Liste des tâches

Les tâches que vous créez dans Collabox sont toutes répertoriées dans une liste détaillée que l’on appelle la liste des tâches. Vous y voyez la tâche, sa priorité, les employés affectés, le temps prévu, le pourcentage de réalisation, le nom du projet et la date d’échéance.

Nous avons ajouté un menu déroulant au bas de la page Liste des tâches qui vous permet de modifier la date d’échéance d’une tâche ou d’ajouter une tâche à l’agenda. Voici comment ça fonctionne.

Vous devez, évidemment, vous rendre sur la page Liste des tâches en cliquant sur le lien dans le menu de gauche de Collabox.

Menu de gauche, onglet Tâches

 

Si vous souhaitez modifier la date d’échéance de certaines tâches, cochez-les avec la case située à leur gauche dans la liste, puis sélectionnez l’option appropriée dans le menu déroulant. Par défaut, la date du jour même sera sélectionnée. Vous pouvez toutefois la modifier et changer l’heure inscrite. N’oubliez pas de cliquer sur Ok, pour enregistrer vos modifications.

Option Modifier la date d’échéance du menu déroulant
Page Liste des tâches

 

Si vous voulez ajouter des tâches à l’agenda, cochez les cases qui leur sont associées et sélectionnez l’option Ajouter les tâches à l’agenda dans le menu déroulant. Vous devez indiquer combien d’heures avant la date de fin la tâche s’affichera dans l’agenda. Cliquez sur Ok pour enregistrer les modifications.

Option Ajouter les tâches à l’agenda du menu déroulant
Page Liste des tâches

 

Quand vous retournerez dans votre agenda, vous verrez bel et bien les tâches que vous y aurez rajoutées.

Exemple de nouvelles tâches ajoutées à l’agenda

 

D’autres options arriveront bientôt dans le menu déroulant de la page Liste des tâches. Surveillez notre page Facebook pour rester à l’affût!

Tâches et rendez-vous dans le calendrier

Amélioration du calendrier : vous pouvez maintenant y afficher les tâches et les rendez-vous simultanément.

Nous savons qu’il n’est pas toujours simple de planifier son travail, et ce, même en inscrivant ses échéances dans le calendrier de production. Grâce à l’amélioration que nous avons apportée au calendrier, vous pouvez maintenant mieux planifier l’emploi du temps de vos employés en prenant en compte à la fois les rendez-vous prévus à l’horaire et les tâches à effectuer. Vous vous assurerez ainsi que tous les projets soient délivrés à temps, sans embûches. 

 

Pour afficher les tâches et les rendez-vous en même temps dans votre calendrier, il ne vous suffit que de cocher les cases Rendez-vous et Tâches situées en haut, à gauche, du calendrier. Vous pouvez en tout temps décocher l’une des deux pour ne visualiser que ce que vous voulez.

Cases Rendez-vous et Tâches du calendrier

 

Pour différencier les tâches des rendez-vous, observez les contours des rectangles. Dans le calendrier horizontal, les rebords arrondis correspondent à un rendez-vous; les rebords pointus, à une tâche. C’est l’inverse pour le calendrier à la verticale. Vous pouvez aussi mettre les rendez-vous et les tâches de la couleur que vous le souhaitez. Dans l’exemple qui suit, les rectangles verts représentent des tâches, et les bleus, des rendez-vous.

Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 


Exemple d’affichage simultané de tâches et de rendez-vous dans le calendrier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Depuis le 20 décembre 2017, lorsque vous créez une tâche, vous avez la possibilité d’indiquer une date d’échéance, ainsi qu’une date de réalisation. C’est cette date de réalisation qui s’affichera dans le calendrier.

Attention aux conversions de données!

