Version 4.6 – Collabox vous offre 14 nouveautés

1. Pour trouver rapidement

Vous cherchez une information sur un client, mais vous ne vous rappelez par à quel endroit vous l’avez enregistré. Dans votre feuille de temps, dans la fiche d’un client ou dans la fiche d’un projet. La recherche avancée vous permet maintenant de chercher à la fois dans toutes les notes des feuilles de temps, dans vos listes de clients, de projets et de fournisseurs, dans vos contacts, dans les notes des factures et dans votre agenda. Voilà un bon coup de pouce pour vous aider à retrouver l’information primordiale que vous avez égarée!

exemple d’un résultat de recherche avancée
(mot clé recherché : collabox)

2. Un affichage accéléré des pages

Les onglets ont été modifiés pour permettre un affichage plus rapide.

 es onglets sont plus rapides à afficher

Pour encore plus de rapidité et pour une plus grande fiabilité,
choisissez de naviguer avec Firefox. En plus, c’est gratuit!

3. Un nouveau thème nommé Vampire

Un tout nouveau thème a été ajouté dans les listes des thèmes disponibles:

4. 17 nouvelles variables pour les fusions Followmail

Pour vous permettre de mieux personnaliser vos messages Followmail, nous avons ajouté 17 nouvelles variables que vous pourrez utiliser à votre gré. (Votre nom, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre organisme, etc).


5. Des listes de distribution améliorées
Sachez ce qui se passe en votre absence

Votre Collabox vous permet maintenant de visualiser dans une page toutes les activités et les modification apportés à une liste de distribution. L’historique affichera la date de création de la liste, les désabonnements et les abonnements ainsi que les importations en lot.

6. L’envoi des factures par courrier électronique

Vous pouvez dès maintenant envoyer vos factures par courrier électronique immédiatement après les avoir produites. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour que le Collabox affiche l’adresse électronique de votre client et c’est prêt!


Autres modifications

  1. Préférences tâches:Afficher seulement les 10 tâches les plus prioritaires
  2. Followmail: Créez vos messages à partir de fichiers html
  3. Followmail: les directeurs des ventes peuvent maintenant voir tous les messages, envois et listes de distribution de l’entreprise.
  4. Followmail: Ajout du nom de l’expéditeur dans le champs FROM: des messages
  5. Followmail: Modifications des entêtes du courriel et redirection des Mail Delivery Error
  6. Tableaux de bord: Mise en ligne en version béta d’un nouveau module Tableau de bord
  7. Comptabilité: Possibilité de création de déboursés récurrents
  8. Calendrier: Modification de l’affichage du calendrier

Version 4.5.3 – 6 nouveautés dans le Collabox

Classement de vos projets par types

Votre Collabox permet maintenant un classement encore plus élaboré grâce à l’introduction des types de projets. Vous verrez cette nouvelle information dans la section Configuration -> Projets.

Amélioration du rapport par employés

Il vous est maintenant possible d’obtenir des rapports selon vos propres critères. Vous pouvez obtenir des rapports de temps sur des types de projets spécifiques, mais également filtrer les résultats selon leur statut et même classer l’affichage par chargé de projets.

Rapport de carnet de commandes

Pour vous aider à prévoir le travail restant à produire (heures vendues non travaillées), le Collabox introduit avec la version 4.5.3, un rapport qui vous permet de prévoir la charge de travail des ressources humaines (vos employés). Communément appelé « backlog », ce rapport sera fort utile pour les chargés de projets et les directeurs de production. Pour que ce rapport soit plus significatif, vous devez entrer des heures prévues pour chacun des employés dans l’onglet affectation de la configuration projets.

3 nouveaux modules en période de test

Nous préparons déjà la version 4.6 du Collabox qui contiendra 2 nouveaux modules:

  • Un module de sondages par courrier électronique
  • Un module de création d’offres de service (et archivage pour une consultation rapide)
  • Un module de téléphonie qui vous permettra de consulter la liste de vos appels logés, vos appels manqués et de composer un numéro de téléphone à même votre Collabox.

