Importation de contacts à partir d’un CSV

Vous avez une belle banque de données avec les coordonnées et informations de vos clients, mais elles sont dans un fichier Excel pas toujours pratique? Nous avons pensé à tout! Collabox permet en effet d’importer ces données pour qu’elles s’incluent avec le reste de vos informations. Vous avez donc tout à une seule place.

La première étape à faire est de cliquer sur l’icône « Configuration » située dans la barre de navigation au haut de la page.Configuration

Ensuite, cliquez sur « Importation » dans la barre latérale de gauche. CSV9

Une fois sur la page d’importation vous pouvez voir toutes celles que vous avez réalisées. Pour commencer une nouvelle importation, cliquez sur « Ajouter une importation ».

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Pour importer vos contacts, le fichier doit être sous la forme CSV. Vous pouvez consulter la marche à suivre pour transformer votre Excel en CSV ici. Si vous avez déjà votre fichier, sélectionnez-le avec l’outil. Choisissez les options « Texte » et « Ne pas importer la première ligne »(seulement si la première ligne contient les intitulés des colonnes) dans le format d’importation. Ensuite, vous pouvez choisir où dans le Collabox vous voulez importer vos données. Vous pouvez choisir entre « Clients », « Fournisseurs » ou « Contacts ». Dans notre exemple, nous avons choisi d’importer nos données dans nos contacts.

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La prochaine étape consiste à associer les colonnes de votre fichier à leur bonne désignation dans le Collabox.

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La troisième étape vous permet de créer des champs personnalisés si vous avez de l’information dans votre fichier qui n’a pas d’équivalent dans le Collabox. Vous pouvez donc créer ces champs spécialement pour vous. Si vous n’en avez pas besoin, continuer à la prochaine étape.CSV5

La quatrième étape est importante puisqu’elle permet d’affecter à vos employés/vendeurs les fiches qui seront créées. Si plusieurs employés s’en occupent, sélectionnez-les.CSV4

Cette étape permet de vérifier l’état de vos fiches. Si une erreur s’est glissée, il est toujours temps de la modifier en cliquant sur « Modifier ». Vous pouvez passer d’un contact à l’autre à l’aide des flèches. Si tout est parfait, cliquez sur « Importer la liste des contacts » (si vous importez autre chose que des contacts, le bouton changera en conséquence).CSV3 La dernière étape consiste à confirmer l’importation. Il est important de vérifier que le nombre de contacts importés est égal au nombre d’entrées dans votre fichier CSV. Si ce n’est pas le cas, vérifiez votre fichier et/ou le processus d’importation.
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Pour supprimer une importation

SI vous avez fait une gaffe dans votre importation et que vous souhaitez l’annuler, c’est possible. Lorsque vous êtes sur la page d’importation, vous devez cocher l’importation que vous souhaitez retirer et cliquer sur « Annuler les importations sélectionnées ». Et voilà! Les contacts sont maintenant supprimés.

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Exporter son agenda Collabox

Notre fonction de calendrier est bien pratique pour faire la gestion de vos rendez-vous. Par contre, on n’est pas bête et on comprend que vous voulez peut-être rassembler à un même endroit tous vos rendez-vous. C’est pourquoi nous permettons l’exportation de l’agenda Collabox dans d’autres logiciels de calendrier comme celui de Google ou d’Apple.

 

Pour y arriver, il faut d’abord accéder à votre calendrier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l’icône « Calendrier » située dans la barre de menu au haut de la page.Screen Shot 2016-03-16 at 09.31.28

Automatiquement, Collabox vous affiche la semaine en cours contenant tous vos rendez-vous. Pour transférer dans un autre logiciel de calendrier, cliquez sur le lien « Exporter l’agenda en format vCal » situé en bas à droite de la page. Collabox téléchargera une version de votre agenda dans un format compatible avec la plupart des logiciels de gestion de calendrier. 
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Une fois le fichier téléchargé, il ne reste plus qu’à l’ouvrir pour ensuite l’ajouter à vos autres calendriers. Habituellement, le logiciel que vous utilisez (celui d’Apple, Google ou Outlook) reconnaît automatiquement le fichier téléchargé et permet son importation. 

