effectuer un suivi avec le contact.

Créer un suivi

Pour créer une date de suivi, on doit d’abord inscrire un intitulé pour le suivi. Ensuite, on choisit la date appropriée pour le rappel. Le tour est joué! Screen Shot 2016-03-09 at 16.38.46Une fois que vous aurez ajouté des dates de suivi, elles apparaîtront au haut de la page de votre contact comme dans l’exemple ci-dessous. Si vous voulez supprimer un suivi, il suffit de cliquer sur le « X » rouge à côté de la date.Screen Shot 2016-04-29 at 15.14.34

En assignant des dates de suivi à vos contacts, celles-ci seront visibles dans la page principale du module “Contacts” (vous vous souvenez quand vous avez cliqué sur l’icône « Contacts » dans la barre du haut?).

Les dates en vert indiquent les suivis à effectuer aujourd’hui.
Les dates en bleu sont pour les suivis futurs.
Les dates en rouge sont pour les suivis manqués dont la date est passée.
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À la découverte des onglets

L’onglet « Affectations » permet d’assigner à vos vendeurs le contact. Vous pouvez cocher plus d’un vendeur si nécessaire. Si seulement un vendeur est affecté au contact, ce dernier apparaîtra uniquement dans la liste de contact du vendeur assigné.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.21L’onglet « Rendez-vous » permet de créer, comme son nom l’indique, des rendez-vous associés au contact. Une fois les détails du rendez-vous saisis, ce dernier apparaîtra dans cet onglet et dans votre calendrier.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.43L’onglet « Client » contient toutes les informations sur le client attaché au contact. Il peut s’agir d’une entreprise ou d’un organisme. Un client peut avoir plus d’un contact d’associé. Par exemple, vous pouvez avoir les coordonnées du président, du directeur général et du responsable des finances comme trois contacts différents dans votre client.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.59L’onglet « Envois » permet d’envoyer des courriels prédéfinis à votre contact par exemple une offre spéciale ou un bulletin de nouvelles. Vous choisissez le message dans la liste et il sera acheminé. Un commentaire sera même ajouté automatiquement au dossier afin de garder une trace de l’envoi des messages.

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