Quelques modifications dans le module de comptabilité

Le module de comptabilité a droit à quelques modifications. Les comptes payables présentés sur 4 colonnes 30-60-90 jours) et il est maintenant possible de faire des paiements partiels sur des comptes fournisseurs.

Message FollowMail plus compatible

Afin d’augmenter la compatibilité des messages envoyés avec FollowMail, il est possible d’envoyer le message en « texte plain ».

Version 4.5.1 – 8 nouveautés pour COLLABOX dont l’importation de Outlook

Votre Collabox communique désormais vers Outlook, Palm Desktop, etc.

Depuis la version 4.5 du Collabox, il vous est maintenant possible d’exporter clients et contacts dans Outlook, Palm Desktop et dans plusieurs bottins d’adresses, grâce au format Vcard. Grâce à la toute nouvelle version 4.5.1, il vous est maintenant possible d’importer dans votre Collabox à partir de ces mêmes logiciels.

Pour les utilisateurs de l’agenda collectif du Collabox, il est également possible d’exporter des rendez-vous dans Outlook, Palm Desktop, Netscape Calendar et iCalendar (plate-forme Macintosh) en lot.

Envoi de message en nombre beaucoup plus rapide

Nous avons simplifier le processus d’envoi de courrier électroniques avec le module Followmail et ainsi accélérer l’affichage de la page de préparation de l’envoi.

Vous avez de bonnes adresses?

Afin de vous permettre d’atteindre vos destinataires avec le plus de succès possible, Collabox vérifie maintenant la validité des adresses de courrier électronique que vous saisissez. Si l’adresse est inexacte, Collabox vous averti pour que vous la corrigiez.

2 nouveaux modules en période de test

Nous préparons déjà la version 4.6 du Collabox qui contiendra 2 nouveaux modules:

  • Un module de sondages par courrier électronique
  • Un module de création d’offres de service (et archivage pour une consultation rapide)

Voici la liste complète des 8 modifications de Collabox

Fonctions générales

  1. Ajout d’onglets dans les préférences personnelles
  2. Fonction de vérification de validité des courriers électronique

Tâches

  1. Ajout d’un champs de pourcentage dans la feuille de temps

Importation

  1. Importation et exportation de fournisseurs (Outlook, Palm Desktop, etc.)
  2. Importation du format vcard

Followmail

  1. Modification de la page d’envoi de messages pour accélérer l’affichage de la page

Nouveaux modules (à venir)

  1. Ajout d’un module de sondages par courrier électronique
  2. Ajout d’un module de création d’offres de service (Format PDF)

Version 4.5 – 11 nouveautés pour COLLABOX dont un module d’exportation vers ACCESS

Votre Collabox communique désormais vers Outlook, Palm Desktop, etc.

Avec la version 4.5 de Collabox, vous exportez vos clients et vos contacts dans Outlook, Palm Desktop et dans plusieurs bottins d’adresses, grâce au format Vcard.

Pour les utilisateurs de l’agenda collectif du Collabox, il est également possible d’exporter des rendez-vous dans Outlook, Palm Desktop, Netscape Calendar et iCalendar (plate-forme Macintosh), grâce au format Vcal.

Le nouveau module d’exportation de Collabox représente également l’outil idéal pour exporter en bloc plus d’un client, contact, employé ou rendez-vous.

Exportez en format ACCESS

Un nouveau module fait son entrée avec la version 4.5 vous permettant d’exporter en lot les listes de clients, projets et employés et les feuilles de temps en format ACCESS. Ceci permet de rendre votre système maison roulant avec ACCESS compatible avec Collabox. Le module est disponible par abonnement.

Prix de revient encore plus facile !

Une toute nouvelle option dans les rapports par projet permet maintenant de connaître le prix de revient de vos projets. Le rapport de Collabox calcule maintenant le budget restant d’un projet en tenant compte du temps travaillé à ce jour, du kilométrage parcouru et des déboursés encourus. Cette information figure également dans les rapports de production au format EXCEL.

Pour afficher le budget restant d’un projet, consultez la fiche du projet et cliquez sur détails.

Vous parlez kilomètres ou miles ?

