Déboursés et feuille de temps

Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses ? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos rendez-vous en entrée de feuille de temps et inscrire directement vos dépenses ainsi que le kilométrage parcouru. C’est super pratique parce qu’en plus, vous pouvez ensuite les rassembler dans un déboursé ! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.

Configurations préalables

1. Création d’un nouveau fournisseur

Vous devez créer un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. Pour ce faire, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.


Ensuite, cliquez sur « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.


Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.


2. Réglages comptables

Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».

Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.

Ensuite, vous devez associer ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.


Utiliser les menus déroulants pour effectuer l’association. Notre exemple est à titre indicatif seulement. Vous pouvez nous emprunter nos choix, mais vous pouvez en choisir d’autres.

Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».
Ensuite, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.

3. Réglages de l’employé

Allez dans « Configuration ».

Cliquez sur « Employés ».
Et cliquez sur l’employé qui effectuera des déplacements.
Vous allez devoir modifier des options dans ces quatre onglets. Commençons par le premier, « Menus ».

Vous devez vous assurer que la case « Saisie des dépenses » soit cochée. Une fois fait, on passe aux « Préférences ».

On coche « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». On continue vers la « Configuration avancée ».

On doit ensuite associer votre employé à son compte de fournisseur (que nous avons créé un peu plus tôt). Une fois que c’est fait, on s’en va sur l’onglet « Taux ».

Ici, vous devez configurer le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire quel est le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 

Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.

Maintenant que les configurations sont faites, vous êtes prêt à gérer vos déplacements. Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps. 

Lorsque vous cliquez sur votre rendez-vous dans votre agenda, dirigez-vous vers le bas de la page.

Vous avez une série de bouton et d’options disponible à vous. En cliquant sur « Créer une feuille de temps », votre rendez-vous sera calculé automatiquement dans votre feuille de temps.

Vous devez alors indiquer le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Ensuite, vous pouvez aussi entrer votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. En cliquant sur « Enregistrer », les données sont sauvegardées et apparaissent dans votre feuille de temps.

En rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer. 

Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.
Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.

Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».

Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.

ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.

Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ». 

Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.