Banque d’heures accumulables

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

 

Historique des courriels

Que ce soit des factures, des offres de services ou des bons de commande, vous envoyez une tonne de courriels à partir de Collabox. Mais il est parfois difficile de savoir si la communication s’est bien rendue à bon port. C’est là qu’entre en ligne de compte l’historique de courriels! Cette fonctionnalité permet de voir tous les courriels envoyés à partir de Collabox, mais surtout s’ils sont arrivés à destination. En effet, cet outil permet de voir quels messages ont été livrés avec succès, ceux en attente et ceux qui ont échoués. Ce n’est pas tout. L’historique vous donne même la raison pour laquelle le message n’est pas parvenu à destination. 

Il est important de préciser que l’historique des courriels présente une vue d’ensemble des courriels envoyés à partir du Collabox, donc les courriels de TOUS les employés. Choisissez donc bien les personnes qui recevront ce privilège. Habituellement, ce dernier est réservé aux dirigeants d’entreprise.

Configuration de l'historique des courriels

Avant de pouvoir profiter de l’historique des courriels, vous devez d’abord l’activer. Pour ce faire, accédez au module de configuration en cliquant sur « Configuration » dans la barre de navigation au haut de la page.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale.

Sélectionnez l’employé qui pourra avoir accès à l’historique des courriels.

Cliquez ensuite sur l’onglet « Menus ». Descendez au bas de la page dans la section « Configuration » et cochez la case pour « Historique des courriels ». Si cette dernière n’apparaît pas dans les options, veuillez nous contacter pour que nous vous ajoutions cette option à votre compte. 

Une fois l’option activée à votre compte, il est très facile d’avoir accès à l’historique des courriels. De n’importe où dans le Collabox, vous pouvez cliquez sur « Historique des courriels » dans la barre latérale, sous la section « Outils ».

Ensuite, sélectionnez la période désirée pour obtenir votre historique. Il est à noter que si la fonction n’était pas activée, aucun historique n’a été sauvegardé. Vous devrez attendre d’envoyer de nouveaux courriels pour que Collabox puisse en faire le suivi.

Et voilà! Vous voyez donc un historique des courriels que vous avez envoyés à partir de Collabox. Ceux-ci concernent les offres de services, les bons de commande, les factures et tous les envois effectués à l’aide du Followmail.