Tâches et rendez-vous dans le calendrier

Amélioration du calendrier : vous pouvez maintenant y afficher les tâches et les rendez-vous simultanément.

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Grâce à l’amélioration que nous avons apportée au calendrier, vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.

Cases Rendez-vous et Tâches du calendrier

 

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. Dans l’exemple qui suit, les rectangles verts représentent des tâches, et les bleus, des rendez-vous.

Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 


Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention aux conversions de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Note 2 : Le « drag and drop » sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Exemple de déplacement d’une tâche du 25 janvier vers le 23 janvier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Déplacement de la tâche complété
  Version du calendrier : noms à l’horizontale

 

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Page de Mise à jour d’une assignation de tâche
Encadré 1 : dates d’affichage et d’échéance de la tâche
Encadré 2 : date de réalisation demandée qui se retrouvera dans le calendrier


Besoin d’information complémentaire? Contactez-nous!

Créer des rendez-vous répétés

Vous avez des rendez-vous qui se répètent chaque semaine? Vous pouvez les ajouter à l’agenda très facilement sans devoir les créer un par un. Voici comment :

1. Dans le menu de gauche, sous l’onglet Agenda, cliquez sur Ajouter un rendez-vous.

Menu de gauche

 

2. La page Ajout d’un rendez-vous s’affichera. Remplissez les champs pour créer le premier rendez-vous, qui deviendra le gabarit de vos rendez-vous répétés. Puis, cliquez sur Sauvegarder.
Note : La date que vous indiquerez sera celle du premier rendez-vous de la série.

Page Ajout d’un rendez-vous

 

3. Retrouvez le premier rendez-vous que vous aurez créé dans l’agenda et cliquez dessus. Vous pouvez sélectionner le rendez-vous de n’importe quelle personne, cela n’a aucune importance.


Rendez-vous dans l’agenda
Version de l’agenda : noms à l’horizontale

 

4. Descendez au bas de la page. Vous verrez un bouton Répéter le rendez-vous. Cliquez dessus.

Menu dans le bas de la page

 

5. L’en-tête de la page résume les informations du rendez-vous. Juste en-dessous, vous pouvez choisir la fréquence du rendez-vous répété (jours, semaines, deux semaines, mois, ans) et la date de la fin de la récurrence (dernier rendez-vous de la série). Une fois les informations entrées, cliquez sur Copier le rendez-vous.


Page Répéter un rendez-vous

 

Vos rendez-vous répétés sont maintenant créés et tous inscrits à l’agenda!

Pour savoir comment supprimer des rendez-vous répétés, lisez ceci

Supprimer des rendez-vous répétés

L’ajout et la suppression de rendez-vous ponctuels à l’agenda n’a probablement plus de secrets pour vous, mais il en est peut-être autrement des rendez-vous répétés. Ces « rendez-vous répétés » sont une série de rendez-vous identiques qui se répètent selon une fréquence que vous définissez (jour, semaine, deux semaines, mois, an), jusqu’à une date de fin de la récurrence que vous aurez inscrite.

Pour supprimer quelques rendez-vous répétés sans effacer la série en entier, il faut effectuer quelques clics de plus que lorsque vous supprimez un rendez-vous ponctuel. C’est pourquoi nous vous proposons ici une marche à suivre en quatre étapes pour y parvenir sans grincer des dents.

 

1. Cliquez sur l’onglet Calendrier, situé dans le haut de la page d’accueil de votre Collabox.

 

 

2. Cliquez sur l’un des rendez-vous faisant partie de la série que vous voulez modifier.

 

3. Cliquez sur Rendez vous répété dans le menu en haut à gauche de la page. (Note : ce lien n’apparaît que si ce rendez-vous fait partie d’une série de rendez-vous répétés.)

 

4. Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez supprimer, puis cliquer sur le bouton Supprimer ces rendez-vous.

 

C’est tout, les modifications seront enregistrées!

 

Créer des rendez-vous répétés

Rappels de rendez-vous

Vous avez un rendez-vous important dans votre calendrier et vous voulez être certain de ne pas l’oublier ? Collabox offre maintenant un service de rappels par courriel et SMS! Fini l’angoisse et les tracas. Choisissez le moment souhaité pour être notifié et voilà. Vous n’avez qu’à cliquer sur votre rendez-vous pour afficher les options de rappel. C’est simple comme bonjour.  😉 

Comment configurer les rappels

Vous ne voyez pas l’option de rappel dans vos rendez-vous? Pas de panique, il suffit de les configurer dans vos préférences. Pour ce faire, cliquez sur « Mes préférences » dans la barre latérale de gauche.

Ensuite, cliquez sur l’onglet « Préférences avancées ».

Enfin, vous verrez la section « Notifications ». Sélectionnez celles que vous voulez et le tour est joué. Si l’option SMS est en gris, contactez-nous. Nous devons vous brancher sur le système.

 

Rendez-vous concomitant

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Entre deux tâches, nos programmeurs ont fait un petit ajout à la fonction Calendrier. En effet, il est maintenant possible de planifier deux rendez-vous simultanément. Auparavant, Collabox ne permettait pas les rencontres concomitantes. Cette nouveauté vous donne donc plus de liberté dans la gestion de votre agenda!