Raccourcis Clavier dans Collabox

Que vous soyez un maniaque des raccourcis clavier ou encore que vous soyez non-voyant, sachez que le Collabox fait maintenant l’utilisation des raccourcis clavier.

En effet, nous avons ajouté des raccourcis clavier dans la fiche d’une personne contact afin de vous permettre de sauter directement à certains champs.

Internet Explorer:

Alt+C: vous amène directement dans la case commentaires
Alt+N: vous amène directement dans la case numéro
Alt+Q:  vous permet de quitter Collabox

Firefox 2.0

Alt+Shift+C: vous amène directement dans la case commentaires
Alt+Shift+N: vous amène directement dans la case numéro
Alt+Shift+Q:  vous permet de quitter Collabox

Si vous utilisez Firefox et que vous trouvez (comme moi) que 3 touches pour un raccourci c’est pas un raccourci, voici comment faire pour changer ce comportement:

  1. Dans la barre d’adresse de Firefox, tapper: about:config
  2. Puis choisir comme filtre: ui.key.generalAccessKey
  3. Double-cliquer sur la valeur « -1 » et changer pour « 18 »
  4. Redémarrer Firefox

Have a happy « shortcurting »!

Imprimer un dossier de client

Il peut arriver que l’on ait besoin d’imprimer sur papier les coordonnées d’un client.  Pour ce faire, visitez tout simplement le dossier du client (Configuration -> Clients -> Nom de votre client).  Dans le bas de la page, à droite du bouton Enregistrer, cliquez le l’icône .  Une nouvelle fenêtre s’ouvrira et vous permettra d’imprimer la fiche client.

Exporter des rapports en Excel

La majorité de vos rapports peuvent être exportés au format Excel. Nos programmeurs on créé une icône Excel qui exporte automatiquement vos données lorsque vous cliquez dessus. Elle est toujours placée au bas des formulaires pour produire les rapports, tout près du bouton Afficher le rapport. Ils ont également ajouté l’icône CSV qui est un format compatible avec tous types de tableurs et de plateformes.

Pour les rapports qui n’ont pas ces icônes, il vous est possible de copier-coller les informations dans une page Excel ou Calc (le tableur de LibreOffice et OpenOffice). Pour ce faire, sélectionnez les éléments du rapport avec votre souris pour les mettre en surbrillance. Avec le clic droit de la souris, sélectionnez l’option Copier.

Copie d’un rapport dans Collabox

 

Puis, faites un clic droit dans une page Calc ou Excel et sélectionnez l’option Collage spécial… Texte non formaté, dans le cas de Calc, ou Texte dans Excel.

Note: L’option de collage HTML fonctionne aussi, mais c’est beaucoup plus lourd que le texte non formaté. Cela peut parfois ralentir l’affichage sur votre appareil. 

Collage spécial d’un rapport dans Excel (ou LibreOffice Calc)

 

Vos données seront bien alignées et le résultat, lisible. Il ne vous faudra que peu de mise en page.

Rapport de Collabox collé dans Excel (ou LibreOffice Calc)

Importer des clients à partir de fichiers vCard

Il est possible d’importer un client dans Collabox à partir d’une vCard, un ficher contenant les informations personnelles d’un contact. Voici comment faire :

Visitez d’abord la section Configuration.

Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous sur la page Clients.

Menu horizontal de Collabox

 

Dans le haut de la page se trouve le lien Importer un client. Cliquez dessus pour importer la vCard.
Note : Si vous n’avez pas ce lien, demandez à votre responsable de compte d’ajouter l’importation à vos options.

Page Liste des clients de [nom de l’employé]

 

Utilisez le bouton Parcourir pour indiquer l’emplacement de la vCard sur votre disque dur. Sélectionnez le format d’importation vCard, puis l’endroit où vous souhaitez importer le contact (Clients dans cet exemple).

Page Importation

 

Cliquez sur Commencer l’importation et votre contact sera créé.