Les tâches créées avant le 20 décembre 2017 n’avaient pas de date de réalisation. Pour cette raison, elles s’afficheront dans le calendrier à la date d’échéance. C’est la conversion par défaut qu’a déterminée le Collabox. Vous pouvez tout de même aller modifier l’échéance manuellement en déplaçant la tâche avec votre souris directement dans le calendrier (« drag and drop »). Pour ce faire, maintenez le clic gauche de votre souris enfoncé sur la tâche que vous souhaitez déplacer, et déplacez votre souris jusqu’à la bonne date. Laissez « tomber » la tâche dans le calendrier. La nouvelle date sera enregistrée!
Note 1 : C’est exactement le même principe pour les rendez-vous : ils se déplacent aussi en « drag and drop ».
Note 2 : Le « drag and drop » sera disponible à partir du 1er mars pour le calendrier avec les dates à la verticale.

Exemple de déplacement d’une tâche du 25 janvier vers le 23 janvier
Version du calendrier : dates à l’horizontale

 

Vous pouvez observer ci-dessous que la tâche s’est déplacée pour toutes les personnes qui y sont assignées. Cela se fait automatiquement lorsque vous déplacez une tâche.

Déplacement de la tâche complété
  Version du calendrier : noms à l’horizontale

 

Vous pouvez aussi modifier les dates de réalisation et d’échéance d’une tâche en effectuant sa mise à jour avec la page Mise à jour d’une assignation de tâche. Les champs à modifier se trouvent dans les encadrés rouges. Pour différencier la date de réalisation de la date d’échéance, reportez-vous à la légende sous l’image suivante.

Page de Mise à jour d’une assignation de tâche
Encadré 1 : dates d’affichage et d’échéance de la tâche
Encadré 2 : date de réalisation demandée qui se retrouvera dans le calendrier


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Suivi des séquences en cours

Les tâches séquentielles offrent à une équipe un outil précieux. Cependant, il n’est pas toujours facile d’être au courant de tout ce qui se passe, surtout quand notre entreprise travaille sur plusieurs fronts simultanément. C’est ici que vient à la rescousse la fonction « Séquences en cours »! Cette petite fonction, disponible dans Collabox, permet de voir d’un coup d’œil l’avancement des différentes séquences de tâches. Ainsi, vous pouvez connaître, en quelques clics, le nombre de tâches complétées, si le projet est en retard ou non et le pourcentage d’achèvement du projet. Des informations précieuses qui peuvent vous donner un bon coup de pouce. Suivez les instructions plus bas pour utiliser l’outil.

Cliquez d’abord sur « Séquences en cours » sous l’onglet « Tâches » dans la barre latérale.

Vous pouvez donc voir, en un coup d’œil, toutes les séquences de tâches actives de votre compagnie. Le tableau récapitulatif vous renseigne aussi sur les gabarits de tâches utilisés, le nombre de tâches complétées, le niveau d’avancement du projet et s’il est à jour ou en retard. En cliquant sur un projet en particulier, vous accédez aux détails de ce projet.

Vous pouvez maintenant consulter l’état du projet sur lequel vous avez cliqué. Il vous affiche l’échéance des différentes étapes, mais aussi quels segments ont été complétés, à qui est affecté la tâche et le niveau d’avancement de celle-ci.

Tâches séquentielles

Screen Shot 2016-03-16 at 09.45.41Si vous êtes débordés et que vous voulez suivre vos livrables comme dans notre exemple, vous êtes au bon endroit! Collabox a intégré un système de flux de travail (workflow) pour vous aider. Ainsi, vous pouvez maximiser et prioriser les bonnes tâches. (Ça peut aussi vous libérer quelques minutes pour vous distraire avec des vidéos drôles.) Notre équipe de programmeurs a travaillé fort pour mettre au point notre workflow familial. Laissez-moi vous expliquer. Dans Collabox, le flux de travail fonctionne à l’aide des tâches parents et enfants. Toutes les tâches parents doivent être accomplies avant de pouvoir amorcer la tâche enfant associée. Cela permet ainsi d’avertir au bon moment les gens responsables des tâches enfants.

