Remplir ses feuilles de temps avec l’agenda

Feuilles de temps et agenda, une pierre deux coups !

Faites d’une pierre deux coups en inscrivant vos rendez-vous à l’agenda et dans votre feuille de temps simultanément! Lisez ce qui suit pour découvrir notre truc de pro et maximiser votre temps.

Pour commencer, vous n’avez qu’à créer un rendez-vous dans votre agenda, comme à l’habitude.

Page Ajout d’un rendez-vous

 

Enregistrez-le. Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda. Ensuite, cliquez sur votre rendez-vous comme si vous vouliez le mettre à jour.

Agenda de Collabox

 

Tout en bas de la page, vous verrez le bouton Créer une feuille de temps. Cliquez dessus.
* Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas créer une feuille de temps pour un rendez-vous dans le futur. L’événement doit absolument être terminé.

Page Mise à jour d’une rendez-vous

 

Une page s’ouvrira sur votre feuille de temps à la bonne journée. Toutes les informations que vous aurez inscrites dans la fiche de rendez-vous seront recopiées, incluant les commentaires.

Page Feuille de temps

 

La dernière étape, mais non la moindre : enregistrez votre nouvelle entrée de feuille de temps et appréciez votre efficacité!

Des questions? Contactez-nous!

Les types de feuilles de temps

À ce jour, Collabox vous offre la possibilité de choisir entre 4 types de feuilles de temps :

  1. Feuille de temps standard
  2. Feuille de temps techno
  3. Feuille de temps hebdomadaire
  4. Feuille de temps express

Nous vous offrons un petit survol de leurs différentes caractéristiques afin que vous trouviez votre préférée.

 

1. La feuille de temps standard

Cette feuille de temps est conçue pour les gens qui aiment conserver leurs habitudes. Son design rappelle les feuilles de temps traditionnelles, tout en offrant les avantages du numérique. Détaillez-y vos différentes tâches! Faire un tour d’horizon de la feuille de temps standard

Exemple de feuille de temps standard

 

2. La feuille de temps techno

Ce modèle de feuille de temps offre un nouveau design « cliquer-glisser » (« drag and drop ») qui plaira aux technos. L’esthétique plus moderne de sa nouvelle interface graphique conserve toutes les options de la feuille de temps standard que vous aimez et utilisez.

Exemple de feuille de temps techno (design « cliquer-glisser »)

 

3. La feuille de temps hebdomadaire

Avec cette feuille de temps, entrez vos heures à la semaine plutôt qu’au jour. Elle est parfaite pour les généralistes qui souhaitent inscrire des tâches avec de gros blocs de temps. C’est aussi l’idéal lorsqu’on travaille sur un projet dont les étapes n’ont pas besoin d’être détaillées.

Exemple de feuille de temps hebdomadaire

 

4. La feuille de temps express

Bien que les feuilles de temps se complètent toutes sur ordinateur ou mobile, la feuille de temps express est la mieux adaptée à l’interface des téléphones. Et comme son nom l’indique, elle se complète très, très rapidement. Remplissez-la en 3 clics seulement!

Note : À tout moment vous pouvez passer de la feuille de temps express à la feuille de temps détaillée (standard ou techno) en cliquant sur le lien bleu Feuille de temps détaillée

Feuille de temps express

 

Voir comment remplir sa feuille de temps express

La journée même est déjà sélectionnée pour vous par défaut. Pour commencer votre saisie de temps, passez à la première étape avec le bouton Suivant.

Feuille de temps express : page d’accueil

 

1) Sélectionnez le projet sur lequel vous avez travaillé.

Feuille de temps express : sélection du projet

 

2) Choisissez votre service.

Feuille de temps express : choix d’un service

 

3) Inscrivez le nombres d’heures travaillées. N’oubliez pas d’enregistrer!

Feuille de temps express : inscription des heures travaillées

 

Vous pouvez ensuite répéter ces étapes pour y inscrire les autres projets sur lesquels vous avez travaillé au cours de la journée.
Note : Les entrées dans la feuille de temps express seront concomitantes dans les feuilles de temps standard ou techno, c’est-à-dire qu’elles commenceront toutes à minuit. Cette conversion de données est parfaite si vous n’avez pas besoin de savoir à quel moment ni combien de temps vos employés ont travaillé sur un projet en particulier.

Avez-vous fait votre choix? Contactez-nous pour changer votre feuille de temps, nous vous indiquerons comment procéder avec plaisir!

