Importer des clients à partir de fichiers vCard

Il est possible d’importer un client dans Collabox à partir d’une vCard, un ficher contenant les informations personnelles d’un contact. Voici comment faire :

Visitez d’abord la section Configuration.

Menu horizontal de Collabox

 

Rendez-vous sur la page Clients.

Menu horizontal de Collabox

 

Dans le haut de la page se trouve le lien Importer un client. Cliquez dessus pour importer la vCard.
Note : Si vous n’avez pas ce lien, demandez à votre responsable de compte d’ajouter l’importation à vos options.

Page Liste des clients de [nom de l’employé]

 

Utilisez le bouton Parcourir pour indiquer l’emplacement de la vCard sur votre disque dur. Sélectionnez le format d’importation vCard, puis l’endroit où vous souhaitez importer le contact (Clients dans cet exemple).

Page Importation

 

Cliquez sur Commencer l’importation et votre contact sera créé.

Remplir sa feuille de temps pour les vacances

Le temps des vacances arrive à grand pas. Si vous désirez (ou devez!) entrer vos vacances dans votre feuille de temps, pourquoi ne pas prendre de l’avance et les entrer avant de prendre congé. Bien qu’il soit un peu compliqué (pour des raisons philosophiques) de saisir des feuilles de temps dans le futur, ce n’est cependant pas impossible. Voici comment faire (attention, c’est un truc d’experts!) :

 

1. Une fois que vous être branché dans votre Collabox (www.collabox.com), visitez votre feuille de temps. Par défaut, quand vous visitez cette section, on vous affiche la feuille de temps de la journée en cours.

 

2. Si vous regardez bien dans le haut de votre écran, dans la barre d’adresse de votre navigateur (Internet Explorer, Firefox, Safari, etc), vous pourrez lire une adresse qui ressemble à ceci: https://www.collabox.com/cbx/feuilletemps.php?currentdate=2018-04-05. Les derniers chiffres de l’adresse correspondent à la date de votre feuille de temps.

Page Feuille de temps du jeudi 5 avril 2018

 

3. Pour consulter, par exemple, la feuille de temps du 5 mai, vous n’avez qu’à changer 2018-04-05 pour 2018-05-05 dans la barre d’adresse et appuyer sur RETOUR.

Date dans la barre d’adresse sur la page Feuille de temps

 

4. La page devrait maintenant afficher « Feuille de temps du vendredi 3 août 2007 ». Pour la suite, vous n’avez qu’à remplir votre feuille de temps comme d’habitude. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer!

Page Feuille de temps du samedi 5 mai 2018

 

Procédez de la même façon pour remplir les autres journées. Si vous êtes gestionnaire, vous aimeriez sans doute lire l’article La gestion des vacances pour mieux planifier les vacances de vos employés avec Collabox.

Changer son nom d´utilisateur

Pour changer votre nom d’utilisateur sur Collabox, vous devez visiter votre fiche d’employé. Si vous n’y avez pas accès, adressez-vous à un administrateur.

Cliquez sur l’icône configuration.

Menu horizontal de Collabox

Dirigez-vous dans la section Employés, puis cliquez sur votre nom.

Menu vertical de Collabox, section Configuration

 

Ensuite, dans l’onglet Infos, modifiez le champ Nom d’utilisateur et sauvegardez.

Page Mise à jour d’un employé, onglet Infos

 

Le nouveau identifiant sera en vigueur.

Version 4.8: Nouveau module – Offre de service

Préparez vos offres de service dans le Collabox, imprimez-les selon votre gabarit et transformez-les d’un clic en projet actif, ce qui assignera automatiquement les employés à votre nouveau mandat.

Le module Offre de service du Collabox offre plusieurs avantages:

  • Archivage automatique de vos offres de service dans les dossiers des projets
  • Uniformisation de la présentation pour toutes les offres de service peu importe par quel employé elle est préparée.
  • Consultation et modification rapide
  • Révision facilitée par les collaborateurs (la dernière version est conservée sur le serveur)
  • Impression personnalisée en PDF
  • Mise en production rapide et affectations automatiques
  • Création d’un bon de travail pour la production interne et affectation d’heures aux employés.


Autres nouveautés

  1. Tableau de bord: Le module tableau de bord est maintenant offert à tous les utilisateurs du Collabox. Le tableau de bord vous permet d’avoir accès en un coup d’oeil à vos tâches de la journée, à votre agenda, à la liste des appels téléphoniques manqués, à la liste de vos suivis de contacts, ainsi qu’à quelques informations comptables.
  2. Module Contacts: Le module Force de vente est renommé Module Contacts.
  3. Module Contacts : Accès plus rapide à la modification des informations d’un contact.
  4. Module Followmail: Possibilité de personnaliser l’envoi d’un message en banque pour un seul contact.
  5. Comptabilité: Identification visuelle des factures envoyées par courrier électronique
  6. Comptabilité: Un onglet dans la liste des postes budgétaires permet de consulter toutes les écritures comptables pour ce poste.
  7. Comptabilité: Affichage plus rapide des factures et des états de compte.
  8. Module Nettoyage: Une nouvelle option vous permet maintenant de fusionner les contacts en double en quelques clics.
  9. Configuration: Affichage plus rapide lors de la consultation des projets.

Version 4.7 – Pousser encore plus loin la collaboration

1. Tâches Inter-Entreprises (un conte de fée)

Deux entreprises utilisant le module de tâches du Collabox. La première étant le fournisseur de la deuxième. Les 2 entreprises sont de bons partenaires et travaillent ensemble sur plusieurs projets et s’envoient des tâches et commandes par courrier électronique. Le suivi sur les livrables est malheureusement quelques fois déficient.

