Charge d’affectation des employés

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Êtes-vous capable de dire dans votre entreprise quel employé est débordé? Notre rapport de charge d’affectation est LA solution. Cet outil fantastique permet de voir sur une période donnée, les projets sur lesquels vos employés travaillent avec le temps qu’ils ont déjà réalisé et le temps restant. En plus, on vous indique même si vos employés réaliseront, à temps, leurs tâches en fonction de la date de livraison du projet. Incroyable, non? Suivez les instructions ci-dessous pour voir d’un coup d’œil si vous avez des employés surchargés.

Comment faire afficher le rapport de charge d’affectation?

La marche à suivre pour avoir accès au rapport de charge d’affectation est simple. La première étape consiste à aller chercher les menus du module « Gestion de projets » en cliquant sur l’icône dans le haut.

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Dans la barre latérale gauche, on doit ensuite cliquer sur « Charge d’affectation » pour se rendre à la page d’options du rapport.

Screen Shot 2016-03-16 at 09.18.54Une fois sur la page du rapport, vous devez déterminer la plage de temps du rapport. Par défaut, le rapport s’étale du début de l’année à la journée courante. Il est IMPORTANT de sélectionner une date future pour l’intervalle. Sinon, le rapport ne vous affichera pas les projets avec une date de livraison ultérieure. Une bonne manière de fonctionner est d’utiliser une période s’échelonnant sur une semaine. En d’autres mots, prenez la date actuelle et ajoutez-y une semaine. Vous aurez donc un aperçu du travail à accomplir la semaine à venir. Vous pourrez ainsi mieux répartir les affectations de vos employés.Screen Shot 2016-03-16 at 09.21.27

Vous arrivez à faire afficher votre rapport, mais vous voyez uniquement des heures affectées à 0, vous avez peut-être oublié d’affecter vos employés sur des projets. Ce n’est pas un gros problème, suivez la marche à suivre ci-dessous pour corriger la situation.

Comment affecter des employés à un projet?

Dans la page de votre projet, cliquez sur l’onglet « Affectations ».
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Vous verrez alors la liste de tous vos employés. Il suffit d’inscrire le nombre d’heures désirées pour chaque employé. Ils seront alors affectés au projet.

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Félicitations, vous avez réussi à afficher votre premier rapport de charge d’affectation! Maintenant, on prend quelques minutes de votre temps pour vous expliquer les subtilités de ce nouvel outil. Dans l’exemple ci-dessous, on peut voir la charge de travail de Sylvain entre le 22 et le 26 février. On voit donc la différence entre le nombre d’heures travaillées et celles prévues. Le nombre en rouge indique que, pour accomplir toutes ses tâches, Sylvain aurait besoin de 103 heures alors qu’il ne lui en reste que 39 de disponibles. Il n’a pas de temps à perdre, mais surtout, il n’arrivera pas à remplir ses obligations sur les projets. Sylvain est dans le jus! Pour l’aider, on peut déplacer la date de livraison d’un ou plusieurs projets. Ainsi, ces derniers ne seront pas comptabilisés dans le rapport d’affectation.

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