Les utilisateurs en provenance des États-Unis apprécieront les ajustements qui ont été apportés à Collabox par rapport aux unités de calcul des déplacements et à la notation horaire. Désormais, il pourront calculer leur déplacement en miles et utiliser la notation horaire AM–PM.

Pour modifier ces paramètres, rendez-vous dans la section
Mes préférences.

Plus de contrôle dans la création de vos messages Followmail

Certaines améliorations dans le module Followmail vous permettent maintenant une intégration plus fine de vos messages multimédias. Un bouton Dupliquer a été intégré afin de vous permettre de copier facilement vos messages et les images qu’ils contiennent.

De plus, pour les webmestres, un bouton vous permet de consulter et de modifier le code html de vos messages.

7 nouveaux thèmes

L’équipe de concepteurs du Collabox a préparé 7 nouveaux thèmes, dont le thème Eboxy qui s’harmonise avec la nouvelle image du Collabox.

Collabox introduit également les thèmes événementiels. Si vous avez sélectionné cette option, votre thème Collabox se modifiera en fonction de la date. Une surprise vous attend même pour votre anniversaire!

Pour modifier votre thème, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Thème

Voici la liste complète des 11 modifications de Collabox

Fonctions générales

  1. Exportation de clients, contacts, employés en format vcard.
  2. Exportation des rendez-vous en format vcal.
  3. Budget restant dans les options de rapports du rapport par projet.
  4. Description des services à même la feuille de temps.
  5. Nouveaux thèmes (Blue, Blue bubble, Chocolat, Eboxy, Green, Midnight, Shangaï et thèmes événementiels).
  6. Ajustement de l’affichage de la charte de temps dans la feuille de temps.
  7. Paramètres régionaux permettant maintenant l’utilisation des miles et de la notation horaire AM-PM.

Tâches

8. Ajout du champs « date d’affichage » dans les informations de tâches.

Nouveau module

9. Nouveau module permettant l’exportation de clients, employés, contacts et feuilles de temps en format ACCESS 2000.

Force de vente

10. Affectation de contacts en lot à un autre vendeur.
  11. Menus Force de vente et Followmail défusionnés.

Version 4.4 – 9 nouveautés pour le COLLABOX

1. Accès aux pages maintenant 10 fois plus rapide

Grâce à certains changements, l’accès aux pages est maintenant beaucoup plus rapide. Certaines pages (comme par exemple, la liste des projets et la liste des contacts) s’affichent maintenant 10 fois plus rapidement.

2. Gestion avancée des tâches

Le module des tâches à droit, avec la mise à jour 4.4, à une véritable refonte. Il est maintenant possible:

  • d’assigner une tâche à plus d’une personne;
  • d’assigner une famille à une tâche (une couleur d’affichage);
  • de faire approuver la tâche par une personne autre que celle qui l’affecte.

3. Rapport de messages

Nous avons ajouté un rapport pour les utilisateurs des modules Force de vente et Followmail. Le rapport vous donne des informations sur la performance de vos messages.

Statistiques de messages:

  • Nombre de fois lu
  • Nombre de clics
  • Pourcentage de lecture

4. Affichage et consultation des listes


Grâce à une nouvelle barre de navigation alphabétique, il vous est maintenant plus facile de consulter vos différentes listes de clients, d’employés, de fournisseurs, de projets et de contacts.

5. Reformatage des rapports pour un lecture plus rapide

La version 4.4 permet une lecture plus rapide des rapports d’employés, de clients et de projets. Les colonnes sont maintenant mieux alignées. Nous avons également ajouté une couleur de fond de ligne pour faciliter la lecture.

6. Calculer votre kilométrage

Il vous est maintenant possible de compiler les distances de déplacement à même votre feuille de temps. Un rapport vous permet également de connaître le nombre de kilomètres que vous avez faits et de calculer rapidement les montants à charger à vos clients.

7. Gestion plus simple des listes de distribution

Miantenant, lorsque vous consultez le détail d’une liste de distribution, la liste ne comprend que les contacts abonnés. Si certains contacts qui sont abonnés ne vous sont pas assignés, ils s’affichent tout de même dans la liste.

