Contacts mobiles

Plusieurs de nos clients profitent de la mobilité de Collabox pour y accéder en déplacement. Une des fonctionnalités les plus utilisées est le module Contacts et nous avons décidé de leur simplifier (encore plus!) la vie. Nous avons ainsi repensé complètement l’affichage mobile pour vous offrir quelque chose de simple et compact. La nouvelle interface vous permet donc de faire une recherche rapide parmi tous vos contacts, mais aussi vos employés et fournisseurs.contacts1

Comment fonctionne la nouvelle interface?

La première consiste à vous connecter à Collabox à partir de votre mobile. Ensuite, vous n’avez qu’à cliquer sur l’icône « Contacts » située au haut de la page dans la barre de menu.contacts

Vous êtes maintenant dans la nouvelle interface pour les contacts. La méthode la plus simple pour faire une recherche est d’utiliser la recherche rapide. Pour ce faire, vous n’avez qu’à inscrire dans la barre de recherche l’information désirée. Il est aussi possible d’utiliser les champs « Prénom », « Nom » ou « Client » pour effectuer votre recherche si vous souhaitez limiter votre recherche à ce champ.

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Après avoir lancé la recherche, vous verrez tous les résultats de votre recherche. Suffit de cliquer sur le contact que vous souhaitez voir pour avoir plus d’information.
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Tour d’horizon – Module Contacts

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Quand on possède une tonne de contacts, un outil de gestion, c’est précieux. On l’a compris et c’est pourquoi notre module de gestion de contacts est génial! Il vous permet de conserver au même endroit toutes les données importantes de vos clients, mais aussi il permet de conserver un œil sur les appels de suivi à effectuer. Vous êtes à la bonne place pour découvrir votre prochain meilleur ami/assistant ;).

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Avant tout, il faut accéder au module en cliquant sur « Contacts » dans la barre située au haut de la page. Vous verrez alors la liste de tous vos clients. Dans notre exemple, nous en avons uniquement un. On va régler la situation en ajoutant de nouveaux.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.07.17 Pour créer un nouveau contact, vous devez cliquer sur « Ajouter un contact ». Cette section vous permet de rassembler toutes les informations concernant votre contact, dont ses coordonnées. Il suffit de remplir les champs à l’écran et de cliquer sur « enregistrer » dans le bas de la page pour sauvegarder la fiche.
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Cette page comprend plusieurs sections très utiles. La première, située dans le coin supérieur gauche, permet d’inscrire des commentaires.

Section commentaires

Bien pratique quand vous avez plusieurs vendeurs en interaction avec un même contact! La section commentaires vous permet d’inscrire des notes à la fiche. Vous pouvez aussi indiquer de quelle façon vous avez contacté la personne.Screen Shot 2016-04-29 at 15.09.38 En cliquant sur « Afficher les commentaires », vous pourrez voir tous les commentaires, peu importe qui l’a écrit. Ainsi, toute l’information est transmise entre les personnes concernées.Screen Shot 2016-04-29 at 15.13.52

Une autre section bien pratique est la fonction de suivi. Cette dernière vous permet de sélectionner des dates importantes à vous rappeler, pour effectuer un suivi avec le contact.

Créer un suivi

Pour créer une date de suivi, on doit d’abord inscrire un intitulé pour le suivi. Ensuite, on choisit la date appropriée pour le rappel. Le tour est joué! Screen Shot 2016-03-09 at 16.38.46Une fois que vous aurez ajouté des dates de suivi, elles apparaîtront au haut de la page de votre contact comme dans l’exemple ci-dessous. Si vous voulez supprimer un suivi, il suffit de cliquer sur le « X » rouge à côté de la date.Screen Shot 2016-04-29 at 15.14.34

En assignant des dates de suivi à vos contacts, celles-ci seront visibles dans la page principale du module “Contacts” (vous vous souvenez quand vous avez cliqué sur l’icône « Contacts » dans la barre du haut?).

Les dates en vert indiquent les suivis à effectuer aujourd’hui.
Les dates en bleu sont pour les suivis futurs.
Les dates en rouge sont pour les suivis manqués dont la date est passée.
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À la découverte des onglets

L’onglet « Affectations » permet d’assigner à vos vendeurs le contact. Vous pouvez cocher plus d’un vendeur si nécessaire. Si seulement un vendeur est affecté au contact, ce dernier apparaîtra uniquement dans la liste de contact du vendeur assigné.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.21L’onglet « Rendez-vous » permet de créer, comme son nom l’indique, des rendez-vous associés au contact. Une fois les détails du rendez-vous saisis, ce dernier apparaîtra dans cet onglet et dans votre calendrier.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.43L’onglet « Client » contient toutes les informations sur le client attaché au contact. Il peut s’agir d’une entreprise ou d’un organisme. Un client peut avoir plus d’un contact d’associé. Par exemple, vous pouvez avoir les coordonnées du président, du directeur général et du responsable des finances comme trois contacts différents dans votre client.

Screen Shot 2016-04-29 at 15.15.59L’onglet « Envois » permet d’envoyer des courriels prédéfinis à votre contact par exemple une offre spéciale ou un bulletin de nouvelles. Vous choisissez le message dans la liste et il sera acheminé. Un commentaire sera même ajouté automatiquement au dossier afin de garder une trace de l’envoi des messages.

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