Version 4.8: Nouveau module – Offre de service

Préparez vos offres de service dans le Collabox, imprimez-les selon votre gabarit et transformez-les d’un clic en projet actif, ce qui assignera automatiquement les employés à votre nouveau mandat.

Le module Offre de service du Collabox offre plusieurs avantages:

  • Archivage automatique de vos offres de service dans les dossiers des projets
  • Uniformisation de la présentation pour toutes les offres de service peu importe par quel employé elle est préparée.
  • Consultation et modification rapide
  • Révision facilitée par les collaborateurs (la dernière version est conservée sur le serveur)
  • Impression personnalisée en PDF
  • Mise en production rapide et affectations automatiques
  • Création d’un bon de travail pour la production interne et affectation d’heures aux employés.


Autres nouveautés

  1. Tableau de bord: Le module tableau de bord est maintenant offert à tous les utilisateurs du Collabox. Le tableau de bord vous permet d’avoir accès en un coup d’oeil à vos tâches de la journée, à votre agenda, à la liste des appels téléphoniques manqués, à la liste de vos suivis de contacts, ainsi qu’à quelques informations comptables.
  2. Module Contacts: Le module Force de vente est renommé Module Contacts.
  3. Module Contacts : Accès plus rapide à la modification des informations d’un contact.
  4. Module Followmail: Possibilité de personnaliser l’envoi d’un message en banque pour un seul contact.
  5. Comptabilité: Identification visuelle des factures envoyées par courrier électronique
  6. Comptabilité: Un onglet dans la liste des postes budgétaires permet de consulter toutes les écritures comptables pour ce poste.
  7. Comptabilité: Affichage plus rapide des factures et des états de compte.
  8. Module Nettoyage: Une nouvelle option vous permet maintenant de fusionner les contacts en double en quelques clics.
  9. Configuration: Affichage plus rapide lors de la consultation des projets.

Version 4.7 – Pousser encore plus loin la collaboration

1. Tâches Inter-Entreprises (un conte de fée)

Deux entreprises utilisant le module de tâches du Collabox. La première étant le fournisseur de la deuxième. Les 2 entreprises sont de bons partenaires et travaillent ensemble sur plusieurs projets et s’envoient des tâches et commandes par courrier électronique. Le suivi sur les livrables est malheureusement quelques fois déficient.

Par un beau jour ensoleillé, une nouvelle fonctionnalité apparaissa dans le Collabox des 2 entreprises: la possibilité d’assigner des tâches entre 2 entreprises différents (ayant des employés et des projets différents).

Les 2 entreprises relevèrent ensemble de nouveaux défis grâce à une productivité améliorée avec leurs Collabox. Chacun sait maintenant où sont rendus les tâches.

2. Aide au respect des délais: tenez vos promesses

Il vous arrive de ne pas vous rappeler des dates de livraison de vos projets? Certains utilisateurs Collabox utilisent la boîte de description des projets pour la noter. Nous avons maintenant inclus dans la configuration des projets, un espace spécial qui vous aidera à noter les dates de livraison de vos projets. Nous avons ajouté cette date dans votre rapport de production au format EXCEL pour vous aider à mieux planifier votre temps. Dans les prochaines versions, nous prévoyons utiliser cette date pour classer vos listes, pour afficher des alertes dans votre tableau de bord personnel et elle sera affichée dans votre agenda d’équipe.


3. Pour des notes plus claires: édition de texte avancée

Le Collabox vous permet maintenant de formater vos notes de feuilles de temps ainsi que vos tâches. En effet, vous pouvez maintenant modifier la police de caractères (gras, italique, barré, couleurs), faire des listes (ordonnées et « point form ») ainsi qu’ajouter des liens.


la barre d’édition vous permet
de formater vos notes de feuilles
de temps et de tâches

Cette option est activée par défaut, mais il vous est possible de la désactiver (dans vos préférences personnelles) si cela ralentit votre utilisation du logiciel.

Autres modifications

  1. Rapports de projets : Il vous est maintenant possible de classer l’affichage des rapports par ordre chronologique.
  2. Comptabilité : Faites des virements entre compte encore plus facilement
  3. Comptabilité : Le calcul des factures se fait maintenant avec les taux horaires spécifiques aux projets.
  4. Configuration : La page d’entrée de la section Configuration vous amène maintenant à la liste de vos clients.
  5. Configuration : Il vous est maintenant possible de choisir le type de numéro de téléphone par défaut pour rejoindre vos employés (cellulaire, téléphone, télé-avertisseur).
  6. Configuration : Ajout d’un lien rapide qui vous permet de faire un rapport de temps global sur un projet sans avoir à le réactiver.
  7. Comptabilité: le numéro de fax du client est maintenant inscrit sur les factures et les états de compte
  8. Configuration: Identification du projet par défaut pour les employés.
  9. Configuration: Amélioration du détails du coûtant du projet
  10. Configuration: Affichage inversée des titres des pages pour permettre une navigation plus aisée entre les nombreuses fenêtres.