 

Banque d’heures accumulables

Avez-vous du mal à suivre les heures supplémentaires de vos employés ? Collabox peut vous aider avec sa banque d’heures accumulables. Vous n’avez qu’à déterminer l’horaire type de chacun de vos employés et la feuille de temps fait le reste. En effet, lorsque vos employés entrent leur information dans la feuille de temps, Collabox est en mesure de déduire le total effectué et s’il surpasse l’horaire habituel.

Comment configurer l’horaire d’un employé?

Cliquez sur l’icône « Configuration » dans la barre de navigation.

Ensuite, cliquez sur « Employés » dans la barre latérale de gauche.

Choisissez l’employé dont vous souhaitez modifier/consulter l’horaire.

Cliquez sur l’onglet « Horaire ».

Enfin, entrez les journées et les heures travaillées. N’oubliez pas de configurer la banque d’heures. Vous devez entrer la date du début du calcul de la banque d’heures (généralement associé au début de l’embauche de l’employé) ou le nombre d’heures accumulées à la date sélectionnée (si vous ne prenez pas la date d’embauche). Si vous limitez, le nombre d’heures accumulables, indiquez-le à l’endroit spécifié. N’oubliez surtout pas d’enregistrer vos modifications. Vous devez effectuer ces étapes pour chacun de vos employés.

Une fois que vous aurez enregistré les modifications, un rapport détaillé sera généré automatiquement avec les heures travaillées, les surplus, etc.

 

Déboursés et feuille de temps

Vos employés voyagent pour rencontrer des clients un peu partout et ramassent des factures de dépenses ? Arrêtez de vous casser la tête, Collabox est conçu pour vous faciliter la tâche. En effet, vous pouvez transformer vos rendez-vous en entrée de feuille de temps et inscrire directement vos dépenses ainsi que le kilométrage parcouru. C’est super pratique parce qu’en plus, vous pouvez ensuite les rassembler dans un déboursé ! Pour y arriver, vous devez d’abord configurer le compte de votre employé en suivant les instructions dans l’onglet ci-bas.

Configurations préalables

1. Création d’un nouveau fournisseur

Vous devez créer un fournisseur au nom de l’employé qui générera des dépenses et des kilométrages. Pour ce faire, cliquez sur l’icône « Comptabilité » dans le haut du menu de navigation.


Ensuite, cliquez sur « Fournisseurs » dans la barre latérale de gauche.


Enfin, cliquez sur « Ajouter un fournisseur ». Remplissez les informations demandées et enregistrez la fiche.


2. Réglages comptables

Il faut maintenant configurer les dépenses diverses qui peuvent s’ajouter au kilométrage, par exemple la nourriture et le stationnement. Pour ce faire, restez dans le module de « Comptabilité » et cliquez sur « Définir types de dépenses ».

Nommez quelques types de dépenses, nous vous en suggérons trois communes. Ne vous gênez pas de les emprunter.

Ensuite, vous devez associer ces types de dépenses à des postes budgétaires. Cliquez sur « Dépenses et postes budgétaires » pour y arriver.


Utiliser les menus déroulants pour effectuer l’association. Notre exemple est à titre indicatif seulement. Vous pouvez nous emprunter nos choix, mais vous pouvez en choisir d’autres.

Si vous n’avez pas de poste budgétaire qui correspond bien à votre type de dépense, vous n’avez qu’à l’ajouter. Pour y arriver, cliquez « Postes budgétaires ».
Ensuite, cliquez sur « Ajouter un poste budgétaire » et remplissez les informations à l’écran.

3. Réglages de l’employé

Allez dans « Configuration ».

Cliquez sur « Employés ».
Et cliquez sur l’employé qui effectuera des déplacements.
Vous allez devoir modifier des options dans ces quatre onglets. Commençons par le premier, « Menus ».

Vous devez vous assurer que la case « Saisie des dépenses » soit cochée. Une fois fait, on passe aux « Préférences ».

On coche « Afficher le compteur des déplacements sur la feuille de temps ». On continue vers la « Configuration avancée ».

On doit ensuite associer votre employé à son compte de fournisseur (que nous avons créé un peu plus tôt). Une fois que c’est fait, on s’en va sur l’onglet « Taux ».

Ici, vous devez configurer le taux de déplacement de votre employé, c’est-à-dire quel est le montant que vous remboursez à votre employé pour son déplacement et combien vous le vendez aux clients. Cliquez sur « Modifier » pour changer ces valeurs. 

Inscrivez les valeurs que vous souhaitez. Il est important d’utiliser le « . » (point) et non la « , » (virgule) pour entrer les montants.

Maintenant que les configurations sont faites, vous êtes prêt à gérer vos déplacements. Si vous êtes du genre à saisir tous vos rendez-vous dans Collabox, vous allez être choyés puisque ces derniers peuvent être transformés en entrée de feuille de temps. 