8. Verrouillage de journées complètes

Il vous est maintenant possible de verrouiller des journées complètes et non seulement les feuille de temps déjà compilées dans le Collabox. Ainsi, si une journée est verrouillée, il sera impossible d’ajouter des activités dans cette journée. Nous avons également ajouté une interface simple vous permettant de déverrouiller les feuilles de temps.

9. Relocalisation de certains éléments des menus

Certains éléments des menus ont été déplacé avec la version 4.4. En voici la liste complète:

Version 4.3 Version 4.4
Outils -> Verrouillage des feuilles de temps Feuille de temps -> Verrouillage
Outils -> Collabox de route Feuille de temps -> Collabox de route

Version 4.3 – 13 nouveautés pour le COLLABOX

1. Faites des listes de distribution de courriels à même Force de vente

Vous pouvez maintenant assigner chacun de vos prospects de Force de vente à une liste de distribution (même à 2, 3 ou 4 si vous le voulez!). Ainsi, vous pouvez par exemple regrouper tous vos prospects pour un de vos produits précis à une liste en particulier. Une belle économie de temps lorsque viendra le temps de faire un envoi à toutes ces personnes. (maximum 500 contacts par liste d’envoi)

2. Mesurer les écarts de budgets plus facilement

Pour les abonnés au module de facturation/comptabilité, vous avez maintenant accès à une nouvelle option: Le budget en temps réel qui vous permettra de voir si votre année et votre mois en cours atteignent leurs objectifs budgétaires.

3. Un nouveau thème Noir et Blanc

L’équipe de concepteurs du Collabox a préparé un nouveau thème: Noir et Blanc. Le thème en question utilise des contrastes plus important que dans le thème de base et est … avouons-le un peu moins jaune que le thème Soleil!

Pour modifier votre thème, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Thème
et faites Enregistrer.

4. Une session adaptée à votre environnement de travail

Il vous est maintenant possible avec la version 4.3 du Collabox de personnaliser la durée de la session active avec le Collabox. La durée active est la période de temps durant laquelle le système ne vous redemandera pas votre mot de passe si vous n’interagissez pas pendant une période de temps avec votre Collabox. Vous pouvez maintenant choisir une session de 10, 20, 30, 60 minutes ou encore 24 heures.

Pour modifier la durée de votre session, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Session
Choisissez la durée désirée et faites Enregistrer.

5. Pour les amoureux des nombres, voici l’affichage des numéros de projets

À la demande de certains utilisateurs, nous avons ajouté les numéros de projets et de clients dans les menus déroulants. Pour ceux d’entre vous qui connaissez tous vos numéros de projets par coeur cette option vous permettra de sauvez un temps fou.

Pour faire apparaître les numéros de clients et de projets dans les menus déroulants, , rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Trier les listes de projet par
Choisissez Numéro de client ou Numéro de projet et faites Enregistrer.

6. Un contôle accru des heures de projets

Vous pouvez maintenant empêcher l’ajout d’heures excédentaires sur des projets si ceux-ci sont configurés avec une banque d’heures ou un forfait. Ainsi, si un projet est rendu à 30 heures / 30 heures et que cette option est sélectionnée, les employés ne pourront pas ajouter d’heures et devront contacter le chargé de projet pour ajouter des heures.

7. Accès client permet maintenant la consultation des factures

Si vous utilisez le module de facturation/comptabilité, vous pouvez maintenant permettre à vos clients de consulter ses factures par le web.

8. Liste complète des modifications

Il y a 13 nouveautés dans la version 4.3 du Collabox mise en ligne le 14 mai 2003. Les voici:

Fonctions générales

Tâches

  • Possibilité de lier une feuille de temps avec une tâche
  • Les tâches s’affichent maintenant dans l’agenda

Interface

Comptabilité

  • Un budget corporatif en temps réel
  • Modification du type d’affichage des nombres négatifs
  • Modification de la liste des chèques pour pouvoir consulter les chèques par date

Force de vente

Rapports

  • Nouveau rapport Comptes payables
  • Nouveau rapport Mode de paiement

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