 

 

Version 4.6 – Collabox vous offre 14 nouveautés

1. Pour trouver rapidement

Vous cherchez une information sur un client, mais vous ne vous rappelez par à quel endroit vous l’avez enregistré. Dans votre feuille de temps, dans la fiche d’un client ou dans la fiche d’un projet. La recherche avancée vous permet maintenant de chercher à la fois dans toutes les notes des feuilles de temps, dans vos listes de clients, de projets et de fournisseurs, dans vos contacts, dans les notes des factures et dans votre agenda. Voilà un bon coup de pouce pour vous aider à retrouver l’information primordiale que vous avez égarée!

exemple d’un résultat de recherche avancée
(mot clé recherché : collabox)

2. Un affichage accéléré des pages

Les onglets ont été modifiés pour permettre un affichage plus rapide.

 es onglets sont plus rapides à afficher

Pour encore plus de rapidité et pour une plus grande fiabilité,
choisissez de naviguer avec Firefox. En plus, c’est gratuit!

3. Un nouveau thème nommé Vampire

Un tout nouveau thème a été ajouté dans les listes des thèmes disponibles:

4. 17 nouvelles variables pour les fusions Followmail

Pour vous permettre de mieux personnaliser vos messages Followmail, nous avons ajouté 17 nouvelles variables que vous pourrez utiliser à votre gré. (Votre nom, votre numéro de téléphone, l’adresse de votre organisme, etc).


5. Des listes de distribution améliorées
Sachez ce qui se passe en votre absence

Votre Collabox vous permet maintenant de visualiser dans une page toutes les activités et les modification apportés à une liste de distribution. L’historique affichera la date de création de la liste, les désabonnements et les abonnements ainsi que les importations en lot.

6. L’envoi des factures par courrier électronique

Vous pouvez dès maintenant envoyer vos factures par courrier électronique immédiatement après les avoir produites. Il suffit d’appuyer sur un bouton pour que le Collabox affiche l’adresse électronique de votre client et c’est prêt!


Autres modifications

  1. Préférences tâches:Afficher seulement les 10 tâches les plus prioritaires
  2. Followmail: Créez vos messages à partir de fichiers html
  3. Followmail: les directeurs des ventes peuvent maintenant voir tous les messages, envois et listes de distribution de l’entreprise.
  4. Followmail: Ajout du nom de l’expéditeur dans le champs FROM: des messages
  5. Followmail: Modifications des entêtes du courriel et redirection des Mail Delivery Error
  6. Tableaux de bord: Mise en ligne en version béta d’un nouveau module Tableau de bord
  7. Comptabilité: Possibilité de création de déboursés récurrents
  8. Calendrier: Modification de l’affichage du calendrier

Version 4.5.3 – 6 nouveautés dans le Collabox

Classement de vos projets par types

Votre Collabox permet maintenant un classement encore plus élaboré grâce à l’introduction des types de projets. Vous verrez cette nouvelle information dans la section Configuration -> Projets.

Amélioration du rapport par employés

Il vous est maintenant possible d’obtenir des rapports selon vos propres critères. Vous pouvez obtenir des rapports de temps sur des types de projets spécifiques, mais également filtrer les résultats selon leur statut et même classer l’affichage par chargé de projets.

Rapport de carnet de commandes

Pour vous aider à prévoir le travail restant à produire (heures vendues non travaillées), le Collabox introduit avec la version 4.5.3, un rapport qui vous permet de prévoir la charge de travail des ressources humaines (vos employés). Communément appelé « backlog », ce rapport sera fort utile pour les chargés de projets et les directeurs de production. Pour que ce rapport soit plus significatif, vous devez entrer des heures prévues pour chacun des employés dans l’onglet affectation de la configuration projets.

3 nouveaux modules en période de test

Nous préparons déjà la version 4.6 du Collabox qui contiendra 2 nouveaux modules:

  • Un module de sondages par courrier électronique
  • Un module de création d’offres de service (et archivage pour une consultation rapide)
  • Un module de téléphonie qui vous permettra de consulter la liste de vos appels logés, vos appels manqués et de composer un numéro de téléphone à même votre Collabox.

Quelques modifications dans le module de comptabilité

Le module de comptabilité a droit à quelques modifications. Les comptes payables présentés sur 4 colonnes 30-60-90 jours) et il est maintenant possible de faire des paiements partiels sur des comptes fournisseurs.

Message FollowMail plus compatible

Afin d’augmenter la compatibilité des messages envoyés avec FollowMail, il est possible d’envoyer le message en « texte plain ».

Version 4.5.1 – 8 nouveautés pour COLLABOX dont l’importation de Outlook

Votre Collabox communique désormais vers Outlook, Palm Desktop, etc.

Depuis la version 4.5 du Collabox, il vous est maintenant possible d’exporter clients et contacts dans Outlook, Palm Desktop et dans plusieurs bottins d’adresses, grâce au format Vcard. Grâce à la toute nouvelle version 4.5.1, il vous est maintenant possible d’importer dans votre Collabox à partir de ces mêmes logiciels.

Pour les utilisateurs de l’agenda collectif du Collabox, il est également possible d’exporter des rendez-vous dans Outlook, Palm Desktop, Netscape Calendar et iCalendar (plate-forme Macintosh) en lot.