Par un beau jour ensoleillé, une nouvelle fonctionnalité apparaissa dans le Collabox des 2 entreprises: la possibilité d’assigner des tâches entre 2 entreprises différents (ayant des employés et des projets différents).

Les 2 entreprises relevèrent ensemble de nouveaux défis grâce à une productivité améliorée avec leurs Collabox. Chacun sait maintenant où sont rendus les tâches.

2. Aide au respect des délais: tenez vos promesses

Il vous arrive de ne pas vous rappeler des dates de livraison de vos projets? Certains utilisateurs Collabox utilisent la boîte de description des projets pour la noter. Nous avons maintenant inclus dans la configuration des projets, un espace spécial qui vous aidera à noter les dates de livraison de vos projets. Nous avons ajouté cette date dans votre rapport de production au format EXCEL pour vous aider à mieux planifier votre temps. Dans les prochaines versions, nous prévoyons utiliser cette date pour classer vos listes, pour afficher des alertes dans votre tableau de bord personnel et elle sera affichée dans votre agenda d’équipe.


3. Pour des notes plus claires: édition de texte avancée

Le Collabox vous permet maintenant de formater vos notes de feuilles de temps ainsi que vos tâches. En effet, vous pouvez maintenant modifier la police de caractères (gras, italique, barré, couleurs), faire des listes (ordonnées et « point form ») ainsi qu’ajouter des liens.


la barre d’édition vous permet
de formater vos notes de feuilles
de temps et de tâches

Cette option est activée par défaut, mais il vous est possible de la désactiver (dans vos préférences personnelles) si cela ralentit votre utilisation du logiciel.

Autres modifications

  1. Rapports de projets : Il vous est maintenant possible de classer l’affichage des rapports par ordre chronologique.
  2. Comptabilité : Faites des virements entre compte encore plus facilement
  3. Comptabilité : Le calcul des factures se fait maintenant avec les taux horaires spécifiques aux projets.
  4. Configuration : La page d’entrée de la section Configuration vous amène maintenant à la liste de vos clients.
  5. Configuration : Il vous est maintenant possible de choisir le type de numéro de téléphone par défaut pour rejoindre vos employés (cellulaire, téléphone, télé-avertisseur).
  6. Configuration : Ajout d’un lien rapide qui vous permet de faire un rapport de temps global sur un projet sans avoir à le réactiver.
  7. Comptabilité: le numéro de fax du client est maintenant inscrit sur les factures et les états de compte
  8. Configuration: Identification du projet par défaut pour les employés.
  9. Configuration: Amélioration du détails du coûtant du projet
  10. Configuration: Affichage inversée des titres des pages pour permettre une navigation plus aisée entre les nombreuses fenêtres.

 

 

Version 4.6 – Collabox vous offre 14 nouveautés

1. Pour trouver rapidement

Vous cherchez une information sur un client, mais vous ne vous rappelez par à quel endroit vous l’avez enregistré. Dans votre feuille de temps, dans la fiche d’un client ou dans la fiche d’un projet. La recherche avancée vous permet maintenant de chercher à la fois dans toutes les notes des feuilles de temps, dans vos listes de clients, de projets et de fournisseurs, dans vos contacts, dans les notes des factures et dans votre agenda. Voilà un bon coup de pouce pour vous aider à retrouver l’information primordiale que vous avez égarée!

exemple d’un résultat de recherche avancée
(mot clé recherché : collabox)

2. Un affichage accéléré des pages

Les onglets ont été modifiés pour permettre un affichage plus rapide.

 es onglets sont plus rapides à afficher

Pour encore plus de rapidité et pour une plus grande fiabilité,
choisissez de naviguer avec Firefox. En plus, c’est gratuit!

3. Un nouveau thème nommé Vampire

Un tout nouveau thème a été ajouté dans les listes des thèmes disponibles:

4. 17 nouvelles variables pour les fusions Followmail

Pour vous permettre de mieux personnaliser vos messages Followmail, nous avons ajouté 17 nouvelles variables que vous pourrez utiliser à votre gré. (Votre nom, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre organisme, etc).


5. Des listes de distribution améliorées
Sachez ce qui se passe en votre absence

Votre Collabox vous permet maintenant de visualiser dans une page toutes les activités et les modification apportés à une liste de distribution. L’historique affichera la date de création de la liste, les désabonnements et les abonnements ainsi que les importations en lot.

6. L’envoi des factures par courrier électronique

Vous pouvez dès maintenant envoyer vos factures par courrier électronique immédiatement après les avoir produites. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour que le Collabox affiche l’adresse électronique de votre client et c’est prêt!


Autres modifications

  1. Préférences tâches:Afficher seulement les 10 tâches les plus prioritaires
  2. Followmail: Créez vos messages à partir de fichiers html
  3. Followmail: les directeurs des ventes peuvent maintenant voir tous les messages, envois et listes de distribution de l’entreprise.
  4. Followmail: Ajout du nom de l’expéditeur dans le champs FROM: des messages
  5. Followmail: Modifications des entêtes du courriel et redirection des Mail Delivery Error
  6. Tableaux de bord: Mise en ligne en version béta d’un nouveau module Tableau de bord
  7. Comptabilité: Possibilité de création de déboursés récurrents
  8. Calendrier: Modification de l’affichage du calendrier