Rapport par projet

C’est bien naturel que le rapport par projet soit le document le plus produit et utilisé dans un logiciel de gestion de projets. C’est d’ailleurs le cas pour Collabox. Il vous fait une bonne synthèse de tout ce que vous voulez savoir sur vos projets : 

  • factures,
  • déboursés,
  • salaires,
  • heures,
  • ressources,
  • bons de commande,
  • budget restant,
  • etc.

Nommez-les! Pas besoin de fouiller dans les feuilles de temps de vos employés pour trouver une information sur un projet. Tout se trouve dans ce rapport qui est très rapide à produire. Il s’exporte même en Excel!

Pour accéder à la page du rapport, cliquez sur l’icône Rapports, dans le haut de la page de votre Collabox.

Menu horizontal de Collabox

 

Puis, sélectionnez Projets dans le menu de gauche de Collabox.

Menu vertical de Collabox

Le rapport par projet se crée en 4 étapes :

  1. Déterminez la période qui sera couverte par le rapport à l’aide des menus déroulants.
  2. Choisissez le projet, dans le menu déroulant, sur lequel vous souhaitez obtenir des informations.
  3. Choisissez, si désiré, un employé ou un service en particulier sur lequel portera le rapport.
  4. Déterminez la façon dont les informations seront classées dans le rapport (employés, service ou ordre chronologique) en sélectionnant l’option qui vous intéresse.

Note : Le système se souvient des derniers éléments sélectionnés dans le formulaire.

Formulaire du rapport par projet

 

Une fois ces paramètres choisis, vous pouvez soit afficher immédiatement le rapport sans modifier les autres paramètres, soit ajuster les paramètres en fonction de vos besoins. Pour afficher le rapport, cliquez sur le bouton Afficher le rapport situé dans le bas de la page. Si vous voulez exporter le rapport en format Excel, cliquez directement sur l’icône Excel juste au-dessus du bouton Afficher le rapport

Exemple de rapport par projet, classé par employé

Le rapport de progression

rapport de progression 2Connaissez-vous le rapport de progression ? C’est le joli graphique ci-dessus qui vous permet de voir en un clin d’oeil lesquels de vos projets vont bien et ceux en dépassement de coût. C’est magique et ça vous permet de gagner du temps parce que vous voyez directement l’avancement du projet, le montant vendu au client et le total des honoraires de vos employés à date. Le rapport est pratique et accessible, il suffit de quelques clics et le tour est joué. Vos projets sont souvent en plusieurs phases comme c’est le cas en architecture ou en construction. On a pensé à tout! Le rapport de progression devient un outil précieux puisqu’il vous permet de faire le suivi par phase!

rapport de progression

La magie de rapport de progression est bientôt à votre portée, vous devez avant tout vérifier si un taux horaire a été assigné à vos employés et remplir certaines conditions. Si c’est déjà fait, continuer un peu plus bas.

Configuration du taux horaire par employé

Pour ce faire, il faut aller dans le menu configuration situé au haut de la page.

Screen Shot 2016-03-08 at 10.07.18

Ensuite, vous devez aller chercher, dans la barre latérale de gauche, la section « employés ».

Screen Shot 2016-03-16 at 08.55.50Vous aurez alors la liste de tous les employés de votre entreprise. En cliquant un nom, vous afficherez la fiche de l’employé. Pour consulter son taux horaire, il faut cliquer sur l’onglet « Taux horaire ».Screen Shot 2016-03-08 at 09.46.17

Cette page vous présente le taux horaire coûtant et vendant de cet employé. Si aucun taux horaire n’est affiché, vous devez l’ajouter en cliquant sur « Ajouter un taux horaire vendant ». Le montant des honoraires vendant est nécessaire dans le calcul du rapport de progression. Sans lui, le rapport n’affichera pas. Il est aussi possible de modifier un taux horaire pour un employé dans la page du projet pour indiquer un taux horaire spécial uniquement pour ce projet.

Maintenant que vos employés ont un taux horaire d’assigné, vous êtes prêt pour le rapport de progression. Les instructions ci-dessous vous indiquent quelles sections remplir pour faire afficher votre rapport de progression.

Quoi remplir pour faire afficher un rapport de progression?

Avant d’afficher vos rapports de progression, vos projets doivent contenir certaines informations.

  1. Le montant vendu : Il s’agit de la somme que vous avez vendue à votre client pour l’ensemble du projet.
  2. Honoraires : Vos employés doivent faire des entrées dans la feuille de temps ET inscrire qu’ils travaillent sur le projet. Sinon, leur temps ne sera pas comptabilisé sur le projet et le rapport de progression ne sera pas à jour. Le taux horaire coûtant doit être configuré (voir plus haut).
  3. État de progression : Lorsque vous êtes dans la fiche du projet, vous devez indiquer le niveau d’avancement de ce dernier en pourcentage.Screen Shot 2016-03-16 at 08.41.50

Une fois que les projets sont complétés avec l’information nécessaire, la prochaine étape consiste à faire afficher le rapport en soi. Vous allez voir, ça prend seulement cinq clics de souris. 

Comment faire pour afficher le rapport de progression?

Pour faire afficher le rapport de progression, on doit d’abord cliquer sur l’icône « Rapports » située dans la barre du haut.

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Une fois dans le menu des rapports, vous pourrez trouver l’option « Rapport de progression » dans la barre de navigation de gauche.

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Vous pouvez ensuite choisir la période de temps que vous voulez pour l’affichage du rapport. Collabox vous présentera les informations de tous les projets remplissant les conditions nécessaires pour le rapport d’affichage. Il est aussi possible de choisir le détail d’un projet en particulier en l’indiquant dans le menu déroulant.

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Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le projet est presque complété (98 %). En boni, les salaires des employés qui ont travaillé dessus sont inférieurs au montant qui a été proposé au client. Le projet a donc été payant pour la compagnie.

rapport de progression 2

Vous voyez comme ce n’était pas compliqué ? On était certain que vous y arriveriez. On en profite aussi pour vous expliquer une fonctionnalité bien pratique pour certains corps de métier comme les architectes, les entrepreneurs en construction ou les ingénieurs. C’est le rapport de progression par phase. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir que le projet n’est pas terminé, mais que les coûts engendrés en honoraires dépassent le montant vendu au client. Cet exemple, tiré d’une firme d’architecture, offre le détail par phase du projet. Ainsi, il est possible de voir quelles phases sont en dépassement de coûts. Dans le cas présent, ce sont les salaires des employés qui ont travaillé sur les plans et devis et sur l’administration du contrat et la supervision du chantier qui sont la cause du dépassement de coût sur le projet.

rapport de progression

Ce n’est pas merveilleux d’avoir toute cette information au bout des doigts. C’est ça l’avantage Collabox!