Envoi de message en nombre beaucoup plus rapide

Nous avons simplifier le processus d’envoi de courrier électroniques avec le module Followmail et ainsi accélérer l’affichage de la page de préparation de l’envoi.

Vous avez de bonnes adresses?

Afin de vous permettre d’atteindre vos destinataires avec le plus de succès possible, Collabox vérifie maintenant la validité des adresses de courrier électronique que vous saisissez. Si l’adresse est inexacte, Collabox vous averti pour que vous la corrigiez.

2 nouveaux modules en période de test

Nous préparons déjà la version 4.6 du Collabox qui contiendra 2 nouveaux modules:

  • Un module de sondages par courrier électronique
  • Un module de création d’offres de service (et archivage pour une consultation rapide)

Voici la liste complète des 8 modifications de Collabox

Fonctions générales

  1. Ajout d’onglets dans les préférences personnelles
  2. Fonction de vérification de validité des courriers électronique

Tâches

  1. Ajout d’un champs de pourcentage dans la feuille de temps

Importation

  1. Importation et exportation de fournisseurs (Outlook, Palm Desktop, etc.)
  2. Importation du format vcard

Followmail

  1. Modification de la page d’envoi de messages pour accélérer l’affichage de la page

Nouveaux modules (à venir)

  1. Ajout d’un module de sondages par courrier électronique
  2. Ajout d’un module de création d’offres de service (Format PDF)

Version 4.5 – 11 nouveautés pour COLLABOX dont un module d’exportation vers ACCESS

Votre Collabox communique désormais vers Outlook, Palm Desktop, etc.

Avec la version 4.5 de Collabox, vous exportez vos clients et vos contacts dans Outlook, Palm Desktop et dans plusieurs bottins d’adresses, grâce au format Vcard.

Pour les utilisateurs de l’agenda collectif du Collabox, il est également possible d’exporter des rendez-vous dans Outlook, Palm Desktop, Netscape Calendar et iCalendar (plate-forme Macintosh), grâce au format Vcal.

Le nouveau module d’exportation de Collabox représente également l’outil idéal pour exporter en bloc plus d’un client, contact, employé ou rendez-vous.

Exportez en format ACCESS

Un nouveau module fait son entrée avec la version 4.5 vous permettant d’exporter en lot les listes de clients, projets et employés et les feuilles de temps en format ACCESS. Ceci permet de rendre votre système maison roulant avec ACCESS compatible avec Collabox. Le module est disponible par abonnement.

Prix de revient encore plus facile !

Une toute nouvelle option dans les rapports par projet permet maintenant de connaître le prix de revient de vos projets. Le rapport de Collabox calcule maintenant le budget restant d’un projet en tenant compte du temps travaillé à ce jour, du kilométrage parcouru et des déboursés encourus. Cette information figure également dans les rapports de production au format EXCEL.

Pour afficher le budget restant d’un projet, consultez la fiche du projet et cliquez sur détails.

Vous parlez kilomètres ou miles ?

Les utilisateurs en provenance des États-Unis apprécieront les ajustements qui ont été apportés à Collabox par rapport aux unités de calcul des déplacements et à la notation horaire. Désormais, il pourront calculer leur déplacement en miles et utiliser la notation horaire AM–PM.

Pour modifier ces paramètres, rendez-vous dans la section
Mes préférences.

Plus de contrôle dans la création de vos messages Followmail

Certaines améliorations dans le module Followmail vous permettent maintenant une intégration plus fine de vos messages multimédias. Un bouton Dupliquer a été intégré afin de vous permettre de copier facilement vos messages et les images qu’ils contiennent.

De plus, pour les webmestres, un bouton vous permet de consulter et de modifier le code html de vos messages.

7 nouveaux thèmes

L’équipe de concepteurs du Collabox a préparé 7 nouveaux thèmes, dont le thème Eboxy qui s’harmonise avec la nouvelle image du Collabox.

Collabox introduit également les thèmes événementiels. Si vous avez sélectionné cette option, votre thème Collabox se modifiera en fonction de la date. Une surprise vous attend même pour votre anniversaire!

Pour modifier votre thème, rendez-vous dans la section
Mes préférences / Option Thème

Voici la liste complète des 11 modifications de Collabox

Fonctions générales

  1. Exportation de clients, contacts, employés en format vcard.
  2. Exportation des rendez-vous en format vcal.
  3. Budget restant dans les options de rapports du rapport par projet.
  4. Description des services à même la feuille de temps.
  5. Nouveaux thèmes (Blue, Blue bubble, Chocolat, Eboxy, Green, Midnight, Shangaï et thèmes événementiels).
  6. Ajustement de l’affichage de la charte de temps dans la feuille de temps.
  7. Paramètres régionaux permettant maintenant l’utilisation des miles et de la notation horaire AM-PM.

Tâches

8. Ajout du champs « date d’affichage » dans les informations de tâches.

Nouveau module

9. Nouveau module permettant l’exportation de clients, employés, contacts et feuilles de temps en format ACCESS 2000.

Force de vente

10. Affectation de contacts en lot à un autre vendeur.
  11. Menus Force de vente et Followmail défusionnés.