Comment créer un gabarit de tâches séquentielles

Avant tout, il faut configurer un gabarit de tâches séquentielles. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Gabarit de tâches séquentielles » dans la barre de gauche sous la section « Tâches ».

Screen Shot 2016-03-16 at 09.45.00 

Cette page vous affiche ainsi tous les gabarits que vous avez créés. Dans cette page, vous pouvez aussi modifier un gabarit existant en cliquant sur son nom ou en créer un nouveau. Pour ce faire, il faut cliquer sur « Ajouter un gabarit de tâches séquentielles ».

Tâches séquentielles 2

La prochaine étape pour créer un gabarit de tâches séquentielles consiste à lui donner un nom et l’indiquer à l’endroit désigner à cet effet. Une fois que c’est réglé, on peut cliquer sur l’onglet « Étapes » pour ajouter les tâches dans le gabarit.

Tâches séquentielles 3

Une fois dans l’onglet « Étapes », vous verrez les tâches du gabarit ou il sera vide.

Une fois que vous avez maîtrisé la création du gabarit de tâches séquentielles, la prochaine étape est d’ajouter des tâches ou des rendez-vous à ce gabarit. Il ne reste que quelques clics et votre workflow sera sur pied.

Pour ajouter une nouvelle tâche

S’il s’agit d’un nouveau gabarit, il faut d’abord lui ajouter de nouvelles tâches en cliquant sur « Ajouter une tâche ».

tâche séquentielle 5

Lorsqu’on crée une nouvelle tâche, il faut complétant la fiche à l’écran en remplissant les champs. Voici quelques informations supplémentaires concernant les intitulés du formulaire.

Type de parent : Il peut s’agir d’une tâche ou d’un rendez-vous. Vous définissez donc le type de l’étape.
Étape parente : Ce menu déroulant vous permet de choisir le parent de l’étape que vous êtes en train de créer. Dans l’exemple ci-dessous, la tâche enfant est de « Mettre le ver sur l’hameçon » et la tâche parente est de « Pêcher le poisson ». Ainsi, il faut accomplir la tâche enfant avant de pouvoir réaliser la tâche parent.
Titre : Quel nom voulez-vous donner à votre tâche ou votre rendez-vous?
Temps prévu : Quel temps voulez-vous consacrer à cette tâche?
Intervalle : Temps entre la fin de la tâche-parent et le début de la tâche enfant.
Coussin d’affichage : Période de temps avant que la tâche apparaisse dans la liste de tâches à effectuer.

Description : Cet espace vous permet d’écrire des informations plus précises sur la tâche à accomplir. Vous pouvez ainsi être certain que vos employés comprennent bien le travail à faire. 
Faire approuver par : Il est possible de désigner une personne responsable de valider que la tâche a été réalisée.
Priorité : Cette case permet de déterminer le niveau d’importance de la tâche. Vous inscrivez le nombre que vous voulez, mais gardez en tête que plus celui-ci est élevé, plus la tâche sera importante.
Famille : Rassemble, par couleur, les tâches similaires. Par exemple, vous pouvez mettre en rose tout ce qui touche à la comptabilité.

Tâches séquentielles 5

Pour faciliter votre compréhension de la relation entre les tâches parents et enfants, nous avons choisi l’exemple ci-dessous comprenant les étapes à suivre pour fabriquer une potion du client Merlin l’Enchanteur. Les tâches enfants sont reliées à leur parent par un petit crochet. Les deux sortes de tâches peuvent être démarrées simultanément, mais les tâches parents doivent toujours être accomplies avant de finaliser les tâches enfants. Ainsi, si plusieurs employés s’occupent de tâches enfants et que l’un d’entre eux n’a pas terminé, il peut ralentir tout le travail à accomplir. En effet, dans cette situation, il sera impossible de finir la tâche enfant tant et aussi longtemps que les tâches parents ne seront pas complètes.  

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