Les formulaires personnalisés

Remplir le formulaire d’un nouveau fournisseur ou d’un bon de commande, par exemple, peut s’avérer un peu lourd, et surtout lorsque les formulaires comportent des champs qui ne sont pas utilisés par votre organisation. Avec Collabox, vous pouvez personnaliser vos formulaires afin de n’y voir apparaître que les sections qui vous sont utiles. Vos employés ne se poseront plus de questions sur les informations nécessaires à inscrire, et vos pages seront plus rapides à consulter en y enlevant le superflu. Comment ça se concrétise dans Collabox?

Dans le menu de gauche de Collabox, dirigez-vous sous l’onglet Préférences. Sélectionnez Organisme.
Note : Habituellement, seuls les administrateurs ont accès à cette configuration.

Menu de gauche, onglet Préférences

 

Rendez-vous dans l’onglet Formulaires personnalisés.

Page mise à jour de l’organisme, onglet Infos

 

Choisissez un formulaire à personnaliser avec le menu déroulant qui apparaîtra sur la page de l’onglet Formulaires personnalisés. Vous avez la possibilité de modifier les quatre suivants : agenda, bon de commande, fournisseurs, projets.

Prenons l’exemple du formulaire de fournisseurs.
Les cases à droite du formulaire servent à déterminer les sections qui seront visibles sur votre formulaire personnalisé. Cochez la case pour que la section correspondante apparaisse dans votre formulaire, décochez-la pour qu’elle disparaisse. Dans les sections encadrées en rouge, la toute première case permet d’enlever la section au complet.
Note : Le formulaire sera personnalisé pour toute l’équipe, pas seulement pour vous.

Formulaire des fournisseurs
Page Mise à jour de l’organisme, onglet Formulaires personnalisés

 

Vous avez sans doute remarqué qu’il y a un pictogramme représentant des personnes à gauche de la case. Lorsque vous cliquez dessus, le nom de vos employés apparaît avec des cases à cocher pour chacun d’eux. Cette section vous permet de choisir les employés pour lesquels vous souhaitez personnaliser le formulaire en cochant ou décochant leurs noms. Par défaut, toutes les cases sont cochées.

Cases à cocher pour chacun des employés
Formulaire personnalisé des fournisseurs

 

Lorsque votre personnalisation est terminée, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton Sauvegarder, en bas de la page. Votre formulaire sera maintenant adapté à vos besoins!

Exemple de formulaire personnalisé
Page Ajout d’un fournisseur

 

Vous pourrez procéder de la même façon pour personnaliser les autres formulaires. C’est tout simple! Si vous souhaitez ajouter des champs à l’intérieur des formulaires, consultez le texte sur les champs personnalisés.

Les champs personnalisés : adaptez votre Collabox !

peintre champs perso_medD’apparence anodine, les champs personnalisés sont un moyen extrêmement puissant d’avoir le plein contrôle de l’information importante pour votre entreprise. Parfois il est nécessaire de saisir des informations précises dans Collabox et elles ne font pas partie des formulaires de base disponibles. Nous avons pensé à tout! Il s’agit des champs personnalisés. Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter vous-même des champs à l’intérieur des formulaires de base. 

Si vous cherchez plutôt à modifier les champs affichés dans les formulaires de base, le texte sur les formulaires personnalisés vous sera plus utile.

Comment y avoir accès ?

Il faut d’abord afficher la section configuration en cliquant sur l’icône sur « Configuration » dans la barre de menu dans le haut de la page.

Vous trouverez ensuite l’option « Champs personnalisés » dans la barre de gauche.

clip écran du menu dans la palette de gauche

Plusieurs types de champs sont disponibles. Vous pouvez insérer des champs de texte simple ou multilingue, des cases à cocher, des menus déroulants, etc.

cap

Cependant, il est seulement possible de modifier certains formulaires de base.

En résumé, ces formulaires contiennent…

  • Contacts : Contient les coordonnées nécessaires des contacts principaux de chacun de vos clients (noms, prénoms, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.)
  • Clients : Contient les informations concernant tous vos clients dans cette fiche (raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Projets : Contient les informations clés concernant vos projets (l’intitulé du projet, son signataire, son statut, sa probabilité de clore, etc.)
  • Fournisseurs : Contient l’information relative à vos fournisseurs. Comme pour vos clients, vous n’avez qu’à décider ce que vous voulez garder comme information sur vos fournisseurs (plus des champ de base, raison sociale, adresse, numéro de téléphone, courriel, etc.).
  • Employés : Contient les informations sur vos employés. Vous pouvez par exemple ajouter avec les champs personnalisés le nom du conjoint, une idée de cadeau d’anniversaire, des numéros d’assurance sociale, etc.
  • Candidats : Dans un contexte de recrutement et d’embauche, on trouve ici les informations sur les candidats potentiels.
  • Bon de commande : Les champs personnalisés sont utiles pour consigner les informations spécifiques à votre secteur d’activité (unité de mesure, formats standards, spécifications de produits, etc.).
  • Tâches : Contient les informations détaillées de chacune des tâches (projet lié, tâche parent, service, temps prévu pourcentage accompli, description, etc.).
  • Produits : Contient les informations de chacun de vos produits en détail (catégorie, code de produit, fournisseur, prix, etc.).
  • Agenda :  Contient toutes les informations sur chacun des rendez-vous (date et heure, projet, contacts, produit, service, employés affectés, statut du rendez-vous, etc.).

Une fois que vous avez maîtrisez les concepts de base, il ne vous reste qu’à expérimenter pour créer ou modifier à votre guise les formulaires. 

Organisation des champs personnalisés

Les champs personnalisés s’alignent, par défaut, les uns en dessous des autres dans le bas de la fiche où ils sont créés. Collabox permet de les organiser en « sections » et en « familles ».

Voir comment les sections et les familles s’affichent sur le Collabox

Les sections et les familles en contour

Les champs d’une « section » s’organisent selon la logique suivante : tout d’abord les familles les unes sous les autres, suivant l’ordre numérique des familles, puis les champs sans famille en dessous. Le tout forme une zone qu’on peut masquer ou afficher (la « Section »).

Voir comment la section s’affiche sur le Collabox

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Les champs d’une même famille, quant à eux, se positionnent sur une seule ligne (au lieu de se placer les uns sous les autres). On peut même décider si les étiquettes descriptives doivent être affichées à la gauche du champ ou au-dessus.

Voir comment les familles sont affichées sur le Collabox

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Les étiquettes descriptives affichées au-dessus du champ
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Les étiquettes descriptives affichées à la gauche du champ

Les champs personnalisés créés dans la fiche contact répondent aux critères de recherche dans l’outil de recherche de la fiche contact.

Les champs personnalisés ont fait l’objet d’un travail intensif ces dernières semaines. Nous remercions particulièrement Nicolas Baron, des Industries de la rive sud (South Shore Furnitures) pour avoir autorisé la prise de captures d’écran.