Lorsque vous cliquez sur votre rendez-vous dans votre agenda, dirigez-vous vers le bas de la page.

Vous avez une série de bouton et d’options disponible à vous. En cliquant sur « Créer une feuille de temps », votre rendez-vous sera calculé automatiquement dans votre feuille de temps.

Vous devez alors indiquer le service auquel vous souhaitez attacher cette entrée. Ensuite, vous pouvez aussi entrer votre kilométrage et vos dépenses encourues lors de ce déplacement. En cliquant sur « Enregistrer », les données sont sauvegardées et apparaissent dans votre feuille de temps.

En rouge vous avez la place prise par le rendez-vous et gris l’entrée de la feuille de temps que vous venez de créer. 

Maintenant que vous avez plein de dépenses d’ajoutées dans vos feuilles de temps, vous êtes rendu au moment de les changer en déboursé. Pour les repérer facilement, nous avons créé un rapport complet. Pour ce faire, cliquez d’abord sur l’icône « Rapports » au haut de la page.
Ensuite, cliquez sur « Rapport de dépenses » dans le menu latéral gauche.

Sélectionnez la période d’affichage souhaitée pour le rapport. Ce dernier comptabilisera et vous affichera toutes les dépenses supplémentaires ainsi que le kilométrage effectué par vos employés. Vous pouvez aussi sélectionner un employé en particulier comme c’est le cas dans l’exemple ci-dessous. Ensuite, cliquez sur « Afficher le rapport ».

Le rapport vous présente alors toutes les entrées de kilométrage et les dépenses saisies dans la feuille de temps. Sélectionnez celles que vous souhaitez mettre dans le déboursé.

ATTENTION! Soyez certain de votre sélection parce qu’il n’est pas possible de renverser la transformation en déboursé.

Une fois la sélection complétée, cliquez sur « Créer des déboursés ». 

Vous serez automatiquement redirigé dans votre liste de déboursés et verrez vos nouveaux déboursés au nom de vos employés. Si vous avez sélectionné des entrées provenant de plusieurs employés, Collabox séparera les dépenses automatiquement pour chaque employé. Vous aurez alors autant de déboursés créés que d’employés ayant rempli des dépenses.
Si vous cliquez sur le déboursé, vous pourrez voir quelles dépenses vous aviez sélectionnées avec leurs montants. Cependant, si vous avez ajouté des dépenses et du kilométrage, vous ne pouvez pas les discerner une fois transformé en déboursé.


 

Feuille de temps géolocalisée

Une nouvelle fonctionnalité vient de faire son apparition dans le Collabox : la géolocalisation de la feuille de temps! Cet ajout permet de connaître à quel endroit vos employés entrent leurs heures. Cet outil de contrôle est super pratique pour savoir si le petit retardataire du bureau entre ses heures encore dans l’autobus ou bien au bureau. 

Comment activer ou désactiver la géolocalisation?

Que vous souhaitiez activer ou désactiver cette option pour votre organisme, le chemin est le même, vous n’aurez qu’à cocher ou non la case. Pour y arriver, vous devez afficher les réglages de l’organisme en cliquant sur « Organisme ».

Organisme

Pour activer la fonction, il ne reste qu’à cocher sur la case « Géolocalisation des feuilles de temps ». Par contre, il ne faut pas oublier d’enregistrer les modifications!
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Vous voulez consulter les données de géolocalisation de vos employés? Rien de plus simple, puisque le rapport par employés vous l’indique. Nous avons même pensé à vous donner un lien Google Maps pour visualiser sur une carte, les entrées. 

Pour avoir accès au rapport, vous devez d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » dans la barre de navigation au haut de la page. 

Ensuite, vous devez au moins choisir une option dans la catégorie « Rapport par employés » comme « Inclure le détail des heures » dans l’exemple ci-dessous. N’oubliez pas de cocher « Inclure la géolocalisation »! 

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Voici un exemple de rapport par employés des entrées de la feuille de temps. Comme vous pouvez voir dans la colonne à droite, les entrées avec une géolocalisation possèdent un lien de localisation.
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Si vous cliquez sur lien, vous verrez la position d’où a été faite l’entrée sur la carte.

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Feuille de temps mobile

Après le nouvel affichage des contacts sur cellulaire, on continue et on optimise la feuille de temps. En effet, elle s’est refait une beauté lorsque vous êtes sur votre cellulaire. Sur la route, au restaurant ou en réunion, il n’a jamais été aussi facile d’entrer vos heures dans la feuille de temps. Fini l’époque où vous oubliez de comptabiliser vos heures, Collabox s’en charge pour vous.